会議の議事録の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

企業などにおいて会議は重要事項の決定の場所となります。従って、何が話し合われたかを会議の議事録として残しておくことは必須になります。組織というのは決定事項に沿って動くものですから、会議後に議事録を関係者に配信し、そこでの決定事項を再確認することも必要です。これを曖昧にしておくと何が決定事項で何が調整事項なのかなどが分からなくなり、会議の意味がなくなるのです。

会議の議事録の書式としては、書き出しには会議名や日にち、会議出席者、会議が行われた場所を記載します。そして結びにはその会議での決定事項を記載するようにすると読む側も分かりやすいでしょう。会議の種類にもよりますが、出席者同士の質疑応答の詳細を記載した方がいい会議もありますので、その場合は録音して議事録作成の際に聞き直して記載すればいいのです。

会議の議事録は、決まった形式はありません。会議の種類によって書き方をふさわしいものにすればいいのです。例えば、物事を調整する目的の会議では、質疑応答の言葉をそのまま記載してもいいでしょう。「その話は前に決めたことと意味が違うので、認められない。絶対に譲りませんよ」といった文面ですと、強い口調で発言者が述べてることが分かり、会議の臨場感も伝わります。

会議の議事録は、発言者同士のやり取りをそのまま文章に残すことも悪くありません。その場合、会議の際にメモに取っておくことには限界がありますので、録音機器を会議室に持ち込んで、会議後にそれを再生しながら議事録を作成すればいいのです。その際、発言者の声が聞き取りにくい場合がありますので、その際は発言した本人に直接確認してから記録に残すようにしたいものです。

会議の議事録は、箇条書きのような形で残しておくことも一つの手段です。雛形の例文としては、「会議提案１の議案については、提案通り承認。一部、コスト面については調整し、修正したもので実行を行う」といった感じでいいのです。会議中のやり取りは重視せず、決定事項のみでいいというスタイルの会議の場合は、こういったシンプルな会議議事録がすっきりして見やすいのです。

箇条書きのようなスタイルで会議議事録を作成することも悪くありません。頻繁に会議での決裁を必要とする会社のような場合、提案議案が承認されたのか否認されたのかを後から議事録を見て見返すことも多いでしょうから、そういった場合は箇条書きが見やすいですし、何らかの項目を確認する際も、載っている場所が見つけやすいのです。そういった議事録は作成する時間も短縮できます。

会議に参加出来なかった人のために議事録を作成する際は、通常の作成分に加えて簡単な説明書きの添付書面も付け加えておきたいものです。手紙のような形式で送付する際、議事録本体だけですと内容が分かりにくいことも考えられますので、補足説明文書を添付してあげておいた方が親切なのです。「補足資料も添付しておりますのでご参照ください」といったメモを添えておいてもよいでしょう。

諸事情により、会議に参加できなかった人には後日議事録を渡します。送付する場合は、簡単な説明文を添付しておく方が親切です。会議に出席していない状態で議事録を読んでも、全部の内容が分かりにくいことも考えられますので、作成する側は欠席した人への配慮も必要なのです。会議当日の資料も一緒に送っておくと、内容の理解はさらに深まると考えられます。

会議の際にはすべてが決定するに至らず、一部の内容が調整事項になることもあります。その際は、「会議提案１の件については、コスト面と日程面を除いては承認とする。コスト面と日程面については、後日開催の営業会議にて再度調整することとする」といった感じで記載しておけばいいのです。営業会議で話し合いがなされた後に、その結果を関係者に伝えることも忘れてはいけないのです。

会社の会議では、毎回の会議においてすべての提案事項が承認されるわけではありません。会議の出席者から修正した方がいいのではないかといった提案をされることもありますので、その場合は後日調整の場を設けるなどして、議論すればいいのです。反対意見のある議案を無理に承認しても、その事項の実行の際に何らかの不都合が起こってしまいかねませんので、注意したいものです。

会議の議事録は完成後に関係者に配信されます。メールで配信の際などは、「先日開催のリーダー会議の議事録を送付します。内容についてご確認いただき、修正や追加が必要な場合は会議事務局までご一報ください」といった感じで文面を書いておくと良いでしょう。仮に修正依頼が来た場合は速やかに修正し、再度関係者に修正した議事録を配信すれば完了となります。

会議議事録を関係者に配信する場合は、修正や追加がないかの確認依頼をすることが必須です。難しい議案の場合、発言者と会議議事録作成者で意味を取り違えている可能性もありますので、そういった内容も含めてきちんと会議出席者に確認しておくことは議事録作成者が心得ておかねばならないことなのです。そういったことをきちんとしていると、会議出席者からも信頼されます。

箇条書きで議事録を残すというのは、決定事項だけを記録に残しておくということです。会議が頻繁に行われる会社では議事録作成者の負担を減らすためにこういった議事録にしていることもあります。また、発言が全部記録に残るとなれば会議で自由な意見が出にくいと考える会社もあり、そういった場合も議事録には決定事項以外記載していないこともあるのです。

会社で会議の場というのは意思決定の場になります。会議には必ず議長が参加しており、議長が承認すればその会議に提案した事項は実行に移されることになります。従ってそういったことを記録に残すために議事録は必要となります。質疑応答の内容を詳細に記録した議事録でもいいですし、決定事項や調整事項を箇条書きにして読みやすくしている議事録でもいいのです。

会社にとって重要な書類となる会議の議事録は、会議事務局の議事録担当者が作成します。必要ならば会議室に録音機器を持ち込み、会議後にそれを聞き直して議事録を作成しなければなりません。記録として会社の書類に残るので、内容に間違いがあってはいけません。従って、不明点があれば会議で発言をした社員に直接確認するなどしてから議事録に記載するようにすればいいのです。