推薦文の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

推薦文は、様々な用途で用いられています。一般的には他の所属や部署などに対して、その人材が優れていることから採用をして欲しいといった趣旨で記載がなされます。教育現場では上位校への推薦であったり、あるいは職場であれば、他の部署への推薦ということで記載がなされます。ただ、推薦状があるだけでは駄目ということで、さらに課題を課したりあるいは試験を課す場合もあり得ます。

推薦文は、雛形それ自体を示してあるケースの他にも、雛形や書式については任意で任せる場合もあるなど様々です。しかしながら、内容的にはあくまで推薦を行うものですから、余りにもその推薦について否定的な事柄が記載されている場合には、本当に推薦してきていい人材かどうか、推薦を受ける側が混乱します。内容によく注意し、結びの言葉は、上のことから推薦しますのでよろしくお願いしますと締めくくるのが通例となります。

学校教育機関が卒業後の進路として、上位学校への入学を希望している場合です。このとき、推薦を受ける側から推薦に足りる要件を示されることがあり、注意して応募しなければいけません。推薦要件を満たしていなければそもそも推薦状をもらっても、対応が出来ず却下となる事例があり得ます。推薦をする以上は、その要件を満たしているかどうかをよく確認しなければいけません。

学校教育機関が卒業後の進路として、より上位校への進学を目指している場合です。よくあるのは推薦をする側の学校長の推薦状がなければ、推薦状を受け取れないとするケースです。また、その推薦する人材が、一定の学力や素行などの内申書で相応に認められることが必須となる場合がよくあります。したがって、推薦可能かどうかよく判断の上で推薦状を書かなければなりません。

事業所などが人材を募集する場合において、卒業予定の学校機関からの推薦状を求める場合です。このとき、ただ単に推薦状を必要とするだけではなく、他の資格特に公的なものを求める場合が想定されます。したがって、推薦状を記載する側は、その他の要件を満たしていることをしっかりと確認し、そのことを踏まえて推薦状を記載しなければならない場合があるので、注意が必要です。

事業所などの就労希望者を求める場合では、卒業予定の学校教育機関から推薦状を求める場合があり得ます。このとき、推薦状だけではなく他の公的な資格なども踏まえて記載を総合的に求められます。したがって、その人材が今までに得てきた資格や努力の結果得られた成果などを、しっかりと明記しなければならない場合があるため、推薦する人材をよく把握した上で記載をしなければならないものです。

事業所から他の職場特に出向をさせる場合です。出向先から元いる職場の所属長などから推薦状を求める場合が想定されます。このとき、出向させるに際して、相応の器量があることや人材像などを詳細に記載を求めてくる場合があり、その要望に応えた内容を記載しなければなりません。また、書式や例文等が示される場合があり、その内容に応じて記載を行っていきます。

事業所においてすでに働いている人材が、他の事業所へと出向を行うケースがしばしば見受けられます。このとき、事前に推薦状を求めるケースがあり、相応に器量があることや職務に必須な資格などを有する人材であることなど、総合的な人材像を確認したいという意向が示されていることがよくありますので、その要望に応えた内容にするように努力しなければいけません。

新卒の学生を受け入れる企業などが、学校側に対して推薦状を求める場合です。通常、担任や学校主任などからではなく、学校長の推薦状を求める場合がほとんどです。したがって、学校長名で記載を行う以上は、送付先が受け取って読んでみて、恥ずかしくない人材であることをしっかりと記載することが求められます。なお、学校側の書式などで構わないケースが多く、企業側の書式などは特にない場合の方が多いものです。

新卒の学生を受け入れる場合で、企業側から学校に対して推薦文を求める場合です。つまり、学校長の推薦状がなければ人材を受け入れない場合で、この場合は推薦状があることがその人材を選定するための前提条件になっている場合ですから、推薦文を記載する側が慎重に記載を行うことが求められます。このとき、書式などは特に取り決めを行わないケースが多く見受けられるところです。

組織内において昇進をさせる場合に、所属長や直属の上司から推薦状を必要とする場合です。このとき、昇進に必要なものとして提出をさせるものですから、なぜその人物が昇進に値するのかをしっかりと明記しなければいけません。また、書式などは組織内で共通したものがあるのが通例で、独自様式のものはほぼないため、記載例や例文にしたがって、行われなければなりません。

組織内において昇進をさせたい人物がいる場合に、所属長や直属の上司から推薦状を求める場合です。推薦状だけで昇進させる場合や、組織内における昇進試験の前提にしている場合など様々です。重要なことは、なぜその人材を昇進させるのか、明確な理由の記載が必要である点です。その他、記載例などがあることも多く、その例文にしたがって記載を行っていきます。

推薦文では、言葉の記載は組織や推薦文を求める側によって、ですます調あるいはである調など、指示が出されている場合が多いです。したがって、その指示に従って記載を行わなければいけないことは言うまでもありません。また、余りひねった言い回しなども避けて、読み手側が読みやすい言葉遣いや記載を心がけるなどといったように、工夫が求められるところです。

推薦する人材が相応の器量、能力を持っていることを客観的にあるいは主観的に記載をしなければいけません。その推薦文を受け取る側が、その推薦文を読んでみて採用したいあるいは受け入れたいと思わせなければならず、記載者に一定の能力が求められるものです。なお、手紙等でやり取りをするケースがあることから、推薦文とは別に用意しなければいけない場合があることに注意しなければいけません。

推薦文のポイントとしては、その人材が推薦をされて受け入れる余地があるとしっかりと思われなければならないものです。推薦者の見識も問われかねませんので、推薦する以上は相応にしっかりと推薦する明確な理由なども記載を行います。推薦する側も、推薦する人材にも相応に器量が求められますし、推薦状それ自体に矛盾がないように、内容について誤りなく記載を行わなければいけません。