原本証明の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

原本証明は何らかの書類についてその書類が間違いないものですということを、発行者が証明するために用いるものです。特に求められるのは役所などで、民間企業等が作成した証明書類が間違いないものですと証明してもらうことで効力を発揮するもののため、厳格に提示をさせる場合が多い模様です。この証明自体は別紙ではなく何らかの書類にそのまま原本と相違ない旨を記載してもらうことになるのが一般的とされています。

民間等が発行した書類や資格証明書類におけるコピーについて、その書類が誤りなく原本と同じものあるいは、その原本の写しであることを証明すると記載されます。証明の日付も必要となり、平成年月日と書き出し、その次にこの書類は原本と相違ないことを証明するという言葉と表現で明確に記載されていれば、原本証明として間違いなく通用します。無論、それが嘘偽りの場合は公文書の偽造に当たるおそれがあります。

原本証明で重要なことは、その証明年月日の明記と書式です。原本と相違ないことを証明するという一文は必須で、これがないとそもそも原本証明となっていないものです。証明年月日とこの一文すべてをゴム印を作成し、日付と証明者を記載するやり方をとるのが一般的です。最後には法人等の代表社印も必ず求められるもので、法人代表者印として角印などを使用するようになります。

資格者証等のコピーを取り、そのコピーの余白などに年月日と原本と相違ないことを証明するという一文があることは必須の条件です。コピーだけれども原本の複写に間違いないことを証明するとあれば、その証明者の責任において間違いなくその資格を有するということですから、万が一嘘だった場合は、責任の所在を明らかにするという一点でも重要な事柄になるでしょう。

通常は余白などにこの原本証明を記載するケースが多いです。しかしながら、何らかの制約により別紙にしないといけない場合があり得ます。この場合も一続きであることが分かるように、冊子のような形にします。つまり、法人印で割印とし、すべてが一つであることを証明する形で用いられます。複数枚の同じ類のものの証明をする際にこの形式になることがあります。

冊子のような形で原本証明を行う場合のときです。この場合も原本証明そのものは一か所だけで構いません。ただし、複数枚になりますので、冊子のような形にしてホッチキス等で止めておき、そのページがまたがるところに割印を使用するのがルールです。よくあるのは契約書類等などで用いられるものですが、その原本証明というのであれば、割印等も確実になされていないといけません。

通常はこの原本証明は最後に記載します。ただし、書類の最初にこの原本証明を用いることがないわけではありません。その場合であっても雛形では、証明する年月日及び文面は、原本と相違ないことを証明するという文言になります。例文などは特になく、最後にこの証明の文言を用いるか、最初に用いるかだけの違いです。なお、最初に用いる場合には、以下について原本と相違ないことを証明するという表現になる場合もあります。

通常は最後に原本と相違ないことを証明すると記載するものですが、最初に記載する場合もあります。最初い記載する場合にあっては、証明する年月日の記載及び文言は全く同じでも構わないものとされ、最後に記載するときと同じ要領で証明を行います。なお、ゴム印等でこの文言は問題はありませんが、日付や証明者などは自筆でないといけないと設定している場合があります。

ゴム印等の使用を許可しない場合です。証明を求めている役所などで、ゴム印等ではなくすべてを証明者の自筆でさせる場合があります。この時でも文字文言は同じで、ゴム印で押すのかあるいは自筆にするのかだけの違いでしかありません。その証明を行う場所もコピー等の余白で問題はないとされますが、文字文言は自筆の場合にははみ出してしまうおそれがあることから、注意が必要です。

ゴム印等では証明として認めないケースがある場合の対処法です。すべてを自筆にすれば問題はないのですが、人によっては文字が大きい場合があり、余白などに書ききれないときに困ってしまいます。場合によっては、写しの裏面などに証明年月日以下をすべて記載する等、工夫が求められるところです。ゴム印での使用を不許可とするかどうかは、証明を求めるところによって異なります。

原本証明を逐一それぞれに求める場合です。この場合は、各それぞれに対して証明を付さなければなりません。つまり割印等ではなく、すべてに証明年月日と原本と相違ないことを証明するという文言が必要だということです。証明する側からすればかなり面倒で、ここまで厳密に求めてくることは通常ではありません。しかしながら、まったく皆無ということでもないため、証明を求めるところに確認をよくすることが大事です。

証明を有するものが複数枚にまたがる場合の対処法です。割り印等で対応が出来るのが通常ですが、それでは対応が出来ない場合特にその証明を求める役所等の指示において、複数枚にまたがる場合は全て原本証明が必要だと指示がなされることがあります。その場合は面倒でもすべてのものにそれぞれ原本と相違ないことを証明するという文言を記載し、押印も必要になってきます。

原本と相違ないことを証明するという文言である以上は、原本と違ったものであってはいけません。コピーなどの場合でも文字が薄れたりしているような場合で手書きで補正するのは避けるべきとされます。もし文字が見えにくい等の問題がある時には、コピーを濃い目でとり、その上で原本証明を行うなどの対策が必要です。なお、この原本証明がなされる以上は、原本と相違が万が一あった場合は虚偽ということになり、重大な問題になることがあります。

原本証明などを郵送で手紙などと一緒に送付するときには、必ず簡易書留等で相手に届いたことをしっかりと証明できるような形にすることが求められます。また、原本の写しであることを証明しているわけですので、万が一虚偽だった場合には重大な問題になり得ます。その点についても証明者は相応の覚悟とその責任を持って、原本証明を作成しなければなりません。

原本そのものを提出することが出来ないときに、この証明を行わなければならない場合があり得ます。文字文言等はほとんど同じですが、最初に記載する場合や最後に記載する場合など、特に求めてきているところの指示に従って、証明はなされなければいけません。文字等の薄さも問題になることがあるので、注意して原本証明を作成するように、心がけていきます。