接待報告書の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

多くの企業では、取引先に出張して接待を受けた場合、出張後に接待報告書を提出することを義務付けています。どういった接待を受けたかを会社側が把握しておくことは重要です。一個人が多くの接待を受けてしまうことは好ましいとは言えないため、その抑制のためにも報告書の提出を義務付けておくことは効果があるのです。報告書は詳細までを記載することも必要です。

接待報告書の書き出しの文面には、訪問した企業と日時などを記載しておくと良いでしょう。会食の接待を受けたような場合は、相手先企業の参加人数や参加者の役職も記載しておくべきです。その際はその場で名刺交換をして、顔を思い出せるように記憶しておくこともビジネスマンとしては必須のスキルになります。会食をしたのに顔を思い出せないようなことは避けたいものです。

接待を受ける場所は様々です。例えば夕食後の2次会に誘われることがあります。こういった場合の雛形の例文としては、「夕食後、宿泊先ホテル近くのスナックに誘われてお酒の席を持ちました。料金はその地域の相場が分からず、不明です」という感じでいいでしょう。接待を受けた金額はなるべく書きたいものですが、スナックなど分からない場合はその旨を記載しておくことでいいでしょう。

接待報告書には、2次会でお酒の席に誘われたような場合もその旨を記載するようにしなければなりません。その場合、スナックなどに誘われれば料金が分からないことも多いので、その際はそのことを正直に記載しておけばいいのです。宿泊先のホテルのバーなどですとメニューを見ればある程度の料金は分かりますので、おおよその単価を記憶しておくと報告書が書きやすいです。

出張などに行った帰りにお土産をその企業からもらうこともあります。こういったことも接待に入りますので、接待報告書に記載するようにしたいものです。「出張後の別れ際にお土産としてお菓子を頂きました。1500円相当です」といった書式で書いておくといいでしょう。お菓子のお土産の場合はおおよその金額の見当はつくでしょうから、分かる範囲で記載しておくことがベターです。

取引先の担当者が同行のもとで出張したような場合、別れ際に手土産を渡されることもあります。こういったことも接待に入りますので、きちんと報告書に記載して報告する必要があります。後日、その担当者にお礼の手紙を書くようなこともしておくと良いでしょう。接待報告書にも、その取引先企業の担当者に後日お礼文を出しておいた旨を記載しておけばいいのです。

宿泊を伴う出張で取引先企業を訪問した際は、夕食の場で接待を受ける場合が多いです。接待をする側はその場で歓迎の言葉を述べたりしてコミュニケーションを深め、取引をスムーズにしたい意向があるからです。「夕食を取引先のＢ営業部長と、Ｃ支店長、担当のＤさんと一緒にしました。料理の推定金額は4人分で3万円程度と思われます」という書き方でいいでしょう。

今後の取引等をスムーズに行うためには、2社の間でコミュニケーションを取ることが大事です。そういった場合はお酒を飲みながら食事をすることが効果的で、多くの企業でそういった場を用意するものです。従って地方などの取引先企業に出張に行った場合はそういった接待を受けることも多いですので、報告書にもその旨を記載しておくようにしなければなりません。

ゴルフの接待に誘われることもあります。その際は、「ＡゴルフコースでＢ社の担当者とゴルフをしました。プレー料金は2万円程度で、昼食代等も含めると2万5千円程度の接待と思われます」という感じの文面でいいでしょう。ビジネスマンにとってゴルフは格好の接待の場になります。そういった場面で恥ずかしくないように日頃から素振りなどをして練習している人も多いです。

ビジネスマンがゴルフの接待に誘われる機会は多いです。従って誘われて参加した場合はそのことも接待報告書できちんと報告しなければなりません。プレーした人数、相手企業の担当者等の名前、場所、日時などを記載しておくと良いでしょう。昼食代などを含めた金額も分かれば詳細を記載しておきたいものです。営業社員はゴルフが上手い方がコミュニケーションをよくすることで有利になります。

地方出張の際などで、交通機関の乗り継ぎ時間が空いてしまい、ちょっとした観光の時間を作ってもらう場合があります。こういう場合も接待報告書に記載しておかなければなりません。「Ａ方面に向かう際、Ｂ空港で次の飛行機の発車まで2時間あったので、その地域の名所であるＣという観光地に行きました。Ｃの入場料は1500円でした」という感じの文章でいいでしょう。

出張の空き時間を利用して、ちょっとした観光のような時間を過ごすこともあります。地方の交通機関の場合、本数が少ないことがあり、2時間程度時の発車時刻まであいてしまったような際に取引先担当者が近隣の観光地に接待で連れて行ってくれることもあります。こういったことも接待に入りますので、接待報告書にきちんと記載しておくようにしたいものです。

会食の接待にはお酒がつきものです。企業同士の付き合いの場合、お酒が少し入った方が砕けた雰囲気になって、その後の取引が上手くいくことが多いので、そういった場を設ける企業が大半なのです。従って接待を受けることは会社側もそういったことを心得ていますので、報告書をきちんと提出しておけば、受けた接待のことについて注意を受けるなどはほとんどないと言えるのです。

接待報告書は、受けた内容の詳細を分かる範囲で記載するようにすればいいでしょう。どのくらいの金額の接待を受けたかを会社側が把握しておかねばならないので、なるべく金額等も覚えておきたいものです。ただし、スナックなどの料金は都市によって相場も違い、出張した土地の相場が分からない場合は全く見当がつきませんので、その際は不明ということで報告すればいいでしょう。

接待にはいろんな種類があります。ゴルフ、夕食、夕食後の2次会のお酒の席、出張の際に受けとるお土産などです。会社というのは企業間同士の取引ですので、一担当者がどういった接待を受けたかを会社が把握しておくことが必要なのです。従って社員はこのことを認識し、実際に接待を受けた際はその詳細をきちんと接待報告書に記載して提出しなければならないのです。