品質管理での報告書の書き方や例文・文例・... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

品質にこだわった物づくりをしている企業は、委託している工場が品質を維持する体制で生産を行っているかを随時点検に出向く必要があります。大量生産をしている商品の場合、生産を複数の工場で行っていることも多いですから、そういった場合には複数工場を定期的に点検しなければなりません。そして点検後は報告書を作成し、社内報告を行うことで品質に対する認識を一致させておく必要があります。

品質管理での報告書の書き出しの言葉としては、「Ａ商品を生産しているＢ工場、Ｃ工場、Ｄ工場の定期巡回工場視察の結果まとめについて」という感じでよいでしょう。これら視察はなるべく同じ時期に巡回することが得策であると言えます。生産開始からの期間にばらつきが出ますと、商品の完成枚数にも差が出て、複数の工場を同じ視点で視察することが難しくなるからです。

品質管理での報告書には、視察した生産現場の品質管理体制について言及しておく必要があります。こういった場合の雛形の例文としては、「生産現場の品質管理体制は、班長であるＮ氏が1日に3回各品質チェックポイントの行程を巡回し、品質状態をチェックしている」という感じで記載しておけばベターでしょう。品質管理の維持には定期的な巡回チェックが効果的なのです。

品質管理での報告書には、工場内の品質管理体制が構築されているかを記載しておかねばなりません。生産工場では毎日商品が生産されますが、きちんと品質をチェックしていないと不良品が生産されてしまうことがあります。従って品質管理の責任者を置き、例えば繊維製品の場合ですと1日に何度か抜き取りで完成品の寸法チェックをするということも必要なのです。

材料の受け入れ体制がきちんとできているかも品質を維持するためには必要なことです。従って材料受け入れ時のことについても品質管理での報告書には記載しておかねばなりません。「材料の受け入れの際、Ｃ工場では目視確認で資材に破損がないか確認しています。また、化粧箱等の包装資材については、納品書と納入された数量が一致しているかも担当者が確認しています」という感じで記載しておくと良いでしょう。

商品の生産において不良品が発見された場合、その原因が資材にあることは少なくありません。従ってどの工場でも資材入荷時にきちんと不良品がないかを確認しておくことが必須になります。入荷時に不良が発見された場合、即座に返品して替わりの資材の入荷を依頼しないと、工場のラインに影響してくることもあるのです。従って資材管理がきちんとできているかも品質管理での報告書には記載しなければなりません。

品質管理での報告書には、工場視察の際に工場担当者と会話したことについても記載しておきたいものです。品質に対する認識が高い工場ですと発注する側も安心出来ます。こういった場合の書式としては、「品質管理担当課長であるＦ氏は、生産体制の話をしていて、非常に品質面に対して高い認識を持っていると感じた」という感じの所見を記載しておくと良いでしょう。

生産工場が高い品質を維持していくためには、管理責任者の役割も重要になります。管理責任者が高い意識を持って品質維持に努めている工場は、工場の社員にもその認識が行き届いている者なのです。従って工場視察をして品質管理責任者と会話した内容も、品質管理での報告書には記載しておきたいものです。長く付き合っていきたい工場は、品質のいい工場なのです。

品質管理での報告書には、生産現場における不良内容の内訳も記載しておきたいものです。出来ればパーセントで数値化しておくとイメージがつきやすいです。この場合の雛形の例文としては、「自社工場Ａラインについて、全体の不良率は1パーセントであった。不良品の内訳としては約3割が包装形態不良で、2割が寸法関連の不良であった」という感じで記載しておくと良いでしょう。

商品を生産することにおいて、不良率を0パーセントにすることは不可能に近いと言えます。しかしやはり少ない方がロスもなくて生産効率もアップし、工場のコストもカット出来ますので、不良品は少ないに越したことはないのです。不良品を少なくするためには現在の不良品発生の内訳を知ることです。内訳が分かれば対策を立てやすいので、品質管理での報告書にもパーセントを載せて記載しておくと良いです。

品質管理での報告書には、不良品を発生させてもなかなか改善されない工場についても記載しておきたいものです。こういった工場には上司から工場の責任者に手紙を送るなどして今後の商品発注について数量を減らすなどを検討していることを知らせなければなりません。「Ｌ生産工場は、2期連続して不良率が3パーセントを超え、工場内のモチベーションの低下も懸念される」という感じで報告書に書いておくと良いでしょう。

品質管理での報告書には、品質の悪さがなかなか改善されない工場についての所見も記載しておきたいものです。工場のコスト面の限界から、多くの人員を品質管理部門に配置できない工場もあるのは事実なのですが、発注する側の立場としては不良率の高い工場には発注が出来ません。従ってそういった工場とは、上司が出向いて今後の取引の方向性を話し合うなどの対策が必要なのです。

品質管理担当者との会話がなぜ大事かと言えば、工場にとっても不良品をなくすことが本来は一番目指すべきところだからです。会話をしてみるとそういった意識が強いのか、もしくはあまり意識なく惰性で生産をしているのかが分かるものです。工場の経営状態とも連動しており、社員を大事にしている工場では、社員は皆目的意識を持って高い品質を目指して働いているのです。

品質管理での報告書には、生産現場の品質管理体制や、不良品発生率、工場長や品質管理担当者と商談した会話の内容を盛り込んで作成することがベターでしょう。定期的に発注側の品質担当が工場に出向いて巡回点検することによってお互いのコミュニケーションも深まっていきますので、生産現場の更なる品質管理強化のために、巡回点検は有効であると言えます。

発注する側の企業の品質管理担当者が生産工場を視察して品質管理での報告書を作成することによって、社内で自社商品の品質管理体制の把握が出来ます。工場ごとに不良率を算出して比較したり、効率よく清算してコストダウンが図れている工場がどこかを把握することも同時に出来ます。品質を維持するには生産現場の意識が高くなくてはなりませんので、そういった部分も巡回点検で確認するポイントです。