摘要の書き方や例文・文例・書式や言葉の意... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

会社の出金伝票を書くときに、摘要をどのように書けばよいか迷う方もいらっしゃるでしょう。出金伝票における適用は、内容を簡潔でわかりやすく書くようにします。長い文章にしてしまうと、いちいち全部を読まなくては何のための出金かわかりません。また、パソコンで入力したり、帳簿に書きこむときにも長文を書くスペースはないでしょう。わかりやすく短文か単語で書くようにしましょう。

会社の出金伝票は、内容に合わせた勘定科目を書きこみますので、勘定科目を見るだけで大まかな使用目的は見当がつきます。しかし、同じ勘定科目でも何のために使ったのか、どこに支払ったのかということがわかるように、摘要に書いておきます。そうすることで、過去の出金を調べたいときも、いちいち領収証を出してくる必要なく内容を調べることができるでしょう。

会社の出金伝票でよく発生するのが旅費交通費です。従業員が業務のために交通機関を利用したときに、本人の立替や仮払金から支払った交通費を清算します。出金伝票の適用は支払先と内容を書くことが原則なので、例文としては、〇〇電車「〇〇駅」－「〇〇駅」往復など、使用した交通機関と区間を書いておきましょう。また、利用目的や名前、人数などを書いておくと、何のために旅費交通費が発生したかわかりやすいでしょう。

複数で交通機関を利用した場合、利用した電車の区間だけでは金額との照合ができないので、人数や名前を書いておくとよいでしょう。また、タクシーを利用した場合は「〇〇タクシー」というように、支払先のタクシー会社の名前を書いておくようにしましょう。特に営業担当者は旅費交通費が発生することも多いでしょうから、交通機関を利用したら手帳などに区間と金額をメモしておき、伝票の発行漏れがないように気を付けましょう。

会社によっては接待交際費が多いところもあるでしょう。接待交際費はチェックされる可能性が高いので、摘要をわかりやすく書いておかないと、後になって証憑を探さなくてはいけなくなるかもしれません。接待交際費の適用には、支払先といつ誰を接待したのかということを漏れなく書いておくようにした方がよいでしょう。「〇月〇日〇〇〇〇株式会社〇〇社長と飲食代（支払先）」のように書いておきましょう。

接待交際費はチェックされがちな勘定科目なので、出金伝票の摘要欄を書くときは、支払先と内容だけでなく、丁寧に書いておいた方がよいです。いつ、どこで、誰を、どのように接待したのか書いておきましょう。また、高額な接待交際費は問題視されますので、複数で飲食した場合などは、その出金金額が何名分のものなのか摘要に記載しておいた方がわかりやすいでしょう。

会社の業務に必要なボールペン、クリップ等の「事務用消耗品費」、電球などの「消耗品費」など、消耗品は比較的金額が安いものの頻繁に出費が発生します。たとえば文具はストックがなくなるたびに買うのではなく、まとめて事務用品店に注文する会社も多いでしょう。そのときの適用は、詳細を書かなくても「ボールペン他3点」というようにまとめて書いてもよいでしょう。

「事務用消耗品費」や「消耗品費」はまとめ買いをすることも多いです。何かがなくなるたびに買いに行ったり、注文して配達してもらうのでは手間がかかってしまいます。そのためある程度まとめ買いをしてストックを保管しておくと買い物に時間をとられずにすみます。文具など同じような分類のものであれば、全ての品目を書かなくても「〇〇〇他〇点」といった書き方をすればよいでしょう。

どこの会社でも必要なものに「通信費」があります。通信費の内容は電話代や切手代など、業務上欠かせないものが多いです。電話代は毎月発生する費用なので、摘要は「〇月分電話代」という雛形を使うとよいでしょう。手紙に貼る切手を購入した場合の通信費の出金伝票は、摘要の欄に「切手代＠82×100」などのように、切手の単価と枚数を書いておくとわかりやすいです。

通信費は毎月同じような摘要のものが発生しますので、毎回異なる書き方をするよりも、わかりやすいように雛形を作っておくとよいでしょう。切手代の勘定科目は通信費になりますが、会社によってはダイレクトメールを郵送するところもあるでしょう。ダイレクトメールの郵送に使用した切手代については、勘定科目を「通信費」ではなく「広告宣伝費」にしておきましょう。

会社の経理では、従業員に「仮払金」という勘定科目を使って出金することがあります。仮払金とは、いくらかかるかわからない費用が発生するときに、従業員に概算でお金を渡しておき、のちに清算するというものです。たとえば出張などに行く従業員が交通費や出張先での経費など、いくらかかるか正確にわからないときに、「仮払金」を使って大まかな金額を出金します。「仮払金」の適用は、名前と使用目的を書いておきます。

「仮払金」として出金すれば、従業員の立替という負担を減らすことができます。ただしむやみに仮払をすることがないように、使用目的を適用に書いておくようにしましょう。また、仮払金は必ず清算しなくてはいけないので、誰に仮払をしたかわかるように、摘要に名前を書いておくようにしましょう。経理の担当者は長期にわたって未精算の仮払金がないか、チェックできるようにしておく必要があります。

「摘要」という言葉の意味は、要点、重要な箇所を抜書きすることです。そのため長文で説明するのではなく、必要なことを箇条書きで書くとわかりやすいです。摘要は基本的に、支払先と使用目的を書きます。何のためにお金を支払ったのか、そして支払先の名称を忘れずに書いておきましょう。また勘定科目によっては、支払先と使用目的以外にも書いておいた方がよい事柄がありますので、勘定科目に合わせた摘要を書くようにしましょう。

摘要を適切に書いておけば、後になって確認したいことができたとき、請求書や領収証を見なくてもどのような内容の出金であるか把握できます。そのために摘要の欄には必要事項を簡潔に書いておくようにしましょう。基本的には支払先と使用目的を記入しますが、たとえば接待交際費などであれば、いつ、どこで、誰を接待したのかということが必要になってきます。

摘要の書き方は、電話代のように毎月同じ書式で書けるものもあれば、めったに発生しないような内容で摘要に何と書けばよいのか悩むものもあるでしょう。基本的には支払先と内容を書いておきますが、あとから見た時に疑問が起こらないように、それ以外のことも書いておいた方がよい場合があります。文章で書くとわかりにくいので、簡潔に箇条書きで書くとよいでしょう。