案内文の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

案内文とは、言葉の通り「～～について案内する文書」のことです。案内文が必要なものは多数あり、なにかのイベントであったり、集会であったり、または地域社会で生活するうえでのルールのようなものであったりと様々です。様々な場面で必要になってくる案内文は、ある程度雛形が決まってきているのでそれを守れば誰でもわかりやすい案内文を書くことができます。

案内文は多くの場合、対象の人に当てた手紙のような役割をします。そのため、その文章を読んだだけで内容や必要事項を理解できるように書かなくてはいけません。書式などにも注意を払い、見やすく、必要な情報が抜けることのない案内文を作成するように心がけましょう。そのために必要ないくつかの項目をポイントごとに説明していきますので、参考に進めていってください。

まず最初のポイントとなるのは、「日時」を正確に表記するということです。ここで最も重要視されるのは、日時とは「〇月〇日〇曜日〇時～〇時」のことです。当たり前な話ではありますが、抜かりの無いように書いてください。曜日は無くても問題はありませんが、曜日を書くことでよりわかりやすくなるメリットがあります。読む人のことを考えて、曜日まで書くようにすると良いでしょう。

ポイント①「日時を抜かりなく書くこと」よく見かけるイベント告知などの案内文では、曜日と日にちが一致していない場合が多々あります。そうすると、曜日と日にち、どちらの情報が正しいのかの判断がつかなくなり、疑問を持った人からの問い合わせが殺到するでしょう。そのような状況に陥らないためにも、日にちと曜日は過去のデータを引用するのではなく、しっかりと確認して書き込むようにしましょう。

次のポイントは、参加費や募集人数が必要な案内文の場合はそのこともきちんと表記することです。特にイベントについての案内文ですが、不特定多数の人たちを呼んで何かを行う場合、募集人数が必要になります。また、満足なイベントを行うためには参加費を徴収することもあります。募集人数を定める場合には、定員になり次第終了や、定員になった場合は抽選などの情報を書くようにしましょう。

ポイント②「参加費、募集人数について書くこと」参加費は、わかりやすいように書きましょう。あまりにも小さな字で書いてあって読んでいる人が読み飛ばしてしまうと大変です。場合や金額によっては、参加者やその関係者の人から苦情が来ることもあるでしょう。そうならないためにも、日時などと同じ括りで、文字のインデントを変えずにきちんと表記するようにしましょう。

次のポイントは、雨天の場合の情報を表記することです。これもイベントの場合が多いですが、特に屋外でのイベントの場合には、雨天の場合は中止になるのか、延期になるのかまたは決行なのかを書くようにしましょう。これは日時の後のスペースに括弧書きで表記することが多いです。文字の大きさは多少は小さくしても問題はありませんが、限度をもった程度にするようにしましょう。

ポイント③「雨天中止または決行などについて書くこと」また、参加者を事前に申し込みをし、個人情報などを登録している大規模なイベントの場合、雨天の時には一斉メールを送信するのも良いでしょう。その場合には、雨天の場合のことを表記する際に、例文「～時までに担当者から決行かどうかのメールを送ります」などと書いておくと良いでしょう。参加者は、小雨のときなどの判断は難しいものです。そのような記載があるだけでも安心するものです。

次のポイントは、緊急や申し込みの際の連絡先、また責任者の名前などの情報を見やすく表記することです。イベントにせよ集会の出席にせよ、案内文を見た人が「参加しよう」と決めるが、どこに連絡をして良いのかわからず、参加表明ができなかったということも少なくありません。案内文を用意するのであれば、その情報も抜かりなく書くようにしなくてはいけません。

ポイント④「連絡先や責任者の情報を書くこと」参加表明以外にも、不明点の問い合わせなどが入る場合もあります。不明点などが解消されないと、なかなかそのイベントや集会には参加することができないでしょう。そのため、案内文を見た人がすぐに連絡を取れるような電話番号やメールアドレスを書くようにしてください。また、代表者の氏名や苗字を書いておくとなお良いです。

最後のポイントについてです。それは誰が見てもわかりやすい文章にすることです。まれに、ポスターなどの案内文を見ても、一体何のポスターなのかわからないものも見かけます。これでは宣伝効果はもちろんないですし、また参加者も募ることができません。なぜなら、何をするのかが全くわからないためです。多少の不明点であれば、直接問い合わせることもできますが、ほとんど何もわからない場合は、問い合わせるまでにもいたりません。

ポイント⑤「誰が見てもわかりやすい文章にすること」回覧板などで地域を回る案内文も多くあります。例えば集会の案内や、ゴミ拾いなどの告知、公民館で行うイベントの参加者募集についてなどです。ここでわかりにくい文章で出してしまうと、読み手は何もわからず不安になってしまいます。かならず作成後、確認を行うなどしてわかりやすい文章であるかを確かめましょう。

案内文とは、イベントなどの成功を決めるひとつの鍵にもなります。案内文が良くかけていれば、そのイベントの参加者も募ることができ、必要以上の問い合わせが入ることもなく、日時や集合場所を間違える人も少ないでしょう。案内文を書く人は、「読んだけどわからなかった」「あれってこういう意味じゃなかったの」などといわれないような文章にするように注意してください。

そしてどうしても自分の文章に不安が残る場合は、身の回りの人にその案内文の情報は言わずに、きちんと内容を理解できるかを見てもらうと良いでしょう。また、自分の作成した案内文に多少自信がある人でも、第三者に確認をお願いすることで見落としていた部分に気付くこともあります。ぜひ完成後は自分なりにチェックした後、第三者に確認してもらうようにしましょう。

案内文の書き方のポイントとなるのは、以下の5つです。これらを把握し、抜かりの無いように案内文を作成するようにしましょう。ポイント①「日時を抜かりなく書くこと」ポイント②「参加費、募集人数について書くこと」ポイント③「雨天中止または決行などについて書くこと」ポイント④「連絡先や責任者の情報を書くこと」ポイント⑤「誰が見てもわかりやすい文章にすること」