新年会での次第の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

仲間内の新年かとは違って、公共団体、企業などが、行政や地元出身の県会議員などを招いて行う新年会は、それなりの形式が求められます。先ず式次第を、パネルや壁に張り出します。すべて縦書きが原則です。ここに書き出す内容は、先ず「新年会次第」という大きなタイトルを書き、次の行からは「主催者挨拶」｢来賓挨拶」が並びます。来賓挨拶は、名前は書かず、司会者が｢先ずはじめに市長の挨拶をお願いします」などと紹介していくやり方があります。いずれにしろ会の流れが参加者にわかるようにしておくのがこのパネルの主要目的です。

新年会での次第をパネルだけではなく、印刷して一人一人に配るところがあります。ここでは単に会の流れを記すだけではなく、簡単な言葉が書かれています。一般的には主催者の軽い挨拶といった感じのもので「希望にあふれた新年誠におめでとうございます。本日はお忙しい中、この会にご出席を賜り誠に有難うございます。これからのひと時、十分にお楽しみくださるようお願い申し上げます」といった程度の軽いものでいいでしょう。あまり形式ばった長い文書は新年会の雰囲気を壊してしまいます。

新年会での次第は、ご案内の文書なのか、当日参会者に配る文書なのかで変わってきます。ご案内の文書はごく一般的に「新年明けましておめでとうございます。貴社には輝かしい新春をお迎えのこととお喜び申し上げます。さて当会では、恒例に従い、左記の要領で、新年会を開催することになりましたので、万障お繰り合わせの上、ご出席賜りますよう御案内申し上げます」といった内容でよいでしょう。この後に開催日時、場所、会費などを書き、更に新宴会での次第を書き込んでおけば申し分ありません。

例文はごく一般的な案内文に仕上げましたが、あくまでも案内文ですから簡潔にまとめることが必要です。日時、場所、会費といった必要最低限のことが記入されていれば、あとは礼を失しない程度の短い文書が付いていれば申し分ないでしょう。式次第は、主催者挨拶、来賓挨拶、乾杯、祝宴、アトラクション、中締め、散会といった流れを添えておけば申し分ありません。来賓挨拶では、来賓の名前を書き連ねる必要はないでしょう。

同窓会などの場合は例文01に比べ、もっと柔らかいラフな感じのものに仕上げることが大切です。「また、また、新年会を迎えました。長く続いた新年会も、年を追うごとに参加者が少なくなっていきます。同窓会という性格上、新しい仲間を増やすことができないのが悔しいところですが、なにはともあれ、今元気でいる仲間だけでも相集い楽しいひと時を過ごしましょう」

これは同窓会という、特殊な集団の集まりですから、式次第を書き出すまでのこともありません。どうしても必要だというならば〇〇小学校第×期同窓会といったタイトルを横書きにして、壁に張り出す程度のことでいいのではないでしょうか。新年会を開く旨の案内の手紙は、往復はがきで早めに連絡するのが礼儀です。特に同窓会は全国各地に散らばっているケースが多いので、普段顔を合わすことにない遠隔地に住む同級生には特に早めの連絡が必要です。

地域の仲間同士が集まる新年会は、電話一本の連絡で済ませてしまうケースが殆どですが、これではなんとも味気ないので敢えて形式ばった案内状を出すのも一つのアイデアです。｢年末も押し詰まってきましたがいかがお過ごしですか。さて、われわれ仲間同士恒例の新年会を左記の日程で行いたいと考えています。今回は場を盛り上げるために、地元の民謡歌手をゲストとして招きました。売れっ子スターではないので経費が安く上がるのが魅力です。心ある方は、若干のお年玉を用意してください」

仲間同士とはいえ、毎回同じメンバーが、同じように飲んでいるだけではマンネリになって飽きてしまいます。そこでアトラクションを企画したというのが、この手紙のポイントです。売れっ子スターを呼んだら経費が大変ですが、地元で民謡がうまいといわれている人を招き会を盛り上げようという幹事の意気込みが伝わってきます。少ないギャラに色をつけるため、お年玉を用意して、という辺りが泣かせどころです。

同じ業種の企業が組合を作り、親睦のために新年会を開くケースは多いものです。それぞれ、一匹狼が多いため、幹事は気を使います。｢新年おめでとうございます。貴社にはめでたく新春を迎えられたこととお喜び申し上げます。さて当組合も、組合員各位のご熱意もあって益々充実しておりますが、恒例により、年の始めを寿ぐ新年会を左記により開催いたします。お忙しい中とは存じますが、親睦と情報交換の場でとして万障お繰り合わせの上ご出席を賜りたくお願い申し上げます」余計な事を書かず、当たり障りのないご案内にまとめるのが無難です。

地域の中の同じ業種の仲間同士に知らせる案内文ですが、こういう文書には神経を尖らせる人が多いので、あまり深入りせず通りいっぺんの案内状に仕上げるのが無難です。新年会当日は、形式上、簡単な新年会での次第を作っておきましょう。内容は「新年会次第、組合長挨拶、来賓挨拶、乾杯、宴会、終宴の挨拶」といったところです。パネルに貼りだすことが出来れば上出来です。

地域の老人会の連合体が主催する新年会があります。近頃は老人会活動があまり活発ではありませんが、それでも口うるさい老人が多く幹事は苦労しています。その中でただ飲んでカラオケだけというのは批判の対処になるので、さいきんは何処でも講習会を取り入れるところが多いようです。簡単なところでは交通担当の警察官を招いて交通事故防止の講話を聞くといったものです。「さて今年の新年会は、高齢者の交通事故防止のため、警察官による交通講話を聞くことになりました」といった案内文を書き加えることで参加者が増えることがあります。

新年会に警察官を招いて交通講話を聞くという発想は、あまり優れているとはいえませんが、それでも最近のお年よりは、交通事故にかなり神経を使っているので意外と効果が高いようです。新年会の中にこのような企画を盛り込むのも変化をつけるということでは意味があるでしょう。地域の警察署の警官なら謝礼なしで済みますから幹事としては腕の見せ所です。簡単な新年会での次第を作っておくことは、招いた警察官に対する万ーとして必要なことです。

新年会での次第の書き方というのは、主体となる団体がなんなのかによって大きく変わってきますので、これが正しいというものはありません。言葉の意味もその団体にふさわしいものが選ばれます。ここでは公共団体、同窓会、地域の仲間同士の集まり、事業体の組合、老人会というそれぞれ性格も、活動内容も全く違った団体の例を紹介しましたが、新年会での次第というのは、大きな団体が集まる場以外ではあまり気にしなくてもよいようです。どうしてもという場合はごく一般的なものでよいようです。

どうしても新年会での次第を書く必要がある場合の注意点としては、原則として縦書きです。筆で書けば申し分ないのですが、筆は苦手という場合は、パソコンで作るケースがあります。最近のパソコンは筆字用のフォントが用意されていますし、Ａ３判9枚分に拡大するといったこともやってくれるので、筆が苦手でも大丈夫です。そうした雰囲気作りと場を盛り上げるためのアトラクション、イベントを考えるということも欠かせない大切なことです。

新年会での次第は、どんな会合であろうと、まずはごく一般的なもので大丈夫ということです。あまり雛形や書式を気にすることなく、その会の大小、性格にあわせ不釣合いなものを作らなければ良いのです。案内状も一般的なケースを基礎にすればよく、そうした例文はインターネットで入手することが出来ます。ようは新年会ですから、参加者が沈み込まないように配慮したものに作り上げましょう。