手書きの領収証の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

手書きの領収書とはどのような物でしょうか？パソコンや、レジスターなどから自動で出力される、全てが印字された物ではなく、金額や名前などを手書きにしているもののことです。近頃は、ホテルで宿泊した際などは、飲食代や、部屋付けしたお土産代などを、宿泊費と全て一緒に一枚の紙に出力した領収書などもありますし、大手の家電量販店でもレシートが領収書となっているところがありますね。会社によっては、こういった印刷された領収書では、経費を請求できない場合があり、会社の備品などを購入する際には手書きの領収証が必要となるのです。

では、印刷された領収証というのは、法律的に認められないものなのでしょうか？実は、レシートも領収証として税務調査の証拠として認められているものなのです。場合によっては、印刷されているレシートの場合の細かな品目名が、手書きの物より信憑性がある場合があります。手書きの領収証は品名なども「御品代」などで済ますことが多いですし、宛名も「上様」だけだと、怪しまれることがあるのです。

それでも、売上金を現金で受け取ってしまった場合には、手書きの領収証を発行しなければなりません。そもそも領収証とは、商品やサービスの代金を支払ったことを証明するもので、支払い済みの代金を再度請求されることを防ぐ意味合いもあります。ですので、本来どのようなものを購入したとしても領収証をもらっておく必要があるのです。そして、税務調査が入った際には売上金や、経費の証拠として提示することになりますね。

印刷されているものであれば、そんなに手間はかからないのですが、手書きとなりますと、色々と正式な書式があり、法律で認められる領収証にするためのチェックポイントがいくつかあります。まずは、必ず必要な物が日付です。これは、お金の受け渡しがあった日を記入します。その際には「平成〇〇年〇〇月〇〇日」もしくは西暦でいうところの「〇〇〇〇年〇〇月〇〇日」という風に記入します。

次に、手書きの領収証として重要な点は受取人名です。手紙で言うところの宛名ですね。これは、相手の方の正式名称を記入する必要があります。会社の名前であれば、省略せずに「株式会社〇〇」という風に記入します。（株）という形で表記されることもありますが、領収証に記載する場合には、登記されている正式名称を記入します。「前株で」と言われたら社名の前に株式会社が付くという意味で、「後ろ株」と言われたら、社名の後に株式会社が付く形ですね。

宛名の記載方法に、「上様」という言葉がありますが、一度は聞いたことがあるのではないでしょうか？これは正式に認められている宛名なのでしょうか？結論から言うと、「上様」では、税務調査上認められない場合があります。税務署が認められないということは、当然会社の経理担当も認めないですよね。領収証を発行する方も「上様」だと簡単で良いのですが、名刺を見せてもらうなどして、正式なお名前を記入しましょう。

日付と、宛名が終わると、次は金額です。これも簡単に見えますが、雛形があり、書き方が決まっています。金額の頭には「￥」もしくは、「金」をつけます。そして、カンマで３ケタごとに数字を区切ります。最後は「￥」の場合は、「ー」を記入し、「金」の場合は「也」を記入します。金額の部分は、なるべく空白部分が無いように、つまりは、後から金額が改ざんできないようにしておきます。

例えば、領収した金額が8万円だった場合は、「￥80，000－」もしくは、「金80，000也」となります。つい、「〇〇円」と入れてしまいがちですが、決まった書式がありますので、正式な記載方法を覚えましょう。税務調査などでは、やはり金額の部分が注目されがちですね。簡単に数字を改ざんされないように記号で金額の数字を囲むようにしているのですから、記入する際にも気を付けましょう。

次は、但し書きの部分ですが、この部分には、具体的な品目や、サービス内容を記入します。よく見かけるのは、「御品代」という記載ですね。これでは何を購入したのかが、誰にもわかりません。ですので、正式には認められない場合がありますので、注意が必要です。具体的な品目の名前、例文としては、「文房具代」「書籍代」「飲食代」「花代」などと記入しましょう。

では、複数の品目を購入している場合には、それらをすべてレシートのように記入しなければならないかというと、そうではありません。例えば、本屋さんで、本を買って、一緒にボールペンと消しゴムも購入した場合はどうすれば良いでしょうか？記入するスペースもそんなに大きくはありませんので、そういった場合には「書籍代等」という風に「代表する品目+等」の形で記入しておきましょう。

次に、領収証を発行した側の情報を記入します。発行した会社名と、所在地住所を記載しておきます。これは、あらかじめ用意しておける部分になりますので、ゴム印などで結構です。もちろん手書きでも構いません。会社名とともに社判を押しているところもあるようですが、正式には必要ないので、会社名、所在地住所と覚えておきましょう。取扱者の欄がある場合には、担当者の認め印を押します。

領収証には金額によって必要となるものがあります。それが印紙です。5万円以下の場合には必要ないのですが、5万円を超えると、収入印紙を貼ることが法律で定められています。この印紙は、貼り忘れると「脱税」となりますので、注意が必要です。また、印紙を貼った時に忘れてはならないのが、消印です。切手と同じように、はがして再利用されないように、消印を押して有効となります。

領収証の印紙の意味としては、印紙税を払うためのものなので、忘れると、過怠税が課せられてしまいます。領収証に貼る「収入印紙」は、領収証の金額が5万円以上100万円以下の場合には200円です。以降、100万円～200万円では400円などと細かく決まっていて、一番高額な物では10億円の金額に対して20万円の収入印紙を貼る決まりがあります。少額の物でしたら、コンビニや金券ショップでも扱っていますが、高額なものは郵便局で購入します。

他にも、領収証の用紙に内訳と書かれている欄があります。この欄には、消費税と、税抜き代金を分けて記入できますので、もし、金額が大きいものであれば、ぜひ計算して記入しておきましょう。というのも、もし、税別で5万円を超えない場合には、税込み価格が5万を超えていても、収入印紙は貼る必要はありません。消費税と、印紙税の二重課税になってしまうのを防ぐためにも、内訳を記入しておくことは大切ですね。

手書きの領収書は、公的に通用する証拠となるものですので、正しい書き方を覚えておきましょう。宛名の部分や、但し書きの部分など、ついつい省略してしましがちなところも、手を抜くことなく、きちんと記載することが大切です。中には、「上様」でなどと言われる方もいることでしょうが、自分が発行する領収証なのですから、そこは正しい記載方法を貫くことが重要です。