社外報告書の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

社外報告書を書く時に最も重要なのは、結論や結果をトップページのわかりやすい場所に書くことです。トップページには、結論や結果以外に担当者名や部署名、日時や目的などを明記します。2ページ目以降には、報告に関する経過や詳細なデータのほか、必要であれば参考資料等を添付します。報告書内で使用する言葉は出来る限り統一し、英数字の半角や全角も統一します。

通常の社外文書と同じように、上段に見出し、続いて前文、主文、記書きの構成とするのが一般的で、記書き以外は全て敬語を使用します。前文の書き出しには頭語を用い、続いて主文として報告についての説明文を記述し、主文の最後を結語で結びます。主文に続く記書きの最後は、必ず「以上」で結びます。報告書では記書きが重要となりますが、前文や主文が雑な場合、社会人としての常識が疑われるため、丁寧に書くよう心がけます。

書式が定型化されていない場合は、雛形として上段には受信者の適用範囲や見出し、日付や部署名、氏名や文書番号等を記載します。企業の多くは、全ての発行文書に対し文書番号で管理しているため、自社内の文書番号だけでなく、相手方に対しても事前に確認をとり、必要であれば採番しておきます。文書番号を書く場所は、特にフォーマットが無い場合は日付や部署名などの近くに記載しておきます。

見出しは「社外報告書」等の抽象的なものではなく、「製品Aの不具合に関する調査報告書」等、具体的なものとします。適用範囲は、提出先の部署名や氏名を直接書くか、あるいは「関係者各位」や「担当各位」など、広く指定する方法もあります。各位自体が皆様といった敬語の意味を含んでいるため、各位様や各位殿といった記述は誤りとなります。受信者の氏名を記載せず、役職名宛にする方法もあります。

発信者の記述部分には、会社名や部署名、役職名や氏名のほか、発行日や文書番号を記載し、必要であれば上司による承認欄や捺印欄を設けます。通常は受信者と発信者は対等とされるため、課長職宛の社外報告書であれば、発信者も課長職とされるのが一般的ですが、下請けや協力会社から取引先へ報告書を提出する場合は、受信者の役職よりも発信者の役職が上になることもあります。

社外文書を会社として提出する場合は、部署名や担当者名を省き、社名だけを記述するようにします。文書番号の有無は相手方に確認し、必要な時は混乱しないよう相手方の文書番号だけ記載します。自社での管理が必要な場合は、自社用に採番し別途記述しておくのが良いでしょう。発行日や文書番号は、後々報告書を閲覧する必要が生じた時に、重要な検索項目となるため、正確な記載が望まれます。

前文は、一般的な頭語と結語である拝啓と敬具を用い、良く見られる例文のような、ありきたりな内容で構いませんが、貴社や御社などの使い分けは、間違わないよう気をつける必要があります。前文の内容は、季節に合わせた時候の挨拶から始まり、相手企業の発展を願う言葉を続け、日頃の取引に関する感謝の言葉で締めくくるようにします。時候の挨拶の慣用表現は、月によって決まっているため、しっかりと確認しておきましょう。

相手方の会社を表す言葉として、良く使用される貴社と御社ですが、貴社は文面で、御社は話し言葉で使われます。また、自分の会社を示す言葉に当社と弊社がありますが、これらには話し言葉かどうかの区別はありません。当社よりは弊社のほうが、やや遜った言い方になるため、丁寧な印象を与えることになります。このため、社外報告書では貴社と弊社の二つを使用するのが基本です。

前文の後に続く主文では、丁寧な言葉で報告内容の概要を簡単に書き綴ります。雛形として「先日ご依頼頂きました、不具合調査の結果をご報告させて頂きます。つきましては、内容をご確認下さいますようお願い致します」といった感じで良いでしょう。最終的な報告書ではなく、中間報告などであれば、主文の後ろに末文として「取り急ぎご報告まで」といった、用件を確認するための文章を添えるようにします。

末文には、用件のまとめの意味や確認の意味があります。「取り急ぎご報告まで」と書いてしまうと、一見ぶっきらぼうに感じてしまいがちですが、「本来ならば直接会ってご報告すべきところですが、失礼ながら文書にてご報告させて頂きます」といった意味を合わせ持つほか、慣用的な使用法でもあり、決して失礼な言い回しではありません。最終的な報告書であれば、「取り急ぎ」という言葉は使用すべきではありません。

記書きは、報告書の肝とも言え、結果や結論をしっかりと記述する必要があります。主文あるいは末文の後に、最初に「記」と記載し、続けて報告する内容を箇条書きで記載、最後は必ず「以上」で結びます。結論をトップページに記述できるよう、前文や主文が長くならないよう調整することも重要です。記書きはできる限り簡潔な内容とし、詳細や参考資料は2ページ目以降に記述します。

記書きの文体は、ですます調ではなく必ず「である調」で記載します。報告書を読む人が、記書きを読むだけで結果を理解できるような工夫も必要です。そのためには、長い文章をダラダラと記述せずに、最低限必要と思われる言葉だけを用いて、箇条書きで記述します。どうしても詳細な説明を要する場合には、「20ページを参照」といった感じで、参照先だけを記述するようにします。

社外報告書は社外に対する報告書の総称であるため、評価報告書や調査報告書など、多種多様なものが存在します。このため内容もいろいろですが、結果や結論など、報告すべき事を最初のページに記述するという構成は共通です。補足すべき詳細データや参考資料の添付のほか、参考文献などもあれば報告書の最後に記述することで、報告書単体で完結するようにします。

社外報告書は社内の報告書とは違い、例え担当者名での発信であったとしても、会社としての報告書として捉えられる側面があります。特に遠方の取引先への社外報告書の場合、不明点が多いとやり取りに時間や手間が掛かるだけでなく、最悪の場合には取引先へ赴くことが必要となり、会社の損失にも繋がります。このため、全文において妥協せず、不明点が発生しないよう綿密に作成することが大切です。

どの社外報告書でも、記書き以外は同じような文章になることが多いため、フォーマットを作成しておくことが賢明です。社外への発行文書は、情報の流出にも気を配る必要があるため管理を徹底し、報告すべきことと伝えるべきでは無いことを、しっかりと見極めたうえでの報告書作りが重要となります。また、捺印が必要とされる場合には、ファイルデータ以外にも、コピーを手紙で送付するなど気配りも重要です。