提案書の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

サラリーマンは会社で様々な提案をする機会があります。企業を運営していくにあたり、日々刻々と変わっていく社会情勢などに合わせて、社内体制や販売戦略などは随時見直す必要があります。今現在上手くいっている戦略等も数年後も安泰とは限らないのです。従って企業に勤めるサラリーマンは、分かりやすい提案書の書き方を勉強しておかなければならないのです。

提案書の書き出しの言葉としては、テーマを記載することです。これから何について説明するのかを冒頭の部分に書く際、雛形の例文としては、「今後3年間の人事戦略の概要について」といった感じでよいでしょう。これですと提案書を受け取った側は採用や異動の方針についてのことが書かれているのだろうと予測しながら提案書を読み進めていくことが出来るのです。

提案書は社内会議や打ち合わせで内容を説明し、承認を得て実行となります。従って実行後のどういった効果をもたらすのかを明確に記載しておかなければなりません。例文としては、「社内の異動戦略の見直し案として、入社後3年以内の社員は、この期間に必ず2部署間を経験することとし、幅広い目線で仕事が出来る実力をつけることを目的とする」という感じでよいでしょう。

会社の提案書には、その提案を行った後の効果も明確に記載しておきたいものです。明確に効果の出そうな提案については承認する側も否定する根拠がありませんので、提案が承認される確率は高くなるのです。数値面で効果が計算できるものは数値を出しておくとより具体性が増します。また、人事戦略などは数値的にはあらわしにくいですが、社員が成長できるという根拠が欲しいものです。

提案書に固定のフォーマットの書式などはありませんが、金額面についてはどういった書式で書く場合も記載しておきたいものです。例えば新商品のＰＲ戦略の提案の場合、どれくらい広告宣伝費がかかるのかであるとか、商品の仕入れコストがどれくらいかかるのか、また、目標数量を売ればどれくらいの販売金額になるのかの記載が必要です。もちろん、利益見積もりの記載も必須です。

会社で何らかの提案をする際は、金額面についての記載は必須になります。いかなる戦略であっても必ず会社の予算を使う訳ですので、その予算を使って会社に利益をもたらす提案であることを金額面からアピールして記載しておくことが必要になるのです。ただし、未知の分野に参入する場合は、利益が予測しにくいことがありますので、最初はテスト販売などの実施で様子を見る提案でもいいのです。

どういう文面で書面の構成するかは、手紙などと同様に提案書でも悩むものですが、効果的な書き方としては冒頭に結論を記載する書き方があります。雛形の例文としては、「新商品Ａの販売促進策実施に伴う費用承認の件」といった感じでいいのです。これですと提案を聞く側も新商品Ａについての説明と、金額について聞けばいいと事前準備が出来て、内容を把握しやすくなるのです。

提案書では、冒頭に結論を記載する書き方が提案承認をもらうために効果的であると言えます。これを逆に提案用紙の最後に記載していたような場合、提案書の途中を読み進めているうちに何を承認するのかがぼやけてしまうこともあるのです。従ってそういったことを避けるため、冒頭に承認してもらいたい内容を簡潔に記載しておくことがベターと言えます。箇条書きで書いてもいいでしょう。

提案書を書く際に効果的なのは、部分的にグラフや表を盛り込んで視覚的な部分でも訴えることです。文字ばかりの提案書ではインパクトに欠ける場合がありますので、「詳細は添付資料の１と２をご参照ください」と提案書に記載し、別途コピーした写真やグラフなどの参考資料を用意するようにすればベターでしょう。参考資料はＡ３などの大きな用紙でも構いません。

会社の提案書は、必要な部分についての説明にはグラフや表、写真などを使って行いたいものです。従って通常の会議用紙とは別で、参考資料を用意して提案に臨みたいものです。モニター画面を使える会議室でしたら、モニターに大きく映せる資料も用意しておきたいものです。いろいろな手法を使って承認してもらいたい事項を視覚的に訴えることで、承認される確率は上がります。

会社の提案書では、複数の関連部署の意思が統一された提案かどうかという点も大事な要素になります。大規模な新商品ＰＲ企画を提案するような場合、各部署の連携が必要になります。このような場合の雛形の例文としては、「広告宣伝課と営業課においてＰＲ関連についての綿密な打ち合わせを行い、十分な効果を得られると判断した」といった感じの文面でよいでしょう。

会社で大規模なプロジェクトなどを行う場合、複数部署の連携が不可欠になります。関連部署の協力体制が整っているかどうかによって、提案が承認されるかどうかが決まってきますので、きちんと社内打ち合わせをして提案書は作成したいものです。提案を承認する側は多額の予算を使う提案については慎重に承認依頼内容を確認しますので、作成側も綿密に考えておかねばなりません。

提案書を作成する場合、その提案内容を確認して承認する側の会社の幹部のことも頭に入れておかねばなりません。大きな額の金額の承認ともなれば、簡単に承認する訳にもいかず、明確に会社にとってプラスになるという根拠のある提案でなければ承認できません。従って、必要経費や利益見込みなどをきちんと計算して提案書には記載しておかねばならないのです。

会社の提案書には、金額面についてもきちんと記載しておかねばなりません。予算がどれくらいかかるのかの記載は必須になります。また、その提案を行った際にどういった効果があるのかも明確に記載しておかねばなりません。会社に利益ももたらす提案ですと承認される確率は高くなります。グラフや表などの添付資料も用意して、視覚的に訴える提案書にしたいものです。

サラリーマンは会社でいろんな提案をする機会があります。現在上手くいっている戦略でも数年後には維持できなくなって新たな戦略が必要となったりしますので、日々そういったことに備えて提案していく姿勢がサラリーマンには求められるのです。従って提案書の書き方を勉強して、承認されやすい提案書の書き方のコツを会得しておくことがサラリーマンに必要なスキルになります。