上申書の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

上申書には、官公庁などに対して法的な手続きによらず、単に申し立てや報告などを行うための書類としての役目と、企業、会社内でおこなわれるさまざまな企画や要請など上司に決済を求める書類という二つの顔があります。官公庁などに対する書類は、主に企業、団体、組合などが主体で、これは団体の代表者が、官公庁などに対してお願いするときの文書として使われます。

官公庁などに対して提出する場合の上申書は、司法書士などが法務局に対して相続登記申請を行うといった場合、上申書を提出します。この場合は、挨拶文は抜きにして、用件のみを記入する書式に添った文書になります。一般的には個人が直接提出する場合は少ないようです。企業などが、官公庁に対して提出する上申書は、社内の文書課などに所属する専門の課員が担当しますので、一般の社員がこれを書くケースと言うのはごく稀です。

一般企業内では、課長が部長に対して提出するさまざまな上申書が作成されます。「速度違反罰金の会社補助について〇〇〇〇担当員の速度違反罰金支出について、弊社〇〇〇〇車両管理規定第〇〇条の但し書きにより、下記のとおり適用頂きますよう上申致します」これは得意先で非常事態が発生し、必要部品を届ける際、スピード違反を起こして罰金を科せられたので、会社で負担して欲しいというものです。

上申書の書き方の例文・文例01のポイントは、得意先の緊急事態に伴い、会社の命で、部品を届ける際、スピード違反を起こし、罰金を科せられたので、会社で罰金を負担して欲しい、という点です。交通違反に対しては、会社は冷たいものですが、これは得意先の緊急事態にかかわる問題で止む無くスピード違反を犯してしまったというケースなので「万が一やむを得ざる理由がある場合、直属の上司の具申により協議する」という但し書きを根拠にして、会社が罰金を負担して欲しいというものです。これは例外中の例外かもしれません。

社内の事業拡大に伴い、関係する部内で、新しい課を設けたい、と言う事例は良くあることです。機構改革という大げさなものでない場合は、担当課長が、部長に対して課の新設を要請する上申書を提出する場合があります。「〇〇課の新設について営業課活動を更に活発化し売り上げ向上を目指すためには、現在の営業部門のみでは、今後営業活動に支障をきたす恐れがあるので、下記〇〇課の新設を上申したします」

上申書の書き方の例文・文例02のポイントは、営業活動が活発化し、昨年の実績を大きく上回る成果を挙げているので、更に内容を充実させるため、新しい課を設けて欲しいというものです。これには新規採用も含めて費用もかかることなので、会社の事業計画の中に入っていないと、実現は難しいかもしれませんが、大きな実績を前に部長の熱心な説得があれば、会社を動かすことができる可能性を持っています。上申書の持つ力です。

最近の事務処理の近代化はものすごいスピードで進化していますが、事務処理の効率化を図るため、新規システムを導入したい場合があります。事務処理革命のような場合は莫大な費用がかかるので一度に推進するのは無理がありますから身近なところから始めます。「事務処理新システムの導入について高速事務処理システムの導入に際し、その第一段階として〇〇〇〇を購入することを上申します。機器の性能等詳細は下記のとおりです」

上申書の書き方の例文・文例03のポイントは、事務処理の効率アップのため、新システムを導入したいがその第一段階として新機種の〇〇〇を購入したいという上申書です。新システム導入ともなれば、会社の長期計画の中で取り上げられる問題ですが、取り急ぎこの機械が欲しいというのですから、認められる可能性は低いですが、社内規模の縮小で、機械の力に頼らざるを得ないという、社内事情があれば、話は別です。こうした社内事情をうまく突くのも部長の説得力と上申書の威力です。更に部長から関係役員に手紙などで訴えることも必要でしょう。

緊急の用事で、社員が自分の車を使って目的地に出かけ、途中で事故を起こしたと言うことは良くあることです。自分の車を使うことを会社が了承していた場合、修理費を会社に負担して貰うよう上申するのは部長の仕事です。「自動車車両修理費の会社補助について当部部員が所有する車両の車両事故に伴う修理費を会社補助として全額支出して頂きたく、上申致します」

上申書の書き方の例文・文例04のポイントは、会社の目で自分の車を使って目的地に向かう途中、事故を起こした部員の車の修理費全額を会社で負担して欲しいというものです。会社の車が不足し、止む無く会社の命で自分の車を運転し、その途中で事故を起こしたが、事故原因が自分には責任がない場合、車の修理費を全額会社に負担して貰うということはよくあります。全額か、一部補助かでは違うので全額補助になるよう、部長に頑張って貰いたいところです。

会社が消費者向けに大きなイベントを企画した場合、大勢の人手が必要になる場合があります。この場合短期アルバイトを使うことがありますが、５０人以上と言う多数のアルバイトを雇うには上申書を出してお願いすることになります。「アルバイト雇用について今般企画しましたイベントでは多数の人手を必要とするため、短期アルバイト５０人を採用致したく上申致します」

上申書の書き方の例文・文例05のポイントは、イベントを盛り上げるため５０人の短期アルバイトを臨時採用したい、という点です。会社としては異例の多人数のアルバイト雇用となる場合は、それなりの準備が必要になります。部内でもアルバイトの世話をする担当者を決めなければなりませんが、短期とはいえ５０人ものアルバイトを仕切るわけですから、それ相当の手腕を持った人でなければなりません。大事業だけに綿密なプランを立てなければなりませんが、これも担当部長の手腕が問われるところです。

会社内での上申書は、多くの場合担当課長から担当部長に出されることが多いようです。問題によっては担当部長が担当役員に出す場合もありますが、いずれにしろ内容は要望書的な性格の強いものです。従って、会社にお願いすると言う言葉がどうしても多くなりますが、この使い方がうまく出来ていれば会社を説得することが出来ます。こうしたお願いを受け入れるには会社側も出費が伴うためさまざまな壁があると思いますが、総ては会社のためにと言う立場に立って会社の理解を求める必要があるでしょう。

お願いを中心とした上申書を書く場合は、そのお願いの正当性を強く打ち出さなければなりません。会社の就業規則第〇条に基づくものとか、〇〇規定第〇条に基づくものとか、お願いする根拠がはっきりしていれば会社としても受け入れざるを得ないでしょう。こうした裏づけなしのお願いは軽く見られ、受け入れて貰えません。上申書を書く場合は、会社のあらゆる規則、規定、定款の条文を頭の中に入れておくぐらいの覚悟をもって取り掛かる必要があります。

上申書には、一定の書式、雛形がありますが、既成の物では収まりの付かない場合もあります。上申するのが初めてのケースといったこともしばしば起こりますので、上申書を書く場合は、あまり書式にこだわらないほうが良いでしょう。特にに会社の規定、規則に当てはまらないような事例を扱う場合は、部内で調整した上でまとめないと通用しない場合があります。課長が部長に提出する場合であっても、最終決定をするのは、役員会であり、社長であることを忘れてはけません。