稟議書でのゴルフ接待の書き方や例文・文例... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

職場では随時会議を行い、業務についての議論をしさまざまな決定をしていきます。本来職場ではすべての社員が議論し決定していくことが理想ではありますが、提案事項があるたびにその都度会議を行うことは難しいのが現状です。そこで職場において、社員の意見をまとめるために出されるのが稟議書とよばれるものです。稟議書は回覧板のように社員に検討してもらい同意の上サインをもらうものです。

稟議書に提案された内容は、特に会議に諮る必要はないものの、個人の意見で決定する事柄ではないものを検討してもらうことも多いのです。会議で話し合う時間も削減され、かつ社員全員の意見を知ることができるので稟議書は必要な書類であると言えます。提案されたことに賛成すれば、サインをすることで意思表示もできるので、形として残る稟議書は大事なものなのです。

例えば職場でゴルフ接待を企画したとします。そのことについて会議に諮るまでもありませんが、個人で勝手に決定するわけにもいきません。ゴルフ接待なので、そこには費用や人数も確保しなければなりません。社員の同意を得た上で企画したものを計画へ移していく必要があるので、稟議書を通して決定していく必要があります。稟議書には企画したことを細かく書いて理解を得なければなりません。

ゴルフ接待は会社にとって必要であるかどうかと判断するときに稟議書で問うのですが、そもそもゴルフ接待が会社にとって必要なことなのでしょうか。「取引先の役員がゴルフが好きだから。」という理由から企画することも考えられます。少しでも自分の会社に有利になるようにゴルフ接待することで会社にとってプラスに働く効果も考えられますし、それだけとは限りません。

ゴルフ接待をすることにより、相手との遠かった距離が近くなることが考えられます。接待を受けたからという理由で会社を経営していたらどの会社も成り立っていけません。ですからゴルフというレクリエーションを通して、会社通しの交流や人間関係を深めていくといった理由からゴルフ接待を行う場合も多いのです。これらの結果、会社にとって有益に働くことにつながるのです。

ですから稟議書でゴルフ接待について問うことは何もおかしいことではありません。まず稟議書には、ゴルフ接待をどの企業とするのか、その目的について提案することが大切です。そしてその接待を行う期日や場所、参加予定人数などを提案します。また接待ですから会社の経費からまかなわなければなりません。しかし全額会社の経費なのか個人の支払いがあるのかについても検討しなければならないでしょう。

もちろん取引先の費用は全額まかなう必要があるでしょうが、接待する側の企業にしてみれば少しでも会社の経費を浮かせるために個人支払いをするのか、それとも会社の経費の一部を補填するのか、あるいは全額会社の経費から算出するのかによって内容も違ってきます。会社の経営状況にもよって判断し提案することも大事でしょう。会社の経費から補填する方法が一番よいのかもしれません。

稟議書でもし同意を得られなかった場合、その提案は否決されてしまう可能性が大きいので、もし否決されたら再度練り直した提案を稟議書で提案する必要があります。そもそも接待ゴルフ自体に反対意見が多い場合は仕方ありませんが、練り直すことで提案した議題が通りそうであれば、もう一度考え直した方がよいでしょう。そこで同意が得られたら最終決定者に任されることになります。

最終決定者は企業であれば社長が兼ねることが多いのです。そこで決まればこの案は計画段階へと移っていきます。稟議書は会議をしない分、より説明をわかりやすくする必要があります。質問されずにすむように、読んだ人がすぐ理解できないといけません。ですから難しい言葉や説明をする必要はなく、社員全員が簡単にわかりやすい文章にしなければならないでしょう。

会議中もどんな内容の議論を行ったか記録として残しておきますが、稟議書は同意したサインや押印もあるので確実に同意したことが記録に残ります。ですから十分納得した上でサインをする必要があります。ですから内容を熟読せずにサインだけしてしまうと後から問われたときに「知らない、わからない。」といった言い訳は通用しないことをよく覚えておきましょう。

稟議書は公的書類扱いになります。ですから書式もしっかりしていなければなりませんし、きちんとした雛形を出しておく必要があります。会社によってその中身は違ってもたいてい提案する内容は同じことが多いので、例文などを参考にしながら稟議書を作成するとよいでしょう。また稟議書は監査を求められる場合があります。これは、内容が会社の経費に関わることがあるからです。

特に税務署などは脱税がないかどうか稟議書も調査の対象にするので、きちんと保管しておく必要があります。稟議された内容をその都度保管しておかなければ、紛失してしまったら大変なことになります。稟議書の内容が採決、不採決に関わらず紛失しないようにしっかり管理しましょう。ですから稟議書は公的書類としても、重要な意味をもつのですから慎重に取り扱わなければなりません。

稟議書でゴルフ接待の案が通ったら、取引先にも計画の案内を手紙で送りましょう。ある程度こちらで計画を進めておきますが、取引先の都合を事前に確認しておく必要もあります。ゴルフ接待の件を話題にしなくても、会社の都合を確認しておいた方がよいでしょう。当日全員が参加できないということにならないようにある程度日程の調整を進めておいた方がよさそうです。

稟議書は公的書類扱いになりますから、作成する人は間違いがないか十分確認しておく必要があります。ただ提案するのではなく、しっかり内容を練って前もって上司に確認をとっておくことも大事です。また稟議書にサインをする際は、内容をしっかり確認してからサイン、押印をするようにしましょう。サインをした後で取り消すことはできませんから十分注意しましょう。

稟議書は会議に諮らなくても社員の意向を知る上で便利ですが、それと同時に会社にとって重要な書類となるのです。ですから作成する側もサインする側も十分理解し納得した上で、提案しまたはサインをする必要があるでしょう。しかし会議では諮るまではないものの、会社にとって大事な事柄であることは間違いないので、社内資料として残しておく必要であるかどうかの事前の検討も必要です。