イベント企画書の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

なにかのイベントを開催するときには、必ず「企画書」が必要になります。それはイベントの大きさや参加者の規模にも関係しません。イベントを主催する許可の申請から、スタッフの意識の統合、当日の打ち合わせに至るまで、イベント企画書がずっと関わってきます。また、イベント終了後には、スタッフが集まって振り返りを行い、企画書の最後に反省として記録を残すようにしましょう。

イベント開催で最初から最後まで関わってくる重要な企画書ですが、初めて書く人には壁を感じることがあるかもしれません。しかし、企画書にはだいたいの雛形や書式はありますので、苦手意識がある人でも積極的に挑戦してみてください。今回のポイントを5つ押さえていれば、それなりにわかりやすい企画書を作成することができますので、ぜひ参考にしてみてください。

これから、わかりやすいイベント企画書を作成するために必要な項目について説明していきます。例文なども用いていきますので、役に立てるようにしてください。まず最初のポイントとなるのは、「イベント名」「目的」「方法」を最初に書くことです。もちろん、企画書作成の日にちや作成者の名前はプラスして書くようにしてください。企画書作成の日にちや作成者は、枠外に小さめに書いても問題ありません。

必要項目①「イベント名、目的、方法」まず最も大切なのは、イベント名です。イベントの名称によっても、開催できるかできないかが決まることがあります。中身がまったくわからないようなイベント名は避けましょう。そしてイベント名と同じくらい重要なのは目的です。そのイベントを開催する目的ですので、これは不十分であればイベント開催を許可するわけにはいきません。注意して書くようにしましょう。

次の必要項目のポイントとなるのは、「日時」「場所」「参加人数」「参加費用」などの詳細を書くことです。日時や場所は、雨天の場合に変更になることも考えられますので、そのような場合に備えて「雨天時」の例外も書いておくようにしましょう。参加人数は、定員を設けてしまうパターンと、予想参加人数を定めるパターンがあります。事前受付を行うようでしたら、定員制にすれば予算や準備物の過不足がでないので良いです。

必要項目②「日時、場所、参加人数、参加費用などの詳細」参加費用については、しっかりと表記しておく必要があります。なぜなら、参加費用が発生するということをスタッフ全員が把握していないと、イベント開催の際に苦情につながる恐れがあるからです。また、予算の決定にも関係してきますので、参加人数や定員数を決定後は、それを元に参加費を決定するようにしましょう。

次の必要な項目は、「当日の流れ」と「当日までの流れ」をまとめておくことです。特に当日の流れについては、タイムスケジュールとしてわかりやすい表にしておくと良いでしょう。時間別の表にすることで、自分がいつ、なんの行動をすればよいのかが一目瞭然になります。スタッフの円滑な働きのためにも、時間指定と名指しでわかりやすいタイムスケジュールを心がけましょう。

必要項目③「当日の流れ、当日までの流れ」また、当日までの流れも非常に重要になってきます。なぜなら、当日までの流れが理解（周知）されていないと、スタッフの活動意欲に支障が出るからです。責任者でもなく、企画書作成者でもない場合には当日だけ働けばよい感覚になりますが、当日までの準備は以外といろいろあるのです。それをしっかり書くことで、当日までスムーズな動きで準備することができます。

次の必要項目は、「購入物品と購入先」「購入担当者」「購入のための予算」をまとめておくことです。たとえば購入物品があった場合、「～日までに〇〇さんが？？で購入してくること（予算～円まで）」と詳細が決められていれば、期日までに購入しておけます。しかし特に指定もなく、「～～を購入する」という文章だけがあっても、誰が動いてよいのかわかりません。そのような状態にならないように、必ずまとめておくようにしましょう。

必要項目④「購入物品と購入先、購入担当者、予算」購入物品とその購入先、購入担当者、購入物品の予算については、一つの表にしてまとめておくととても見やすくなります。箇条書きでも良いのですが、そうすると一行一行が長くなり、見にくくなってしまいます。購入者が、企画書を見ただけで瞬時に理解できるように、可能な限りわかりやすく書いてあげるようにしましょう。

最後の必要項目は、「準備物一覧」「準備担当者」そして「準備元」を確実に記載しておくことです。これらは、必要項目④で挙げた購入物品についてと同じ書き方で十分です。しかし、購入物品とは必要な項目が異なりますので、同じ表内に書かないようにしたほうが良いでしょう。こちらの準備物についてもわかりやすく書くことで、スタッフを上手に動かすことにつながります。

必要項目⑤「準備物一覧、準備担当者、準備元の記載」準備物とは、購入しなくても用意できる物品のことです。たとえばアンケート用のボールペンであれば、昨年や前回行ったイベントのあまりがあればそれを用意することで、余計な出費が抑えられます。何か特殊な道具が必要な場合には、会社や企業などに貸し出しを頼んでみるのも手です。無駄な出費が抑えられれば、参加費も少なくて済むのでメリットが大きいです。

イベントを企画する上で重要なのは、最初に掲げている目的が達成できるかどうかにあります。目的があったのにも関わらず、その目的が達成できなかったのであれば、どんなに参加者が楽しめたとしても、イベントとしては失敗です。そのような失敗にならないようにするためにも、きちんと企画書の段階で内容をつめていく必要があります。必要事項を抜かりなく書き、目的が達成できるイベントを企画してください。

イベントの企画書は、イベントを開催する許可を下す最高決定機関への手紙のようなものです。今回挙げた5つのポイントをしっかりと押さえた上で、わかりやすい言葉遣いで書くようにしましょう。また、イベント企画に携わっているスタッフの当日の動きや、当日までのそれぞれの担当なども書いてあるので、非常に重要な司令官のような役割もします。責任をもって企画書作成するようにしましょう。

イベント企画書の書き方において、忘れてはいけない必要項目は以下のとおりです。必要項目を満たしてみやすい企画書の作成を心がけましょう。必要項目①「イベント名、目的、方法」必要項目②「日時、場所、参加人数、参加費用などの詳細」必要項目③「当日の流れ、当日までの流れ」必要項目④「購入物品と購入先、購入担当者、予算」必要項目⑤「準備物一覧、準備担当者、準備元の記載」