会社でのレポートの書き方や例文・文例・書... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

会社ではレポートを書かなければならないことがあります。新たなプロジェクトを始める準備としてマーケティング調査や市場調査を行った際にも書かなければなりませんし、依頼した生産工場での新商品生産状況を確認した際も、状況をまとめて上司に報告しなければなりません。このように、会社でのレポートは仕事を行っていく上で重要な業務であるとも言えるのです。

商品の生産状況を確認に行った後のレポートでは、書き出しの言葉として、「12月発売新商品Ａの生産進捗状況確認について」という感じでいいでしょう。これですとこのレポートで何が書いてあるのかの全体像も一目でわかります。そして結びの言葉としては、「工場の視察状況からは、数点の懸念点はあるものの、大幅な生産遅延もなく、販売スタート日を計画から変更の必要なし」という感じでよいでしょう。

会社でのレポートを書く際は、出張の行程や目的もはっきりと書くことがベターです。雛形の例文としては、「11月5日から7日、高知県のＡ工場出張の際のＢ商品の生産状況確認レポートについて」という感じで書き出せばいいでしょう。こういう書き方をしていればどれくらいの時間をかけてどの場所に行ったかが明確に分かります。詳細を書く際には、スケジュールも細かく記載したいものです。

会社でのレポートを書く際は、目的とスケジュール等を記載しなければなりません。会社の旅費交通や経費を使って出張に行くわけですから、目的が明確でない出張ではいけないのです。従ってレポートの最初の部分にこういったことを明確に記載してから具体的な中身を書いていくという書式が望ましいと言えるでしょう。スケジュールもなるべく詳細まで記載するようにすることがベターです。

具体的な数値を書くことが会社のレポートでは望ましいです。例えば街頭で商品調査を行った場合、「Ａ商品とＢ商品の認知度調査では、Ａ商品の認知度が上回った」というのではなく、「Ａ商品とＢ商品の認知度調査では100人中、Ａを知っている人が69人であったのに対し、Ｂは31人であった」というふうに調査のサンプル数も書く方が具体性があってよいのです。

会社のレポートでは、数値的な背景も含んで書くことが望ましいです。数値があればレポートを読む側も客観的な判断が出来ます。もちろん、数値が全てではないのですが、やはり数値的な裏付けがないといろんな判断もしにくいと言えますので、なるべくそういったことも盛り込んでレポートを作成したいものです。これをなしで提出した場合、数値的なことを調べるよう上司から指示をされる確率は高くなります。

自社の電気使用状況をまとめたレポートを作るような機会も会社ではあるでしょう。この場合、「夏場の電力使用量について注意するよう役所より通達の手紙が来ました。我が社でも夏場には電気使用量が冬場に比べて10パーセント程度増える調査結果が出ましたので、こまめに電気を消すなど、社員に通達を出します」という感じでレポートを書くと良いでしょう。この場合は、役所からの協力要請ということを分かるように書きたいものです。

役所からの通達に関するレポートなどの場合は、それに対する対策書といった感じでレポートをまとめると良いでしょう。何のためにこまめに電気を消す必要があるのかの理由を明確にしておくことが必要で、こういった場合は全国的な電力供給量のひっ迫ということが理由であることを分かりやすく書いておけばいいのです。こういった理由ですと、会社の皆で協力する必要があります。

会社では提案や業務改善のレポートを書く場合もあります。提案の例としては、「新商品の発売日を、例年通り12月の第3営業日にするのではなく、11月の最後の週末あたりに変更する提案をします。各社ともクリスマス商戦の商品発売日が早くなっていますので、当社もその流れに乗り遅れないようにすることが目的です」という感じの文章で書くとよいでしょう。

提案のレポートを書く際は、それを実行することによって自分の会社に有益だということを明確にしておかねばなりません。過去の通例を変える際などは必ず変更する意図を聞いてくる人もいますので、明確な答えを持って提案することが必須になります。そういった際も具体的な例を記載しておくと分かりやすいです。他社が類似商品について行っている例も書いておくと良いでしょう。

会社でのレポートで、振り返りの文章を書く必要がある時があります。人事部の教育担当の場合の例としては、「新入社員受け入れ研修の終了報告」といった形でレポートを書くこともあります。この場合は新入社員を無事に配属先に受け渡すまでをきちんとレポートに記載しておかねばなりません。新入社員研修では様々な新人の失敗エピソードなどもあるでしょうから、そういったことにも触れておけばいいのです。

振り返りのレポートを書く際は、一連の出来事の総括といった内容になります。従ってその出来事の始まりから終わりまでを網羅して記載しておけばいいでしょう。研修の総括レポートでしたら日にち別に分けて書くと分かりやすいです。それぞれの日別にまとめを書いても見やすいです。従って研修中は後でレポートが書きやすいようなメモをとっておくと良いでしょう。

業務改善レポートとは、現在のルーチン業務などの改善を上司に報告するレポートのことです。毎日行っている業務でも、年月が経過すると重要でなく優先順位が低い業務も出てきますので、そういった業務に気付いた場合はどんどんレポートに書いて提案すればいいのです。各企業とも人員を削減して無駄な業務を減らすようになってきていますので、自分の会社でも同じことをすると良いでしょう。

会社では何かとレポートを書く機会が多いものです。レポートを書く場合は内容を明確にし、必要ならば表やグラフも添付して読む側がわかりやすいように心がけなければなりません。商品の提案や業務の改善などいろんな種類のレポートがありますが、会社にとって有益だと思えば遠慮せずにどんどんレポートを書いて提案すればいいのです。そういった積極的な姿勢を上司は評価してくれます。

会社でレポートを書く際は、目的やスケジュール等を冒頭に記載するようにすればいいでしょう。商品の街頭インタビューの調査を行った場合は、行った場所と時間帯、さらにはそれを行った目的を記載すればいいのです。目的については具合的で詳細まで記載した方がよいでしょう。何のためにそういった調査をしたのかが分かれば上司もそのレポートを興味を持って読むのです。