出張旅費精算書の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

出張旅費精算書は、企業などで社員が出張した後に会社に申請する書類です。この書類がないと出張の際に社員が使った費用は支払われません。従って個々の社員は出張が終われば速やかに出張旅費精算書の提出をしなければなりません。出張で乗った交通機関を細かく書くことが必要ですので、出張の際に自分が進んだルートをメモして覚えておくようにしておかねばなりません。

出張旅費精算書の書き出しは、出張期間と出張した場所を記載することです。そして結びは出張費の総合計金額を記載します。交通費の詳細を積み上げて最後に合計しますので、電卓等を使って記載する際は計算間違いのないように注意したいものです。ケアレスミスをなくすためにエクセルを使って書類を作成することも一つの手段です。また、会社によっては専用のフォームを用意している所も多いです。

出張旅費精算書の書き出しで出張した先を書く際は、詳しく書くことがベターです。Ａという企業とＢという企業を訪問した場合、それぞれ日にちが違えば分かるように記載しておかねばなりません。こういった場合の雛形の例文としては、「6月20日にＡ社を視察。そのまま当日に移動してＢ社の近隣の旅館に宿泊し、6月21日にＢ社を訪問しました」という感じの文面でよいでしょう。

出張旅費精算書には出張で訪問した先について書き出しで記載しますが、その際に日にちと企業名を詳しく記載しておくことがベターです。企業名の横には所在地の県や市も書いておきたいものです。会社によっては精算書のフォーマットが準備されている所も多いですので、その場合はその書式に沿って書くようにすればいいのです。書き方が不明な部分は経理などの担当者に聞いて書くようにします。

出張旅費精算書は、自分が乗った交通機関の期間と料金を細かく書かなければなりません。こういった場合の雛形の書式としては、「6月10日は新幹線で東京から大阪へ移動。料金12,500円」というふうな感じでの記載になります。新幹線は特急料金も含まれていますので、さらに詳しく料金を書くなら、特急料金と普通運賃に分けて記載しておいても構いません。

出張旅費精算書は、自分が利用した交通機関の細かいルートについて記載しなければなりません。利用した区間の料金が分からない場合はインターネットで検索して旅費を記載してもいいですが、それですと帰社してからの書類作成に時間がかかりますので、なるべく出張中にもれなくメモしておくように習慣づけると良いでしょう。ルートの記載も抜けのないようにしたいものです。

忙しい営業の社員などは、1週間連続でいろんな場所に出張することも珍しくありません。こういった場合、帰社後に日別に出張旅費を計算しなくてはならなくなりますので、まとめて申請したい気持ちとなるものです。しかし、「1週間分の新幹線代の合計72,500円」といった書き方ではおおざっぱすぎますので、こういった書き方はしないように心がけなければなりません。

出張の多いサラリーマンの方でも、旅費をまとめて申請するようなことは避けた方が無難です。申請書をチェックする経理担当者は、日別の営業社員の行動通りに申請が出されているかなどを見なければなりませんので、1週間分の新幹線代合計といった形で申請書に記載することは好ましくありません。出張が多い社員は、エクセルに何パターンかのルートの出張行程の料金を保存しておくと申請書作成も楽になります。

出張の際はタクシーを利用しなければならないケースがあります。公共の交通機関のダイヤが少ない場合や、交通機関がない場所に行った際には利用することになります。こういった場合、「公共の交通機関がなかったためにタクシーを利用しました」と言う感じで言葉を添えておくことが必要です。タクシーは料金が高いので、理由がないと利用を認めない会社も多いのです。

出張でタクシーを利用した場合は、理由を添えて申請書に書くことを義務付けている会社も多いです。従ってタクシーを利用した際は領収書とともに理由を添えて会社に旅費申請を出すようにしなければなりません。タクシーは移動が楽な反面非常に料金が高いですので、多くの企業が利用に制限を設けているのです。ただし、公共交通機関がないなどの理由があればやむを得ませんので、そういった場合の利用は申請が認められます。

出張旅費精算書には、その地を訪問した出張目的についても記載しておかねばなりません。こういった場合の雛形の例文としては、「Ａ社には継続取引のための商談で出張」「Ｂ社の訪問は、手紙で新規取引の依頼をされ、今後の取引について商談する目的で出張」といった感じの記載でよいでしょう。旅費担当者は無意味な出張をしていないかのチェックも義務付けられていますので、申請者はそのことを踏まえておかねばなりません。

出張旅費精算書には何の目的で出張したのかの記載は必要です。経理ですと営業の社員等がどういった目的で出張する必要があるのかもわからないため、目的の欄は営業の上司にチェックをゆだねても構わないのです。意味のない出張をしていないかをチェックするためにも申請書を作成する社員は、出張目的を的確な表現で記載するように心がけなければならないのです。

会社の様々な部署の社員が出張後に提出した旅費申請のチェックは経理の担当者が行います。この際、各社員の領収書などを見ながら申請書に金額の記載間違いがないかなどを細かくチェックします。チェックする側の立場としては不正な金額の申請がないかを見なければなりませんので、そういった申請をしていないことをきちんと報告するつもりで個々の社員は旅費申請書類を作成しなければならないのです。

出張旅費精算書は、出張した日付と訪問した会社の所在地、自分が使った交通ルートの詳細の金額、出張の総合計金額等を記載しなければなりません。出張が多い社員などは帰社してから書類を作成するのを面倒に感じることもありますが、きちんと記載しないと申請が通らないこともあります。従って領収書が必要なタクシー料金等はそれを添付するなどして、速やかに提出するようにしたいものです。

出張報告書に記載する交通ルートは、細かく記載しなければなりません。新幹線と在来線を利用したような場合もそれらを分けて記載し、新幹線の特急料金と普通金額を分けて記載しておいても良いのです。詳しく申請書に記載するほどチェックする経理担当者も分かりやすいので、出張中に細かくルートをメモしておくなどして、帰社後の作成をスムーズに行えるようにしておくことがベターでしょう。