内容証明の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

内容証明とは、いつ、いかなる内容の文章を、誰から誰あてに差し出されたかを、差出人が作成した謄本をもとに郵便局が証明する制度です。この内容証明は、手紙と同じように手書きでも、印刷でも構いませんが、一般書留の形で発送されます。どういった場合に使用するかと言いますと、郵便局が差出の日付および内容を、公的に証明してくれる文章ですので、訴訟の場においては強い証拠能力を持ちます。

内容証明と呼ばれる手紙は、厳格な形式にのっとって、諸手続きを踏まえたうえで、相手の方へ発送されますので、訴訟になる前段階としても、相手の方へのプレッシャーを与えるという効果が考えられます。また、効果が大きいために、相手によっては内容証明を発送することで、逆に態度を硬化させることにもつながりますので、注意が必要です。話し合いで解決できるような場合には、まず話し合ってから、問題がこじれた時には内容証明を使用しましょう。

内容証明には、決まった用紙はありません。コピー用紙に印刷しても良いですし、便箋に手書きをされても構いません。封筒も自由です。また、郵便局では電子内容証明サービスという、インターネットを使用した24時間受け付け可能のサービスも始めていますので、急いでいる場合や、遠隔地で大きな郵便局まですぐに足を運べない場合などは、こちらのサービスを使用されると良いでしょう。

内容証明の用紙に悩んだときは、文具店や、書店、インターネットで「内容証明書用紙」というものが売られています。手書きの縦書き用ですが、横書きにしても使用できますので、市販品を使用するのも良いでしょう。また、圧迫感を与えたい場合には、市販の赤い罫線の用紙の方が効果があるかもしれません。インターネットで電子内容証明サービスを利用した場合も、郵便局が差出人が打ち込んだ内容証明の手紙をプリントアウトして、差出人、受取人へ発送してくれますので印刷されたものが手元にないということはありません。

内容証明には厳格な決まり事があります。1.内容は文書1通のみですので、図面や返信用封筒、為替などを同封することはできません。2.仮名、漢字、数字、英字、括弧、句読点、その他の記号を使用して記載された文書。3.一般書留であること。内容証明の書式ですが、用紙1枚につき、使用できる文字数が制限されています。縦書きであれば、1行20文字以内で、1枚に26行以内横書きは、1行20文字以内で、1枚に26行以内もしくは、1行13文字以内で、1枚に40行以内1行26文字以内で、1枚に20行以内です。

文字数の制限はピッタリでなくて構いませんので超えないように注意が必要です。記号は1文字としてカウントされますが、括弧は左右（上下）を全体を1文字とし、括弧の属する行の時数に算入します。・（例）これは1文字ということになります。・％これは1文字です。・㎡これは2文字です。・kgこれは2文字です。丸で囲まれた数字も通常は2文字となりますが、文中に使用されている場合は1文字となります。・③これは2文字です。・⑩これは3文字です。・①損害賠償金額これは7文字です。

内容証明の文章の訂正方法にも決まりがあります。内容を間違えた場合に修正液での訂正は使用できませんので、修正を加えた個所がわかるように、「訂正」「挿入」「削除」と明記して、時数および箇所を欄外へ記載し押印する必要があります。この時に、訂正された文字については、明らかに読み取れる必要がありますので、塗りつぶしたりしないようにする必要があります。

万が一、全て書きあがってから金額など、訂正する必要が出来た場合には、訂正個所を線引きして、その近くの欄外の空白部分に、「3文字訂正」と記入し押印しますので、あまりに訂正個所が多い場合には、やり直した方が良いかもしれません。また、内容証明は、原本、謄本を含めて3通同じものが必要ですので、鉛筆で原本を記入して、必要枚数コピーをして送付すると、訂正も消しゴムが使えますので簡単ですね。

内容証明には必ず記載しなければならないものがありますが、それは、差出人と受取人の住所氏名です。ただし、これらの住所氏名については、規定の文字数には算入されません。通常は、末尾などに付けますが、余白が無い場合には、別に記載して添付することも可能です。その際には、2枚以上になりますので、ホッチキスかのりで綴じて、つなぎ目に押印することが必要となります。加算料金も、1枚の時には430円ですが、2枚になると690円と変更になります。（郵便料金とは別）

文章の内容が1枚に収まらない時には、2枚、3枚と枚数を増やしても構いません。ただし、2枚以上の場合には冊子のように片側を綴じて、綴じ合わせた見開きの中央付近に押印する必要があります。3枚、4枚と増えた場合にもその増えた個所へ押印します。綴じ合わせる場所については決まりはありませんので、縦書きや横書きの場合によってどちらで綴じても構いません。また、押印場所が分からない場合は、郵便局で教えてもらうようにしましょう。印鑑については、差出人の印鑑であれば三文判で構いません。

料金については、通常の郵便料金に一般内容証明料金加算（枚数により変化する）と、一般書留の料金が必要です。他にも、すぐに届けたい場合には速達にして出すことも可能ですので、その場合には速達料金が加算されます。また、付帯するサービスとして、配達証明を付けることもできます。これは、送付する際に一緒に申し込むと、310円ですが、送付後に申し込むと430円と、料金が変わりますので注意しましょう。

通常の内容証明の場合、手紙の文章が1枚として、（郵便料金）82円+（内容証明加算料金）430円+（一般書留加算料金）430円＝942円となります。内容証明を送付しても、相手が受け取っていないと言い逃れをした場合の手立てとして、配達証明をとっておくことも有効です。この証明をとっておけば、郵便局が確実に配達した日付を公的に証明してくれます。

内容証明の例文については、解約（クーリングオフ）の書面であるとか、貸したお金を請求する、貸金請求であるとか、雛形がありますので、それを参考に、各々の状況に応じて作成するのですが、言葉を選ばないと、相手の方への圧力がかかる書式ですので、注意しましょう。必要事項としては、日付や、金額、差出人と受取人の住所氏名ですので、忘れずに明記しましょう。訴訟を考えているときなどは、専門家に相談をして文章を考える方が良いかもしれません。

クーリングオフの為の、契約解除の文章ですと、私はいつ、誰によって勧誘された、商品（サービス）の申し込みを致しましたが、本書面をもって、当該契約の申し込みを撤回し、契約を解除します。つきましては、私が契約締結に際し、貴社へ支払った申込金〇〇円を、本書到着後速やかに、下記の口座へ返金ください。といった内容となります。この際には、相手へ通知しているので文頭へ通知書と付けておくと良いでしょう。

内容証明は、厳格な形式で作成された文章の、原本、謄本合わせて3通を、差出人、受取人、郵便局の３者が保管することで、公的に文書の内容と、日付を証明することが出来ます。ただし、これには内容の正誤は含まれませんので、郵便局が内容証明した文書は、内容についても間違いが無いということではありません。どういった内容の文章であれ、いつ、誰から、誰あてに、どういう文章を届けた。という事実のみの証明ですので、間違えないようにしましょう。