企画書の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

企画書とは、商品開発や事業の開発、イベント開催などの様々な場面で必要不可欠な書類になります。むしろ、企画書の良し悪しによってその企画自体の評価も変わってきてしまう、とても責任のある文書です。このような理由から少し敬遠しがちな企画書の作成ですが、実際は雛形に沿ってしまえば難しいものではありません。慣れと経験でどうにかなる場合もあるので、ぜひ挑戦してみましょう。

今回の解説における「企画書」は、主に高校や大学、または地域などで行うイベントの企画書についてです。言葉遣いや書式など、会社関係の企画書に比べると、多少ゆるい部分もありますが、同じ企画書になるので企画書作成の初心者には重要な経験となるでしょう。企画書のできによっては、その企画自体が没になる可能性もあるので注意して作成していきましょう。

まず1つ目のポイントとなるのは、過去のデータがあればそれを参照することです。過去とは違う雰囲気のイベントにしたいという思いを持っていたとしても、まずは過去のデータから、イベント開催の時期、予算、参加人数、タイムスケジュール、実施後の反省などをしっかりと把握して置くようにしましょう。中身が異なるイベントでも、同時期に行うイベントでは行かせるポイントが多くあるはずです。先代の知恵、とも言うように、過去の経験を活かすようにしましょう。

ポイント①「過去のデータがあればそれを参照する」過去のデータを残して保存しているのは、まさにこのような「振り返り」のためです。その他にも保存している理由はありますが、大きくはこの通りです。過去のデータを参考とするのはすばらしいことですが、引用しすぎないように注意しましょう。文書をそのまま引用することで、過去と今年の変更点なども見失ってしまう場合もあります。

次のポイントは、目的や方法などを最初に表記することです。企画書の一つ目の目的としては、その企画を通してもらえるのか最高責任者に許可をもらうためのものです。その許可をもらうため、「どんな目的で」「どのような方法で」から、「日時や場所」「必要な予算」などの情報が必要になるのです。なにもわからずに、「～イベントをしても良いですか」と聞かれても、許可は出せません。目的、方法などを書くようにしましょう。

ポイント②「目的、方法などを表記する」先述したとおり、企画書は企画の許可を申請する言わば「手紙」なのです。そのため、企画書を始めて読んだ人が、その企画自体に不明点を感じないようにイベントの目的や方法を書くようにしましょう。採用されない例文として、「楽しそうだから」などは目的になりません。その点を注意しながら文章を考えるようにしましょう。

次のポイントは、責任者やスタッフの当日までの動き、そしてさらに当日の動きをまとめておくことです。企画書の第二の目的は、「打ち合わせ」です。企画書を読むことで当日の情報や、それまでに必要な動きがわかり、スタッフ一人ひとりが自分に与えられた行動を行えるためのものです。そのため、動きとそれに必要な人数配分を決定した後、実際にそれを誰が担当するのかを名指しで記入していきましょう。

ポイント③「責任者と、スタッフの当日までの動き、当日の動きを書いておく」名指しでの役割分担が完了したら、表にまとめておくことをおすすめします。とくに当日の動きについては、タイムスケジュールのように時間帯別でまとめておくとわかりやすいので良いでしょう。また、スタッフについては時間による交代制だったりもすると思うので、その場合にも交代の時間やルールについて触れておくのも良いでしょう。

次のポイントは、予算表、準備表などの一覧を作ることです。必ず「表にする」必要はないですが、表にすることで後々見やすい企画書になります。誰が見てもわかりやすい企画書を追及するためにも、表にすることをお勧めします。予算は過去のデータを参照した上で決めていくと、比較的決まりやすいです。予算を決める場合には、かならず「予備費」も忘れないようにしましょう。万が一に備えるためです。

ポイント④「予算表、準備物などの一覧を作成する」準備物などは、必要なものをリストアップした上で、その隣の欄に「準備者（購入者）」を記載するようにしましょう。購入しなくてはいけないものと、お金を使わずに準備できるものがあるはずなので、そのことも書いておくとよりわかりやすいです。そしてどちらの場合も、購入先の情報（店舗名）、準備元（〇〇会社から拝借）などの情報も忘れずに書きましょう。

最後のポイントは、企画書の作成者氏名、作成日時などを忘れずに記載することです。企画には責任者がいますが、企画書の作成者も同等レベルの責任を持っています。企画書に不備があった場合には、企画書の作成者に聞くほうが良いからです。また、最高責任者などに企画書を提出した際の不明点などは、企画担当者に直接きかれますが、文章をまとめた作成者と責任者で協力することですばやい反応ができることもあります。

ポイント⑤「企画書の作成者、最終編集日などの情報も記載する」企画書の作成日は、変更があるたびに書き換えるようにしましょう。なぜなら、その企画書が最新の情報かどうかが不明だと、いちいち確認しなくてはいけなくなるからです。それは手間にもなりますし、企画中の時間の無駄遣いにもつながります。変更点や、企画会議のたびに日付には気を配り変更するようにしましょう。

企画書を書くときには、会議を行いながらそれでの話し合いを元に作成していく場合も多々あります。しかし会議中には変更の書き直しは極力しないように心がけましょう。あくまでも一時的にメモを取っておき、その会議の議事録と参照しながら後日（または会議後）に企画書の訂正などの作業に入りましょう。そうすることで、会議にもしっかり参加することができます。

今回挙げたポイントを守っていれば、それなりの企画書が作成できるはずです。しかし、なにかを企画するということはかなりの責任が伴うことです。もしも最高責任者に提出したあとで問題が発覚しては遅いです。そうなるのを防ぐためにも、企画書ができたらそのたびに、企画の責任者にすべて確認をしてもらうようにしてください。何度も確認を行うことでミスも減ってきますので、その点を注意しながら企画書を作成するようにしてください。

企画書を上手に作成する上でのポイントは以下のとおりです。しっかりとポイントを押さえるようにしましょう。ポイント①「過去のデータがあればそれを参照する」ポイント②「目的、方法などを表記する」ポイント③「責任者と、スタッフの当日までの動き、当日の動きを書いておく」ポイント④「予算表、準備物などの一覧を作成する」ポイント⑤「企画書の作成者、最終編集日などの情報も記載する」