会計報告書の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

会計報告書は、たとえば職場内での従業員から飲み会などに充てる積立金や、あるいは町内会等での決算として最終的にその会計年度内の収支を明らかにするものです。したがって、書式など決まったものは特にない場合が多く、従来から使用しているものをそのまま利用すれば事足りることも多い実情があります。雛形等も担当レベルで把握していることも多いため、あまり作成に困ることはありません。

いろいろな書き出し方がありますが、一般的には収入の部と支出の部とに明確に分けて、残余金がいくらあるのかなどを明確に分かるようにします。また、最終的には関係者に回覧等を行いますから、収支で特に特出するべき事柄がある場合には、なぜその金額になったのかを特記した方がいい場合もあり得ます。特記した内容が結びの後に設けるなどの工夫も大切です。例文等を添えて記載するのが望ましいでしょう。

町内会等における報告書の場合においては、収入と支出とを明確に分けて記載します。この場合、一般的な簿記経理で使用されるような損益計算書のように左右対称にする場合もある他、上下に分けて記載し収益の部と支出の部とに分ける用にするケースもあるなどいろいろで、特に決まったものはありません。その会計年度や作成者などは、欄外にでも必ず記載しておきます。

町内会等の場合の会計報告書では、収支が明確に分かれていれば問題は特にありません。差額についてはその町内会のルール等に則って処理を行うものです。次年度に繰り越すのかあるいは支払った人に分配するのか、その時々に応じて対応することになります。会計年度やその会計報告書を作成した人が誰なのかを明確に分かるようにしておくことが、後々のトラブル予防に役に立ちます。

次年度への繰り越しについてです。通常は組合費等が余剰金として残ることが多く、その余剰金の扱いは町内会等でそれぞれ異なるのが一般的です。足りない場合はともかく、余剰金が出る場合にはそれを同処理をするのか、高額な金額の場合には特に問題になりやすいと言えるでしょう。記載としては余剰金として記載し、どう処理するのかは、決算報告の後に決定されるものと注記するのがよいものです。

次年度への繰り越しについては、事前にその町内会等における取り決めで決まっていることが大半となっています。その取り決めに従って処理がなされますが、その前に会長などが勝手に処理を行わずに、町内会等でみんなで決算報告時にどう処理をするのかを決めるのが通常です。会計報告書の余剰金があまりにも多い場合には、翌年の組合費等の徴収額を減らしていくなどの対応の話に飛び火することがあります。

前年からの繰越額についてです。前年からの繰り越しについてはそのままその年度で使用することが決定されているわけですから、通常は収入の欄の一番上に記載します。もし、前年度の繰越額が多すぎる等の理由で返却されている場合には、この欄は当然ながら何もないということです。前年からの繰り越し等で他にも留意するべきものがある場合には、その点についても記載を行います。

前年からの繰越額については、前年の決議等に従って決められたものですから、繰り越してきたものはその額を明確に記載しなければなりません。収入欄の一番上に記載します。前年度からの繰り越しが事情によってない場合には、空欄です。その他会計報告書作成後における微細な収支がある場合については、新しい年度分としてそれらをすべてこの会計報告書に記載しておく必要があります。

会計報告書を外部に監査をしてもらっている場合などについては、手紙等でその外部監査人に対して依頼しなければなりません。突然郵送等で手紙とともに送るのは非礼でしょうから、まずは電話等でやりとりをして正式に依頼したい旨を伝え、了承を得てから郵送等で送ります。場合によっては所属する組織等の了解をまずは得てから送るなど、その組織ごとで行わなければならない事柄が異なります。

会計報告書の外部監査については、その会計報告を作成する根拠となるルールの下で行わなければなりません。したがって、外部に依頼して郵送等で送る場合には、事前に内部で承認を得るのが通例です。無論、電話等で根回しを行い、監査を行ってもよいtの了解を得た上で対応することが求められます。この郵送等で送る行為等については、その組織内で了解を得なければならないなど注意しないといけない事柄がいくつもあるものです。

会計報告書の書き方や言葉使いなどは、前年のものを参考にすればよいでしょう。それほど特異な事柄がなければ、前と同じような様式で差し支えはあまりないものです。ただし、新しい年度において新規で何かしらの事業が行われるなど、収支が大きく変わる場合にはそれを補記する書類も必要になってきます。事業計画書などの添付が求められる場合がありますので、注意しなければなりません。

会計報告書の書き方や言葉使いなどは、前の年度のものをそのまま使用すればほとんどの場合問題はありません。新規事業や前年度とは大きく異なることを行った場合などは、そのための説明の資料が別途必要になるため、事業計画書等の添付を監査人等から求められることがよくありますので、事前の作成や準備等を怠らないようにするなどの工夫が必要になってきます。

会計報告書では言葉使いなどは前の年度と同じで構いません。その使い方も意味が分かるようにしておきます。一般的に知られていないようなものがもしあれば、補記する形で何を意味するものなのかを明記するなどの配慮が求められます。後に会計報告を行う際に、説明をしなければならないような事態は極力避けておいた方が、報告する側の負担軽減につながるでしょう。

会計報告書では見る人が分かりやすいように、できる限り簡易な言葉で作成する配慮が求められます。言葉の意味が分かりにくい場合には、欄外にでもその言葉の意味を明記します。後々会計報告を行うときに、この言葉の意味はといった質問は、時間の無駄になる恐れがあるため、そうしたトラブルを避ける意味でも、欄外に言葉の意味の補記という点で使用されることが望ましいものです。

会計報告書は、報告する相手によってその書き方に工夫が必要です。また、金銭管理の面から、この会計報告書と通帳等の一致がなされているかどうかなどをはっきりと分かるようにしておく配慮が重要です。正しく作成することと分かりやすくすることの2点の配慮がきわめて重要であることと、金銭における通帳管理なども併せてしっかりとやっておくことが大事です。