源泉徴収票等の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

従業員を雇用している企業の場合、毎月の賃金支払い時に所得税の源泉徴収をします。このときの源泉徴収額は、その従業員へ支払った賃金額と扶養親族の人数のみで算出された概算額です。実際に掛かる所得税を計算するには、保険関係の加入状況等、従業員の方個々の状況に合わせて算出しなければなりません。これを算出し、申告・納付を行うために、年末調整を行い、源泉徴収票等を作成する義務があります。

源泉徴収票等の書式は、年末調整の時期が近くなると、税務署から送付されます。その中には年末調整に必要な雛形が一式同封されており、「年末調整のしかた」という手引書も入っています。捨てずに保管しておきましょう。もしも書式が送られてこない、足りない、という場合は、最寄の税務署で入手しましょう。税務署へ行く時間がない場合は、書式がほしい旨の手紙と返信用封筒を同封し、税務署へ郵送して入手することも可能です。

実際に年末調整を行うには、まず従業員の方一人ひとりから、所得控除額の計算のためのデータを収集する必要があります。会社員として働いた経験のある方は、年末に会社から2枚の紙が配られた記憶はないでしょうか。その2枚の紙は、「扶養控除等（異動）申告書」と「保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書」です。これを従業員へ配り、必要事項を記載してもらい、証明書類を添付のうえ回収することが必要です。

「扶養控除等（異動）申告書」は、従業員本人が扶養している親族の人数を申告してもらう書式です。基本的には、16歳以上であり年間収入が103万円未満（所得が38万円未満）の方が対象となります。たとえ別居の方であっても、生活費の仕送りをしているなど、生計を一にしている場合は扶養親族となりますので、下宿している学生のお子さまや、ご両親へ仕送りをしている場合も漏れなく記載してもらいましょう。

「保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書」では、大きく2つの情報を申告してもらいます。1つは、民間の生命保険や地震保険の支払い状況です。各保険会社から送られる控除証明書を見ながら記載し、提出時には控除証明書の原本の添付が必要です。もう1つの情報は、配偶者が103万円を超え141万円未満の収入を得ている場合は「配偶者特別控除」の対象となるため、収入金額を申告してもらいましょう。

「扶養控除等（異動）申告書」「保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書」の書き方は、慣れていない方にとっては分かりにくいかと思います。国税庁のホームページ等で、例文が記載された雛形の書き方が公開されていますので、それを添付して従業員の方に配るとスムーズでしょう。年末調整を行い、源泉徴収票等を作成するためには、まずはこの2枚の書式を漏れなく回収する必要があります。

「扶養控除等（異動）申告書」「保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書」を回収することができたら、次に「源泉徴収簿」を作成します。これは、次にいよいよ作成する源泉徴収票等の記載のための計算用紙です。まずは書式左側に、その従業員の方に支払った賃金額、控除した社会保険料額及び源泉所得税額を月ごとに記載し、合計額を算出します。このとき、賃金の締め日基準ではなく、支払い日基準で記載します。

次に、右側の年末調整額計算欄を記載していきます。左側で計算した賃金額等の合計額を転記します。「給与所得控除後の給与等の金額」欄は、手引書に計算表があるため、それに基づいて計算します。その後、従業員の方から回収した2枚の申告書を参照し、各種控除額を記載します。このとき、生命保険料控除等は、提出された控除証明書を見て、控除対象であることを確認のうえ記載します。

各種所得控除額が計算できれば、次に税額計算を行います。給与所得控除後の給与等の金額から、各種所得控除額を引いて算出した所得額に、税率を掛けて計算します。このときの税率も、税務署から送付される手引書に税率表があるため、それに基づいて計算しましょう。日本の所得税は累進課税方式ですので、所得が高い方ほど高い税率で所得税を納付する必要があります。

その後、住宅ローンを支払っている方の場合は、住宅借入金等特別控除、いわゆる住宅ローン控除を行う必要があります。住宅を購入し、初めての住宅ローン控除を受けるときは、会社が行う年末調整では手続きができません。従業員の方が個別に確定申告を行う必要があります。2年目以降は、税務署から「年末調整のための住宅借入金等控除証明書」が送付されますので、それにローンの残高証明書を添付のうえ、申告してもらいます。

住宅ローン控除を計算し終えれば、その従業員の方に係る所得税額の計算が完了します。算出された所得税額と、これまで賃金支払い時に控除した源泉徴収額とを比較し、源泉徴収額が高ければ、12月の賃金支払時に徴収しすぎた金額を返還します。逆に源泉徴収が足りなければ、追加徴収を行います。一般的には返還となる従業員の方が多く、12月の賃金手取り額が少し多いように感じるのはこのためです。

源泉徴収簿が完成すれば、それを源泉徴収票等に転記します。転記の方法は、「給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」の書式に、例文付きで記載されています。源泉徴収票等は4枚複写となっており、「源泉徴収票」の1枚は税務署提出用、もう1枚は本人控えとなっています。2枚の「給与支払報告書」は、従業員の方のお住まいの市区町村へ提出します。

住宅ローン控除は各種所得控除とは異なり、「税額控除」です。所得控除は税額計算前の所得金額から控除しますが、税額控除の場合、税額計算し終えた税額そのものから控除することができます。つまり、所得税の金額をダイレクトに控除できるため、効果の高いものとなっています。住宅ローン控除を初めて受けるときには個別の確定申告が必要となるため、最近家を買ったという従業員の方にはその旨を伝えてあげましょう。

以上で従業員の方個別の源泉徴収票等が完成することとなりますが、会社として税務署及び市区町村へ申告する際には、税務署に対しては「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」を、各市区町村には「給与支払報告書総括表」を添付する必要があります。これらは、提出する個別の前線徴収票等を会社ごとに取りまとめるための書式で、そう難しいものではないかと思います。手引書を見ながら作成しましょう。

「年末調整」という言葉はご存じの方が多いかと思いますが、実際に行うのは作業量が多く掛かります。従業員数が少なければ個別に計算も可能ですが、従業員数が多くなれば、給与ソフト等を導入を検討することも必要です。ソフトの費用は掛かりますが、事務作業の時間的コストを考えれば、ソフトを導入するか、あるいは税理士等へ委託する方が効率的でしょう。