取締役辞表の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

取締役を辞任したい場合は、代表取締役などの会社の代表者に必ずその意思を伝えなければなりません。この意思表示は口頭でも文書でも行うことができますが、辞任後のトラブルを回避する目的もあり、文書によって行われることがほとんどです。取締役辞表は基本的には、決められた書式でしっかりと書かれていれば、代表取締役や他の取締役の賛否に関係なく、会社の代表者のもとに届いた段階で法的な効力が発生します。

取締役辞表は手紙のような形式でなく、雛形や例文を参考にして形式的な内容で済ませる場合が多いです。取締役辞表では、書き出しか結びのどちらかに、会社名の後に「御中」と敬称をつけた表現を用いるのが殆どです。この表現を書き出しに用いた場合は、辞表の上から順に提出日、「辞任届」の表題といった順番で書いていきます。一方、結びに用いた場合は、「辞任届」の表題が辞表の一番上にきて、提出日は本文の後に記入されることが多いです。

取締役辞表の最も基本的な書き方は、まず「辞任届」と表題を書き、続けて「私はこの度、一身上の都合により貴社の取締役を辞任いたしたく、お届けいたします。」と取締役辞任の意思を示す言葉を記載します。そして、その下に辞表の提出年月日、辞任する取締役の住所・氏名と続けて、最後に会社名を書き、語尾に「御中」と付け加えます。文書を書き終えたら、最後に取締役氏名の横に実印を押印します。

取締役辞表では、辞任の理由について詳細に書かなければならないのではないかと考える人がいますが、前述の例のように辞任理由を「一身上の都合」という言葉でまとめても、十分に法的に取締役辞任の効力は発生します。取締役辞表では、「辞任届」という表題、取締役を辞任する旨が明確になっている本文、提出年月日の記載、取締役自身の署名や押印が全て書かれていれば、法的に十分な効力を持つ文書になります。

もし、取締役を辞任する時期を具体的に決めているのであれば、取締役辞表の本文には、その日付を具体的に記入しておくと良いです。例えば、2015(平成27)年9月30日で辞任する場合は「このたび、一身上の都合により、平成27年9月30日をもって貴社の取締役を辞任いたしたく、お届けいたします。」などといった表現で、本文を記載すればよいでしょう。

取締役辞表では、文書の中で取締役を辞任する時期が記載されていない場合は、辞表が代表取締役などの会社の代表者に届いた段階で辞任の効力が生じることになります。しかし、辞任の時期が文書に記載されていれば、その文書に記載された日付が辞任の効力発生日となります。もし、辞任を決めた段階で社内でやり残していることがあるのなら、取締役辞表には必ず辞任時期を記載するようにしましょう。

取締役辞表を出して受理されても、会社の登記簿上では取締役として登記されたままとなっています。そのため、取締役辞表の本文で、辞任の意思をします文章に続けて「なお、本書面の到達し次第すみやかに取締役辞任の登記手続きをして下されたく、お願い申し上げます。」などといった表現で、役員変更登記の手続きを行ってもらうよう促すと、辞任後のトラブルを回避できる可能性がより高まります。

社内の取締役や監査役などに辞任者が出た場合、会社はすみやかに法務局に役員変更登記の申請をしなければなりません。社内では辞表が受理されて取締役ではなくなっても、登記簿に記載されていれば、対外的には辞任者は取締役のままとなっており、株主代表訴訟による損害賠償責任を追及される可能性が残ります。取締役辞表に、役員変更登記を依頼する文章を付け加えるのは、辞任後に損害賠償責任を取る立場になる可能性を取り除くためでもあります。

病気の治療に専念するために、会社の代表取締役を他の人に譲って自分は取締役として会社に残る場合、取締役辞表の本文には「私は、このたび病気療養のため、来る平成28年3月31日をもって、貴社の代表取締役のみを辞任いたしたく、お届けいたします。つきましては、すみやかに代表取締役の辞任登記手続きをしていただきたくお願い申し上げます。」などといった表現を用いて記述します。

代表取締役は会社の代表者として日頃は業務を行いますが、体調不良が長引くなどの理由で代表者としての職務を遂行できないことがあります。このとき代表取締役がとる行動には、代表取締役のみ辞任して、取締役として留任するケースと、代表取締役だけでなく取締役も辞任するケースの2つがあります。もし、代表取締役のみを退きたいのであれば、取締役辞表では「代表取締役のみを辞任」という表現を用いて、取締役として残る意思を明確にする必要があります。

会社で代表取締役になっている者が取締役も含めて辞任する場合、例えば2016(平成28)年6月24日に実施される株主総会を最後に辞任する場合は「私は、このたび一身上の都合により、来る平成28年6月24日に開催予定である定時株主総会の終結をもって、貴社の取締役及び代表取締役を辞任いたしたく、お届けいたします。」などという表現で取締役辞表を作成します。

代表取締役が辞任する際に、取締役も含めて辞任することになるケースがあります。この場合に作成する取締役辞表では、取締役と代表取締役の両方を辞任することを文書の中で明確にする必要があります。単に「代表取締役を辞任したく、お届けいたします。」という表現にすると、代表取締役のみを辞任し、取締役は留任すると第三者に解釈される可能性があるからです。

役員変更登記とは、法務局で申請できる法人の登記申請の種類の一つで、登記簿中の役員に関する事項を変更したいにこの手続きを行います。申請は、役員変更登記申請書と呼ばれる書類に必要事項を記入することによって行います。実は、取締役辞表はこの役員変更登記の申請をする際に添付する必要がある書類の一つとなっており、登記事務を行う職員に対して取締役が確かに辞任したことを示す根拠となります。

取締役辞表の提出時期に特に厳密な決まりはありませんが、取締役に辞任者がでた場合にはその会社は2週間以内に役員変更登記をしなければならないため、このことを考慮して辞任したい日の2週間前までに出すようにすると良いでしょう。また、取締役辞表を郵送する際は内容証明郵便にしておくと、取締役あるいは代表取締役の辞任の意思を間違いなく会社へ伝えたという証拠が残るため、自身の取締役辞任をめぐってトラブルになる可能性を低くすることができます。

取締役辞表は、辞任の意思が明確に読み取れるような本文にすることが最も重要であり、辞任の理由については「一身上の都合」や「病気療養」などといった簡単なもので十分です。また、辞任後に会社との間にできるだけトラブルが無いようにするためには、辞任の意思を示す文章に続けて役員変更登記の手続きをとるようお願いする文章を載せたり、内容証明郵便で辞表を送付したりするのが効果的です。