稟議書の文章の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

企業においては、一定の金額以上の決裁が必要な案件につき、稟議書を作成して承認を得なければなりません。稟議書は、会議をする時間を省くために担当者が案を作成して関係者に提出し、承認を求める書面のことなのです。従って稟議書の文章は読んだ側が分かりやすい表現で書いておくことが必要なのです。文面や言葉が分かりにくい場合、承認者に説明を求められて承認に時間がかかることもあるのです。

稟議書の文章の書き出しについては、承認してもらいたいことを冒頭に持ってくることがコツの一つです。こういった書式にしておくと、稟議書を読む際に何に関しての承認を求めた稟議書なのかのポイントが分かりやすいのです。また、決済者と事前に打ち合わせの時間が取れるようでしたら、稟議書を回す旨を口頭で伝えておくことも効果的です。その方がいきなり回ってきた稟議書よりも承認側が早く承認しやすいのです。

稟議書の文章には、経営面を考えて金額面の記載が必要になります。雛形の例文としては、「今回の販売促進策を実行するにあたっての費用総額は概算で1億2千万円程度です。この投資により販売促進効果は3億円を見込んでおり、プロジェクト全体では1億5千万円以上の黒字を見込んでいます」といった感じでよいでしょう。黒字になる計画を見れば経営者側も承認しやすいです。

稟議書を作成する場合は、金額面については絶対に記載しておかねばなりません。稟議書を回さねばならないということはそれだけ大きな金額の決裁を必要とする事項ということになりますので、詳細を記載しておかないと会社の幹部は承認する根拠がなくて承認できないのです。しかし、黒字になるという金額面からのアプローチがあれば承認される確率が高くなります。

稟議書には、この提案を行うことによって生じるメリットとデメリットも記載しておきたいものです。例文としては、「この新商品を発売することにより、自社商品のＡの売上が年間で30パーセント、Ｂが15パーセント下がることが予測されます。ただし、会社全体しての売上は上がると予測していますので、提案の承認をお願いします」といった感じでよいでしょう。

稟議書にはメリットとデメリットも記載しておきたいものです。どんな素晴らしい提案でも、それを行うことによって多少の影響を受けることがあるものですので、そういったリスク面もきちんと記載しておかねばならないのです。承認する側は仮に提案内容が失敗した時でも、デメリットをあらかじめ把握出来ていれば安心ですので、こういった稟議書も承認されやすいと言えます。

他部署との事前打ち合わせがきちんとできている点も稟議書には記載しておきたいものです。商品販売戦略の稟議において、マーケティングサイドと営業サイドの意思が統一されているのかは承認する側も気になるものです。従って、「当販売戦略案件についてはマーケティング部長と営業本部長の間で内容承認済みです」といった感じで明記しておくことがベターです。

稟議書を承認する側にとっては、社内の各部署できちんと事前の連携がとれている案件かということも懸念する点です。承認はしたものの、別の部署からその案件の実行には費用が多くかかるという意見が出たりすると実行に移せませんので、事前にきちんと各部署が連携した稟議書の作成が必要になります。そういった懸念をなくすため、起案部署を複数部署にしてもよいのです。

稟議書の記載の際は、根拠も明確にしておくべきです。例文としては、「ＡとＢの人気調査を5月の1か月間、郵送形式でアンケートを実施しました。その結果、70パーセントの方がＢを推奨し、中にはＢを気に入った手紙を同封してくれたお客さんもいました」といった感じでよいでしょう。このように具体的な数値根拠を文章に入れておくとより分かりやすいのです。

稟議書というのは金額の大きい決済を必要とする議が大半ですので、根拠を明確にした記述を心がけなければなりません。具体的な数値面を文面に入れておくことが最も効果的で、添付資料としてグラフや表を作成することも一つの手段です。これから行うことの結果はやってみないと分かりませんが、事前の予測をきちんとしておくことが会社の提案では必須になります。

稟議を出す際は、その提案をするに至った背景も述べておく必要があります。そういった背景が会社の将来に役に立つものであれば、承認する側も積極的に耳を傾けるものです。例文としては、「現在安定的な売れ数の実績のあるＡを3年後にはリニューアルします。競合他社が類似商品を発売してきており、3年後には新しいものに変えないと他社に後れをとると推測されます」という感じでいいでしょう。

会社の稟議書には、その提案をするに至った背景も記載しておきたいものです。現時点では特に問題がないと思える事項でも、先を見越して準備しておきたい事項は沢山あるものです。そういったことを明確に記載し、必要な予算を確保して準備するために稟議書による決済は必要になるのです。従って分かりやすい表現で提案に至った経緯を記載して稟議書を作成したいものです。

稟議書を書く際に背景が必要なのは、経営陣と言えども会社の詳細まで目が行き届いていない部分があるからです。従ってそういった項目については各事業の担当者が細かい背景を説明し、経営陣に同業他社の状況等を理解してもらう必要があるのです。経営陣としても稟議内容を承認していいものか悩む事項がありますので、なるべくわかりやすく背景の説明をしたいものです。

稟議書の文章を書く際は、承認してもらいたいことを冒頭に記載し、それに沿って以下の説明を記載するようにする書式が分かりやすいでしょう。金額面についても明確に記載しておかねばなりません。理由としては、赤字になるプロジェクトや商品販売戦略などは承認できないからです。従ってその計画を実行した際に推測される利益についても記載しておかねばなりません。

稟議書についてはその内容が社内の他部署との連携がきちんと出来ているのかも記載しておきたいものです。営業部門と商品企画部門の連携がとれているような提案ですと承認する経営側も計画の成功に大きな期待が持てて、稟議内容を承認しやすくなります。また、メリットとデメリットが明確に記載されていることも稟議書を書く際の、大事な要素の一つなのです。