交通費明細書の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

会社の出張の際には、出張後に交通費明細書を提出して精算する必要があります。その交通費明細書を経理などの担当部署が確認し、出張した本人が立て替えたお金が会社から支払われるのです。交通費は列車の場合はと特急料金がかかる地域などがあって計算が複雑な区間もありますので、細かく記載することが望ましいです。そうしないと経理の担当者が適正な料金かを確認するのに時間がかかるのです。

交通費明細書の書き出しか結びのどちらかには総合計の旅費金額を記載します。書き出しの部分には出張をした期間と場所を記載します。この際、宿泊料金も一緒に記載した方がいいかどうかは会社によって異なりますので、経理などの旅費を扱う部署に確認した方がいいでしょう。同じ用紙に交通費と宿泊費を記載する場合も、それそれを分けて記載した方が見やすいと言えます。

会社の出張では多くの交通機関を利用します。ＡからＢの区間で鉄道を利用した場合、その帰りには営業で立ち寄る会社があって一旦Ｃで下車したりもします。この場合、「ＡとＢの往復料金480円」と記載したのでは不十分です。「行きはＡからＢまでで200円。帰りはＢからＣで一旦下車し、この区間で160円。そして営業終了後ＣからＡ乗車で120円」というふうに詳細を記載することが望ましいです。

会社の出張で交通機関を利用した場合は、詳細の料金明細を記載することがベターです。商談のことで頭がいっぱいで乗車した交通機関を思い出せないこともあるでしょうが、なるべくは詳細を覚えておいて経理に提出したいものです。どうしても利用した路線を思い出せない場合はお詫びの言葉を書いて経理に提出することもやむを得ないでしょうが、なるべくそういった事態は避けたいものです。

会社の出張ではタクシーを利用することもあります。しかしタクシーは料金もかかりますので、むやみに利用することに制限をかけている会社も多いです。従って「Ａ駅からＢ社のＣ工場までは公共の交通機関がないため、タクシーを利用しました。料金1230円」という感じの書式で記載するとよいでしょう。交通機関がない区間では会社も利用を認めざるを得ませんので、承認されるのです。

会社の出張でやむを得ない理由でタクシーを利用した場合は、利用せざるを得なかった理由を明確に記載しておきたいものです。使わざるを得ない理由とは、目的地に向かう公共の交通機関がないであるとか、商品サンプルの持参量が多くて徒歩での持ち運びが不便であるとか、交通機関はあるがダイヤの本数が少ない、などがあるでしょう。理由を明確にさえすれば会社は承認します。

鉄道で特急料金のかかる区間のある列車に乗る場合もあります。そういった場合の記載方法の雛形の例文としては、「ＡからＢまでの乗車料金1300円。そのうち、ＡからＣまでは特急乗車で特急料金460円かかりました。ＣからＢは特急乗車なしです」という感じでよいでしょう。時間短縮のために特急利用は多くの会社で認めてくれますので、きちんと明細を記載すればいいのです。

鉄道料金は正確に記載することが必要です。特急料金がかかる列車に乗った場合もその旨をきちんと記載しておくことが大切です。ややこしいのは、鉄道会社によって同じ特急という名称の列車に乗っても、追加の特急料金がかかる鉄道とそうでない鉄道があるので、会社で精算の際に経理担当者に細かい内容を聞かれた際は、きちんと答えるようにしなければなりません。

会社の部長クラス以上の役職者の場合、秘書に交通費明細書を書くことを依頼することも悪くありません。出張が多くてなかなか出社できない場合は、簡単な手紙と出張経路の詳細を書いて領収書を同封して秘書に送付して記載することを依頼すればいいのです。数回の出張ともなれば旅費の金額も高くなって立て替える金額も多くなりますので、早めに精算する方がベターです。

取締役や部長クラスともなれば、秘書が代理で交通費明細を提出することもあります。そういった際も領収書は必要ですので、飛行機や新幹線、タクシーなどの領収書がもらえる交通機関を利用した場合は、きちんともらっておくようにしなければなりません。また、役職者の場合は列車のグリーン車の利用も認められている会社も多いですが、その席を利用した場合も領収書があった方がベターです。

交通費明細を記載する際には、計算間違いをしないようにしたいものです。提出後に金額の間違いを指摘されたりしますと、修正分を再度提出しないと金額を支払ってもらえないこともありますので、記載する際は慎重に確認しなければなりません。間違いをなくすためにはエクセルで交通費明細書を作成することも悪くありません。エクセルソフトですと計算は式を入れると自動で出来ますので、ミスが少ないです。

交通費明細書は計算間違いをすることなく正しい金額のものを提出しなければなりません。簡単なたし算を間違っただけでも経理担当者はその間違いの指摘に労力を使うことになりますので、業務も煩雑になるからです。電卓を使って手書きで交通費明細書を作成する場合は、必ず作った後に電卓で間違いがないかをきちんとチェックしてから提出することが必要になります。

交通費明細書の記載が間違った状態では、会社は金額の承認が出来ないのです。少額の間違いならいいという訳でもなく、金額の大小は関係ありません。承認する側は間違った金額を承認してしまった場合、後からなぜ承認したかを指摘されて責任を負わされることもあるのです。また、大きな金額が間違っていた場合は会社にも大きな損害を与えてしまうので注意しなければなりません。

交通費明細書を書く際は、出張などで乗車した交通機関の区間を正確に記載するようにしなければなりません。営業担当で一日に多くの駅で乗り降りした際はその都度金額や駅名をメモしておかねばならず、面倒に感じますが、会社の経費で後からその旅費を支払ってもらうためには、面倒でも行わなければならない作業なのです。従って面倒がらずに実行しなければなりません。

会社の出張の後などに提出する交通費明細書は、正確な金額が記載されたものを提出することが必須になります。後日、請求金額が間違っていたことに気付いて修正の明細書を提出する際は、同時に始末書の提出を求められる会社もあります。従って簡単なたし算などを間違えないために、エクセルソフトなどを使って交通費明細書を作成することも一つの手段なのです。