稟議書の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

複数の人たちからの承認を得るために必要なのが稟議書です。そのため、承認されやすいような書式や簡潔な言葉で書く必要があります。大企業などでは稟議規定というものがあり、書式や雛形が決まっているものもあります。そのため、はじめから自分で作成する手間が省けます。稟議書で使用した文書の保存期間なども決まっている場合があるため自分の会社の規定をチェックする必要があります。

稟議書は会議を開く手間を省く手段としても利用できます。担当者が文章を作成して上位役職者に捺印してもらいチェックする制度です。稟議書は企業における意思決定のプロセスですので効率的に使用することによって金額が大きな製品の購入や重要なプロジェクトの決定などを行うことが出来ます。海外では稟議書のようなシステムはなく、日本独特なものとされています。

一般的に稟議書は部門の担当者から上司へと閲覧されるようになっており、多段階決済のシステムとなっております。日本でこの稟議書が多く使用されている背景には責任と所在を明確にすることが出来るためです。担当者が起案して上司の捺印の上に実行することで上司の責任になりますので、重要な決定事項を行う場合にも使用されております。稟議の判子の数から責任を個人として取らせないようにしています。

稟議書を書く目的としては承認と捺印を得ることです。中小企業やベンチャー企業は稟議書の書式が決まっていないケースが多いため、上司を納得させることができる文章作成が重要になってきます。手紙などを頻繁に書いている人や表現方法が豊富な人は安心ですが、稟議書を頻繁に書かない人は稟議が通った例文や過去の資料を参考にして言い回しを考える必要があります。

稟議書を書く際の注意点としては簡潔明瞭に書くことが基本です。わかりやすい文章でないと読む気がしなくなるため、通る稟議も却下されてしまう可能性もあります。また、誤字脱字があることで真剣に稟議を書いたのか疑問になります。丁寧に相手に伝わりやすい文章にすることがポイントです。稟議書書類作成の際には決済を受けるべき人物の捺印スペースを空けておくことも必要です。

件名はなるべくシンプルにして起案内容を簡潔にまとめる必要があります。始めから長い文章で記入することによって見づらい書類になってしまうため注意が必要です。物品購入に関する稟議書の場合は箇条書きにすることで一目で製品を理解することが出来ます。価格や数量なども簡単にチェックすることが出来るため、問題がある箇所などもすぐに知ることができます。

それを行うことによって会社のどのような利益をもたらすかが重要です。理由や費用対効果の項目で記載するべき文章ですので、簡潔な文章の中にも決裁者に必要性をわかってもらうことが出来ることがポイントです。効果や予算を具体的な数字で示すことによって決裁者にもイメージしやすくなります。曖昧な表現だと実感がしにくく、省エネや予算の削減などの想像が出来ないです。

稟議書で提案した事柄に対して反対意見や問題点があらかじめわかっている場合は記入しておくことがお勧めです。それに対する解決策を記入することで稟議が通ってからの対応が楽になります。予算額は正確に記入することが大切です。消費税額も正確に記入することによって次の申請者の予算を把握することが出来ます。次の申請者に迷惑をかけないためにも予算はしっかり記載することが必要です。

予算についてはあらかじめ申請して認められたかを確認してから稟議を書くことが一般的です。予算外だとしても費用対効果や反対意見を提示することによって説得することが出来ます。そのためにも、稟議が通った書類や過去の事例を参考にして決裁者を納得させることができる文章作成が必須です。物品購入などの稟議ではカタログや見積書などの書類の添付でさらにわかりやすくなります。

カタログ類を稟議書に添付する場合にはかさばらない様に必要箇所だけコピーをとったり、縮小したりして見やすいようにすることが必要です。A4サイズなど稟議書に合わせたサイズにすることが決裁者も見やすくなります。会社によっては稟議書への添付が不可の場合もあるため、その場合は稟議書内に細かく文章を書き込むことがポイントです。何が何でも説得して稟議が通るようにします。

稟議書内で多く使用される例文がありますので、過去の資料を参考に自分が使える部分は盗むことが大事です。日常業務で多く使用される文面など決まった形式がありますので、データに残しておくことで購入商品の品名や金額、数量のみの変更で稟議書ができるケースもあります。古い製品の買い替えなどはデータの処理速度など現在の状態から新しい製品にすることで得られるメリットを書くことがポイントです。

従来の製品を使用したままだとどのような状態になるか、デメリットなどを書いて不満を表します。購入予定製品を導入することによって業務効率が改善するなど時間や処理速度など具体的な数字が有れば記入することで決裁者にも理解を得やすくなります。他社との相見積もりを取っていることをアピールすることで値下げに努力した経緯をアピールすることも出来ます。

セミナーへの参加なども予算外だと稟議書を書く必要があります。その際にはどれだけ重要なセミナーで自己成長につながり、会社に貢献することが出来るかをアピールする必要があります。人件費は会社の中でも高額な部類に入ってきますので、臨時でアルバイトを雇う際にも稟議書が必要です。導入の際の理由を明確にして商品の売れ行きが良く繁忙期になる事が予想されるためなどを書きます。

広告出稿も稟議書に書く場合は媒体の選定理由や費用対効果を明確にすることが重要です。直属の上司などに一番はじめに見せるのが稟議書ですのである程度の根回しも必要です。全面協力をしてもらうためにも事前に根回しをしてコミュニケーションをとっておくことで話がスムーズに進みます。初めて見るような稟議だと通る稟議も決済をもらうことが難しくなります。

事前に担当者が決裁者と打合せをして根回しをすることによって稟議が通りやすくなります。ぱっと見てわかりやすい文章や丁寧な言い回しを心がけることによって決済が降りる可能性が上がります。費用対効果や会社のためになるための提案であることをわかってもらうことが重要です。長い文章になって読みづらくなってしまうことのないように簡潔に綴ることが重要です。