メールでの企業へのアポの書き方や例文・文... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

メールでの企業のアポを取る時の書き方は、簡潔に必要な情報だけを書くことが基本です。ビジネスシーンでは、日々何十通何百通というメールをやり取りしているビジネスマンも少なくありません。特に営業メールなどは、どんなに言葉を尽くしても、興味を惹かれなければ数秒で読み飛ばされてしまいます。ですから、こちらの用件を短い言葉で最大限に伝えなければなりません。メールでの企業へのアポは、学生が就活する時からビジネスマンが退職する時まで必要になります。

書き出しの言葉については、メールなので手紙のような時候の挨拶は必要ありません。初めて関わる相手なら、「初めてご連絡致します」、「突然のメールにて失礼致します」などのお断りを入れます。すでに面識のある相手ならば、「いつもお世話になっております」など、すでに関わりのある人間であることが分かるようにします。結びの文は、「お忙しい所恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」など、相手の都合を慮りつつお願いする文章で締めます。

相手企業総務部山本太郎様突然のメールにて失礼致します。私は例文大学例文学部３年生の渡辺と申します。この度は、橋本教授からの紹介でOB訪問をさせて頂きたく、ご連絡致しました。私は現在就職活動をしており、貴社に強い興味を抱いております。つきましては、貴社での仕事内容や○○業界のことなどに関して、お話を伺わせて頂くわけには参りませんでしょうか。もしもお受け頂けるようでしたら、山本様の都合のよろしい日時と場所に伺わせて頂きたく存じます。御多忙とは存じますが、御検討のほどよろしくお願い申し上げます。署名

就職活動中の学生がOB訪問したい時のメールの例文です。メールでは、まずは相手の所属と名前を書きます。相手の名前、本文、署名という書式はどんなメールでも使う雛形です。相手はどうやって自分の連絡先を知ったのか気になりますから、自分の所属を明らかにし、どういう経緯でメールを送ったのかを必ず書きます。また、お互い利益の見込めるビジネスマン同士なら日時の候補を挙げますが、学生は一方的にお願いする立場なので、全面的に相手の都合に合わせるのが筋です。礼儀正しく畏まった文章を心がけましょう。

相手企業担当部名担当者様突然のメールにて失礼致します。○○の製造販売をしております、○○株式会社営業部の山下と申します。この度は、弊社の新商品○○のご紹介をしたくご連絡致しました。○○は、ランニングコストダウンとコストパフォーマンス向上を実現した弊社の自信作です。従来製品と比較して耐久性が２０％向上し、年あたりの消費電力も１０％カットすることに成功しました。貴社の○○事業のさらなる発展に貢献できるものと自負しております。ご一報頂ければいつでも説明にお伺い致します。ご検討の程宜しくお願い申し上げます。署名

この例文は、飛び込み営業のメールでの企業へのアポの取り方です。飛び込み営業メールでは、いかに相手の心を掴むかが重要になります。アポを取る商品に興味を持ってもらわなければいけませんから、商品の具体的な特徴や類似品との違い、それを購入することでどんな利益があるのかを数字を交えて具体的に提示します。また、スパムだと思われないことも重要です。相手企業の事業内容に具体的に触れると、無差別に送っているのではなく、相手の会社に合わせて真摯に商品を提案しているという印象になり、具体的なアポが取りやすくなります。

例文有限会社システム部長木下様平素よりお世話になっております。例文工業営業部の鈴木です。さて、弊社では新年度の開始に伴って、組織の再編成を行いました。それに伴い、４月１日付で弊社営業部長が田中から佐藤に交代致しました。つきましては、後任の佐藤と共に就任のご挨拶に伺いたく存じます。こちらからで大変恐縮ではございますが、下記日時にお時間を頂けないでしょうか。【候補日時】・４月１日午後・４月３日午後ご多忙な時期とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。署名

得意先の企業への挨拶回りのために、メールでの企業へのアポを取りつける場合の例文です。挨拶回りは直接利益に結びつくものではありませんが、重要なビジネスマナーのひとつです。断られるということはまずないので、具体的な日時を示して相手がより日程調整を行いやすいようにします。日時の指定は候補をいくつか挙げましょう。日付は複数、時間は午前午後の括りで提案します。さらにそこに「こちらからの提案で申し訳ない」という一文を添えて、相手を慮る姿勢を示せば、失礼のないメールになります。

例文開発総務部小林様毎度お世話になっております。例文システム営業部の竹内です。御依頼頂いた社内システムの見積もりがご用意できましたので報告致します。つきましては、改めて資料と共に詳しいご説明を致したく存じますので、こちらからではございますが下記日時の都合のよろしいお時間をご一報頂けませんでしょうか。＜候補日時＞６月３日午後６月５日午前６月８日午後御都合が悪いようでしたら、上記日時以外も対応可能です。ご検討の程よろしくお願い申し上げます。署名

取引の過程で、メールでの企業へのアポを取りたい場合の例文です。ビジネスではスピードが命なので、進行中の取引に関してなど双方が十分に内容を理解している事柄ならば、より前置きを短くして単刀直入に書く方が好まれます。特に、アポを取る時のような事務的な内容は、相手の返信回数ができるだけ少なくて済むように、必要な情報を１通のメールに短い文章でまとめることも気遣いのうちに含まれます。

例文商事営業部竹中様平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。例文株式会社総務部の武田一郎です。明後日７月８日（水）の午後３時より予定しておりました打ち合わせの件ですが、急遽外せない会議が入りまして、お伺いすることができなくなりました。誠に恐縮ではございますが、予定を翌週に変更させて頂くことは可能でしょうか。詳細な日程に関しましては、竹中様の都合の宜しい日時の候補を幾つか頂戴したく存じます。このような申し出をすることになってしまい深くお詫び申し上げます。ご検討の程よろしくお願い致します。署名

アポを取り付けた後に日程変更のアポを取り付けたい時のお詫びを兼ねたメールの例文です。別途口頭で詫びるべきではありますが、相手の予定を必要以上に左右してしまう事態を招いたことへのお詫びと新しいアポを取るための連絡なので、相手の都合で読むことができるメールで送るのも１つの気遣いです。また、このような場合は予定を少なくとも翌週以降まで延ばし、１週間程度の範囲内で自由に日程を選んでもらうのが無難です。

・貴社メールでの企業へのアポを取る時に迷いがちなのが相手の会社の敬称です。メールや手紙などの文書では貴社、口頭では御社と呼びます。・存じます「思う」の謙譲語の「存じる」に丁寧語の「です」をつけた敬語です。ただし、「存じています」と言うと「知っています」という意味になります。・署名通常は自筆のサインのことを署名と呼びますが、メールではメール署名のことを指します。具体的には、メールの最下部に送り主の所属や肩書、名前、連絡先を正式名称で書くことです。本文に名前を書いているかどうかに関わらず書くべきです。

誤字脱字や敬語のミスなどの失礼のないようにするのはもちろん、常に相手を慮らなくてはなりません。読みやすさも重要です。意識して改行を行いましょう。日時などは箇条書きの方が読みやすくなります。また、件名も重要です。メールを開く前にどのようなメールなのか分かる件名にしましょう。「会社訪問のお願い」、「人事異動の御挨拶につきまして」など、アポを取りたいことが伝わるようにします。加えて、署名も必須です。「本文に書いているから」などという甘えは通用しません。メールソフトの署名登録機能を活用しましょう。

あらかじめ件名で用件を示しましょう。内容は「相手の肩書や名前を書いてから本文に入り、最後に自分の署名」という構成で、丁寧かつ簡潔に、相手を敬い慮る言葉を交えて書き上げることを意識しましょう。本文の最初と最後に１文ずつ挨拶を交えるだけでも印象が違います。アポそのものに関しては、こちらの都合でお願いする立場だということを踏まえて、極力相手の予定に合わせる姿勢を見せます。ただし、会うこと自体には合意が取れているのならば、大まかな日程はこちらから提案し、具体的に話を進めやすいようにするのもマナーです。