面談記録の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

採用する側が、面接をした際の印象、会話の記録などをまとめたものが面接記録で、記録方法は、さまざまなスタイルがあります。議事録方式で、交された会話の総てを記録したもの、書式の中にはめ込んだものなどいろいろありますが、いずれにしろ、この面談記録が採用の合否を決める重要な役目を持っています。採用する側は、面接官から提出された記録を元に判定会議を開きますが、多くの場合、この記録票が基準になります。

面談記録は、さまざまな呼び方があります。会社によってその名称は違いますが、多くの場合内容を記録する用紙を記録票といい、タイトルは面談記録票、人物判定チェックリスト、面接チェックシート、面接チェックリストと呼ばれています。一覧表になっているのが殆どですので、書き出し、結びの言葉と言ったものはありませんが、議事録方式の場合は「〇月〇日に行った〇〇氏に対する面接の結果を次のとおり報告します」といった前書きがあり、最後に「事実に即し公正なものであることを誓います」と結びの言葉が添えられる場合があります。

面談記録票は多くの会社で使われる名称です。用紙はＡ４判、横書き、片面刷りで、一枚に収まるようになっています。ここに記入するのは対象者の氏名、面接官氏名、評価項目、採点などです。評価項目は、大きく分けて容姿・態度、話し方、家庭環境、学歴・経験、思想、その他などに分かれます。多くの場合、面接終了後、面接官が記録メモを整理しながら、記録票に書き込み会社の審査委員会（名称は会社によりさまざま）に提出します。面接官が審査委員になっている場合もあります。

面談記録の書き方の例文・文例01のポイントは、評定項目にあります。例えば容姿・態度の項目で「明朗で礼儀正しい」と記入され、採点欄でＡランクに評価された場合は、非常に有利と言えます。こうした項目のひとつ一つの積み重ねが総合評価に繋がります。会社によって評価項目が多岐にわたり、素人では判断できない専門的な項目もあるので、評価を専門家に委ねるところもあります。

面接の相手が、高校生、大学生でない場合もあります。臨時に行われる主婦パートの採用、中途採用者の面接などがそれで、この場合は中途採用面接チェックリスト、主婦パート向け面接チェックリストといった書類が用意されます。新卒の高校生、大学生の採用とは違って、評定項目はかなり少なくなります。会社によっては面接官が独自の質問をして、その結果をまとめて提出するところもあります。

面談記録の書き方の例文・文例02のポイントは、パート、中途採用などの場合は、新卒の採用と違って、かなり評価項目が少ないことです。それでも聞かなければならないことは、総て網羅されているので、知りたいことは大体把握できます。面接官が独自の立場行う質問が重要視される場合もあります。面接を受ける立場の人は、どれが重要な質問で、どれが重要でないかの判断は出来ませんので、一つ一つの質問に対して、誠意をこめて正直に答えていくことが大切です。

面接記録は会社のマニュアルに沿ったものが使われるのが一般的ですが、中には専門業者に委託するところもあります。専門業者に委託すると、かなりのボリュームになり、質問を受ける側が疲れてしまうと言ったケースもあります。委託した場合は、面談終了後、分析整理が行われ、その結果が一覧表になって届けられます。これを元に、会社側では合否を決めますが、委託した場合は、詳細なデータが手に入る反面、費用がかかりすぎる、専門的で判断に迷うことがあるなど問題点も多いようです。

面談記録の書き方の例文・文例03は、会社が製作したチェックシートではなく、調査の総てを専門の業者に委託するという方法です。これだと社員の手間は省けますが、その分経費がかかり、データを入手するまでに時間がかかると言う問題点もあります。採用する人数が少ない場合は、業者に委託することは考えられませんが、50人100人とまとまって採用する大企業の場合は、業者委託をする場合もあるようです。

企業の面接は、新社員の採用のときだけではなく社員のカウンセリングと言ったケースでも行われます。大勢の社員を抱え、毎日の残業を余儀なくされる忙しい会社では、社員のメンタル面でのフォローと言うのは大切な仕事です。仕事の処理も的確で、多くの同僚から信頼を集めていた社員が、仕事を抱えすぎて欝になるケースはよくあります。こうした場合、専門家による面談が求められます。これは一人の社員の行く末がかかる重要なことなので専門医師などに頼むことになります。一度だけで済む問題ではないので、手紙でのやり取りも必要でしょう。

面談記録の書き方の例文・文例04のポイントは、新入社員の面接とは次元の全く違う面接になるので、素人ではできないことです。従って専門の医師などに面接を依頼することになりますが、１度や２度の面接で解決するほど生易しい問題ではないので、会社としてもこうした事態を想定した上で、十分対処できる対策を練っておく必要があります。会社の機構が複雑になればなるほど、こうしたケースは増えてきます。

新採用ではなく、一度退職した社員が復職するに当って面接を行うと言うことはしばしばあります。この場合退職理由が問題になります。円満退職か、喧嘩別れかで対応も違ってきますが、ここでは面接をすると言うのですから、喧嘩別れでなかったことは確かなようです。面接官が在職当時の社員を知っていれば問題はありませんが、全く知らない場合は、やはり退職理由が問題になるでしょう。何故退職したかに質問が集中します。これをクリアして理解が得られれば問題はないでしょう。

面談記録の書き方の例文・文例05のポイントは、再就職の面接の山場は、なんと言っても何故辞めたのか、何故復職するのかにかかります。面接官が、自分が退職後に入社した人だと、話が通じ難くなりこともありますが、会社が面接を了解したと言うことは採用の意思ありと見て差し支えないでしょう。この場合は再就職で何をやりたいのかはっきり伝えなければなりません。再就職者を対象とした面談記録票といった雛形はないのが普通ですから、面接官との意思疎通が大事になります。

面談記録の書き方で使われる言葉の中で、評価項目というのは、事情に大切なところです。この中には、容姿・態度、話し方、家庭環境、学歴・経験、思想など、どれ一つとっても合否に影響する重要なものばかりですので、好印象を持ってもらえるような受け応えが大切です。項目の一つ一つにＡからＥまで５段階の採点表がついています。（会社により多少の差はあります）。会社はこの結果を元に合否を決めるのです。

面談記録の書き方と注意点は、面接を行った面接官が担当する部分ですが、ここには一般的に面接官が個人的な意見を書き込む欄があります。この欄に書かれる内容は直接合否を左右すると言っても良いほど重要な役割りを持っています。学歴、経験は修正のしようがありませんが、態度、話し方は、好感を持ってもらうように修正できます。面談記録にプラスアルファーが書き込まれるように努力すべきです。

面談記録の書き方のポイントは、あくまでも面接官の手の内、胸の内にあります。面接官から提出された面談記録を元に会社の選考委員が合否を決めます。面接官が選考委員の一人になってる場合もありますが、あくまでも面談記録の内容が中心となります。このため面接官はあくまでも冷静に事実を書きとめ、面接した相手が必要以上に不利になったり、有利になったりするような、感情的な表現を使わないことが求められます。