役職辞退の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

やむを得ず、現在の役職を辞退しなければならない場合があります。会社の役職もそうでしょうし、PTAの役員などの役職を辞職しなければならない場合もあるでしょう。後任を早めに決める必要もありますから、役職辞退を決めたらすぐに手紙を書いて辞退することを認めてもらわなければなりません。役職辞退を届け出て認められたら、その時点で役職から退くことになります。

例えばPTAの役員を引き受けたとします。本来、一年間はPTAの役職の任務を全うしなければなりません。しかし、何らかの理由で最後までその役職に就けない場合、途中で辞退を申し出なければならない場合もあるでしょう。そういう場合は早めに役職辞退の申請をしましょう。PTAの場合は、PTA会長や学校長の判断を仰ぐ必要があります。勝手に役職辞退はできません。

特に学校のPTA役員は、後任を決めるのも難しい場合が多いのです。最近は夫婦で仕事をしている場合も多く、なかなかPTA役員を引き受けてはくれません。年度初めのPTAではみんなが下を向いて、暗い雰囲気の中で役員決めをする場合も少なくありません。ましては途中で役員を辞退する人の代わりに自ら名乗り出る人は少ないでしょう。そのためにも早めに連絡することです。

役職辞退を決めたら、すぐにPTA会長もしくは学校長に役職辞退することを届けましょう。その際は口頭で届けるだけではなく、正式な書類として作成する必要があります。「役職辞退届」として書きます。この場合、縦書きでも横書きでもかまいません。自分が書きやすい書式で書けばよいでしょう。まず役職辞退届を提出する人の氏名を書きましょう。ここではPTA会長とします。

まず所属している学校名とPTA会長の氏名を書きます。そして「役職辞退届」と書いて本題に入ります。役職辞退する場合、それぞれ理由があるでしょうが、ここに書く必要はありません。「この度、一身上の都合により、PTA役員の職を辞退いたしたく、よろしくお願い申し上げます。」と書きましょう。そして提出する日付、所属名と氏名を書いて役職辞退届とします。

役職辞退届は、提出したからと言ってすぐに役職辞退とはならない場合もあります。役職を辞退する願いは聞き入れてもらえたとしても、後任が決まらなければ役職を辞退することができないからです。後任が決まらないまま辞退してしまえば、役員が不在になってしまうのでほかの役員にもしわ寄せが来ますし、学校のPTA活動もうまくいかなくなってしまうからです。

役員辞職届を提出したら、PTAでの役員会議にかけることになります。役員辞退の正当な理由が役員会で認められた場合、後任を探す仕事になります。役職を辞退する人が後任を連れてきて、その人を新たな役員として認めてもらうこともできますし、役員会議で新たな役員を選出してもらい、手続きをとってもらう二通りの方法があります。後者の場合は決まるまでに時間がかかる場合があります。

後任役員決定を急いでほしい場合は、自分で後任役員を探すしかありません。そうすれば役員会議で新たな役員として決定するだけなので、あまり時間はかかりません。しかし、役員会で新たに選出してもらう場合はすぐに後任役員が見つからない場合が多く、後任役員が見つかるまで続けなければならない場合があります。とにかく新たな役員が決定するまでは辞退することができません。

役員を辞退することが認められたら、役員さんにはあいさつをしておきましょう。今までお世話になったことも含め、きちんと最後のあいさつをすることは大切です。役員会を開いたときに時間をもらってお詫びとお礼の言葉を述べましょう。また役員会を開く予定がなく、ほかの役員にあいさつできない場合は、一人一人にあてた手紙を書くことも忘れないようにしましょう。

そのままいつの間にかいなくなってしまったというのが一番よくありません。途中で役職を辞退する場合は、特に周囲には迷惑がかかりますのできちんとした誠意を見せることが大事です。本来なら一軒一軒まわりあいさつをするのが筋でしょうが、そういった時間もなかなかとれませんので、みんなにあいさつできない場合には全員に手紙を書くのが一番よい方法なのです。

役職辞退するときには、次の後任の人に引継をきちんと行っておきましょう。自分の仕事を丸投げするのはよくありません。そのまま引き継ぐことができるのも、快く承諾してくれたおかげなのです。ですから責任を持って引継まで行いましょう。後任の役員さんの都合に合わせて引継を行うのが常識です。自分の都合に合わせて引継の計画を立てるのはやめましょう。

ほかの役員の人たちへあいさつをすませ、後任の役員に引継をしたら、ここで初めて役職を辞任することになります。それまでは役員としての責任を最後まで果たさなければなりません。途中で役員を辞退するのは労力がかかります。今後はPTAを支える会員として、PTAを盛り上げ学校やPTA行事がうまくいくように支えていくことが今までの恩返しとも言えるのかもしれません。

役職辞退届には決められた書式や雛形が学校独自で存在している場合もあります。書式が決まっている場合は、例文を参考にしながら役職辞退届を作成しましょう。役職辞退届ができあがったら早めに提出することが望ましいでしょう。早ければ早いほど後任を探すのもスムーズにいきますし、辞職するタイミングを逃すこともなくなります。直接PTA会長に渡しましょう。

役職辞退届は、誤字脱字がないか十分気をつけることが大事です。また、辞職する理由を書く必要はありませんが、辞職する理由はほかの役員が認めるような理由でなくてはなりません、「面倒だ。」とか「忙しくて大変。」といった個人的な意見で辞めるのはよくありません。ほかの人も同じ状況ですから、特別な理由がない限りは最後まで精一杯勤め上げることが大事です。

どうしてもPTA役員を続けることができなくなった場合、役職辞退届を提出しましょう。役職辞退するときにはPTA会長や学校長ともよく相談し、役職辞退届を提出します。相談なしに勝手に辞めてしまうのはよくありません。役職辞退が認められたら、役員へのあいさつと後任役員への引継をきちんと行い、役員を辞職しましょう。そこまでが役員としての最後の仕事となるからです。