ビジネスレターの書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

企業が行政機関、取引相手、一般消費者などに対して出す業務用のビジネスレターは、実に多様なものがあります。業務上重要なものが多いですから、必要な事柄を判りやすく、簡単に書く文書形式が使われます。企業が知りたい情報の請求と言った用途もあります。企業によっては、重要度に応じて、一定の書式、雛形が出来ていて、相手の名前だけ変えればすぐに利用できるようあらゆるシーンに対応できるようになっているところもあります。

書き出しはごく一般的な文書に準じています。注文品の確認の場合は「拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は特例のご配慮を賜り感謝申し上げます。さて、この度は弊社の製品をお買い上げ頂き誠に有難うございました。つきましては、ご注文品を下記により発送しましたので、ご確認をお願い致します」でよいでしょう。受注した商品の、品名、数量、金額を明記して完成です

「拝啓時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は弊社製品をご愛用頂き誠にありがとうございます。さて、先日ご注文頂きました下記製品を発送致しましたが、台風などの影響で、お届けが予定より一日遅れてしまいましたことを深くお詫びいたします。遅れると判断した時点ですぐに電話で担当の方にご連絡させて頂きご諒解を頂きましたが、今後このような事態がおきませんように十分配慮致しますので宜しくお願い致します」

ビジネスレターの書き方の例文・文例01のポイントは、注文品の到着が予定より遅れたことに対するお詫びです。台風と言う自然現象のために遅れてしまったことを素直にお詫びしています。商品を発送する場合、こうした遅延と言う問題はしばしば発生します。この場合は、遅れると判った時点で、すぐに担当者の元に連絡を入れていますが、これは誠意を見せると言うことで大変重要なことです。

「拝啓時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は弊社にご配慮を頂き誠にありがとうございます。さて、先日、テレビで貴社製品のＣＭを拝見しましたが、大変優れている製品なので、早速購入したいと存じますが、もう少し内容を詳しく知りたいので、製品の資料、見本等をご送付頂きたいと思います。見本に対しては料金をお支払いいたします。資料は拝見させていただいた後、弊社担当者から、質問させて頂きたいと思いますので宜しくお願い致します」

ビジネスレターの書き方の例文・文例02のポイントは、テレビＣＭで見た製品を購入したいので、資料、見本を送ってほしいと言うところです。見本については料金を支払うと言ってますので後になってトラブルになることを防いでいます。見本の価格によっては、料金はサービスしますと言ってくる場合もあります。資料を見た後、担当社員が質問させて頂くと言うのも親切でよいでしょう。

「拝啓時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は、弊社事業につきましてご協力を賜り、深く感謝いたします。さて、弊社では、日頃の皆様方のご愛顧に感謝すべく下記日程により、関連事業所の皆様と懇親会を開くことになりました。一泊と言う日程を取らせて頂きましたので、お忙しい皆様にはご迷惑かもしれませんが、日程お繰り合わせの上是非ともご参加を賜りたくご案内申し上げます」

ビジネスレターの書き方の例文・文例03のポイントは、製造メーカーが、一般販売店、特約店などを対象に、年に一度の感謝の会として一泊二日の旅行を計画した案内文です。こうした企画は何処でも行われており、最近は海外に出かけるケースも増えています。こうした案内文は、参加者のと号を考える上では、早ければ早いほどいいでしょう。大体2ヶ月ぐらいの余裕をもって案内を出すべきでしょう。案内を出す前に、電話などで、都合を聞き、なるべく参加者が多く集まる時期を選ぶと言った配慮も必要です。

「拝啓時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は特例のご配慮を賜り、誠に有難うございます。さて、この度弊社では、貴社製品の〇〇〇〇を購入いたすこととなりました。つきましては製品が、100個の場合、500個の場合、1000個の場合の三通りに付きまして、単価がどの様になるか、見積書と、納期の目安、「拝啓詳細な資料を送って頂きたく、お願い申し上げます。資料に付き貸しては20部添付頂ければ幸いです」

ビジネスレターの書き方の例文・文例04のポイントは、製品の購入に当って、三通りの見積もりと資料が欲しいというお願いの文書です。場合によっては大量購入の予感があるので、相手側では、すぐに見積書を作り資料とあわせて届けてくれるでしょう。場合によっては、資料は、注文数より多く届けられることがあります。こうした場合は、担当者は間をおかず、礼状を出しておくのがマナーです。

「拝啓時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は弊社をご愛顧頂き誠に有難うございます。さて、この度、弊社では、貴社にご協力頂き、貴社の製品の工程について、施設を見学させていただくことになりました。これは、当社担当者が、貴社製品の優れた点に目を付け、今後の参考のために、是非貴社の製造工程を見学させていただきたいと言う意見が多数出たためです。勿論部外秘と言った部分もあり、公開できないところもあるでしょうが、大きな流れだけでも拝見できましたら幸です。貴社の益々のご発展をお祈りいたします」

ビジネスレターの書き方の例文・文例05のポイントは、何処でも部外秘扱いの製造工程を見学したいという大胆なお願いです。製品が競合するものでなければ、ある程度は見せてくれるでしょう。見学したいのは担当者の多数の意見、と言うところが、殺し文句です。場合によっては、担当者同士の話し合いの場と言ったものが設けられれば、依存ありません。見学が実現した場合は、事前の了解がない限り、マナーとしてカメラの持ち込みは慎みましょう。

ビジネスレターは、お願い、お詫び、注文、お知らせなど、さまざまなシーンで使われます。このため多数の書式、雛形が用意されていますが、こうした文書にこだわらず、手紙でお願いする場合もあります。文書を出す人が誰であれ、その社の名前を使って出すのですから、文書を扱う人は、いつでも会社の代表者という自覚が大切で、ここで使われる言葉が社の信用を左右する力を持っているということを自覚すべきでしょう。

ビジネスレターは、時として社長名が入り、社印が押される場合があります。こうなると社としての公文書ですから、どんな小さな誤りも許されません。文書課のベテラン社員が起案する場合が殆どですが、担当部、課で、社長名を入れた文書を出すこともしばしばあります。こうした場合でも安易に流れないように注意しなければなりません。注文のご確認と言った文書は日常茶飯事に扱う文書ですが、ここでもミスは許されないと言う自覚が必要です。

ビジネスレターの書き方のポイントは、あくまでも要点をしっかり抑え、相手にこちらの意図がストレートに伝わることに重点をおくことが大切です。要点がはっきり伝われば、後は相手がどう判断するかにかかります。この場合も、こちらの意に添うような判断が出来る書き方が大切です。毎日作られる膨大な数のビジネスレターですが、こうした基本をしっかりと抑えておく文書の積み重ねが社の信頼を強いものにしていくのです。