見積書支払条件の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

見積書支払条件とは、見積書に記載された請求金額を支払う際の条件です。これは当然、見積書を作成する受注側が発注側に求める条件ということです。見積書を作成する側は発注者に求める条件を支払条件として記載することができます。金銭の取引をするわけですから、相手としても支払条件はあらかじめ確認しておきたいものです。もし支払条件を明確に提示しておかないと、相手との円滑な取引に支障をきたしてしまいます。

明記すべき見積書支払条件は主に2つあります。支払方法と支払期限です。つまり、現金での支払いや指定金融機関の口座振込、手形や小切手等での支払いなど、希望する支払方法と、「納品後○日以内」「○年○月○日まで」など、支払いの期限や時期を明記します。支払方法は現金受け渡しの場所や口座振込に必要な情報等を、支払期限は明確な期限や期日を書いておくことで、取引上での顧客との行き違いを防ぎます。

支払方法が現金での支払いの場合は、代金を支払う場所をはっきりさせておかなければなりません。つまり、発注者、すなわち債務者が受注者、すなわち債権者の住所または営業所に代金を支払いに行く「持参債務」か、債権者が債権者の住所または営業所に代金を取りに行く「取立債務」かを明記しておく必要があります。行き違いやトラブル防止のためしっかり明記しましょう。

金銭の取引が発生する場、しかも現金での取引ということですから、相手との行き違いがあってはなりません。相手が代金を支払いにくる持参債務かこちらが代金を取りに行く取立債務か、見積書内ではっきりさせておきましょう。また、支払い場所が住所か営業所かも明記しておくとよいでしょう。すなわち、持参債務ならば債権者側の住所か営業所、取立債務ならば債務者の住所か営業所かを見積書に書いておいてください。

支払方法が指定する金融機関の口座への振り込みの場合、次の例文の中で挙げているようなことを書式に組み込むべきでしょう。「お振り込みは、下記口座にお願いします。なお、恐れ入りますが、振込手数料はお客様のご負担となります。」「(金融機関名)(口座の種別)(口座番号)(カタカナ表記での口座名義)」以上のように、指定する口座について明記してください。

先ほど述べたように、指定する金融機関や口座についてははっきりと書いておきましょう。特に、普通や当座など、口座の種別については明確に記載しておいてください。もし口座の種別が記載されていない場合、「口座違い」となり組み戻しとなってしまう可能性があります。また、トラブルを防ぐため、振込手数料は誰が支払うのかも明記する必要があります。債務者に支払ってもらう場合は、例文のように一言添えておくとよいでしょう。

支払方法として手形や小切手等を認める場合、その旨を記載しなければなりません。また、約束手形での支払いを認める場合、手形サイトを明記しておきましょう。手形サイトとは、手形の振出日から支払期日までの期間のことをいいます。一般的な手形サイトは30日、60日、90日、120日程度ですが、120日などの長い期間の手形は不渡り防止のためにも信用できる相手のみ認めた方がよいでしょう。

約束手形は、将来のある時点での支払いを約束した文書です。もし約束手形での支払いを認めるならば、手形サイトは相手にもきちんと伝えておかなければなりません。手形が不渡りになるリスクを減らすため、受け取る側としては信用のおけない会社の120日手形などは認めるべきではないでしょう。一方で、相手が代金を用意する期間として、1ケ月程度の猶予は必要です。手形サイトは1〜2ケ月程度がベストでしょう。

次に、支払期限についての例文を提示します。一般的には、「お支払期限:納品後○日以内」といったような雛形を使用します。もし納品日が確定しているようであれば、「お支払期限○年○月○日まで」と書けばより明確になります。仕事が長期にわたる場合や金額が大きい場合に支払を何度かに分けるならば、各支払期限をはっきりと見積書に記載しておきましょう。

確実に期限内に相手に支払ってもらうためにも、支払期限は債権者と債務者の間に齟齬が生じないようにしなければなりません。ですから、できれば日付をはっきりと書くことが必要となります。ですが、納品日がはっきり決まっていない場合、支払期限を日付として書くことは難しいでしょう。そこで、「納品後○日以内」といった表現を使うことで、明確な期限を示すことができます。

また、継続的に取引する場合などは、支払期限は「月末締めの翌月末または翌々月末払い」などとする場合も多いと思われます。この場合も、「支払期限月末締めの翌月末日に振込払い」といったふうに見積書にしっかり記述するべきでしょう。どのような支払期限になるにせよ、債務側がどの日までに払えば良いのか明確にわかるように見積書に記載しておきましょう。

債権者と債務者の間に齟齬が生じることがあってはならないと書きましたが、これはどのような表記であっても当てはまります。意味を確認しつつ記述しましょう。例に挙げたような「月末締めの翌月末日に振込払い」の場合、「該当月の末日までの請求金額を一括して翌月末に指定の口座に振り込む」という意味になります。相手に誤解を与えないような明確な表記を心がけてください。

見積書を受け取るのは発注側であり、代金を支払うことから債務者でもあります。見積書を書くこちら側は受注する側であり、代金を受け取る債権者です。債権者である以上、支払条件はなるべく有利なように設定したいものです。しかし、金銭の関わる事柄ですから、条件は相手にも納得してもらえるものでなければなりません。手形での支払いならば最低1ケ月の手形サイトにするなど、相手も納得する条件を提示しましょう。

見積書は発注者にどのような条件で受注できるかを知らせる大切なものです。これまで散々言ってきたように、支払条件を書く時は、相手にこちらの意図する通りの意味で受け取ってもらえるように、明確な表現を用いる必要があります。できるだけ簡潔にわかりやすく記述しましょう。また、見積書を相手に送る際はメールや手紙など手段が様々ですが、どの方法で相手に送るべきなのかあらかじめ確認することも忘れないようにしましょう。

ここで見積書支払条件の書き方について要点をまとめます。支払条件で書くべきことは主に「支払方法」と「支払期限」の2つです。支払条件を書く時は、行き違いや解釈の齟齬が生じないように、相手にも伝わる言葉ではっきりとした条件を見積書に明記しておかなければなりません。そうすることで、トラブルを未然に防ぐことができます。支払条件をしっかり書いて、取引を円滑に進める見積書を作成しましょう。