町内会班長での現金出納帳の書き方や例文・... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

自分たちが住むそれぞれの地域には町内会が存在し、地域を一つにまとめるための大事な組織となっています。そこには町内会長を始めとするさまざまな役職があります。大きな町内会はさらに細かく班ごとに分け、そこにそれぞれの班長をおく場合が多いようです。町内会班長になったら、会計係と兼務する場合とそうでない場合とがありますが、ここでは町内会班長が会計係を兼務する場合で考えてみましょう。

町内会には、それぞれ現金出納帳が存在します。書式はさまざまですが、ある程度町内会では雛形が出され統一されている場合が多いようです。現金出納帳は、町内会すべてのお金の出し入れが記載されることになっているので、責任も重大な上、非常に管理が大変です。1円でも合わなければ再度確認し直さなければならず、会計係をしたがらない人も多いのが現状です。

町内会班長が責任をもって現金出納帳の記入をしなければなりませんが、まず町内会費の集金が大きな仕事になります。ほとんどの町内会会計係が一軒一軒回り、月ごとに町内会費を集めます。中には半年や1年分を納めるところもあり、会計係の負担を少なくしているところもあります。町内会費を集めたら、その都度現金出納帳に集金金額を記入して行かなければなりません。

町内会費を集める際は、留守宅があったり集金が滞る人がいたりして、一度に集金できないといった声も多く聞かれます。そういった家庭には何度も足を運ばねばならず、「現金出納帳の記入より、集金の方が大変だ。」という人もいるほどです。また、町内会の班が大きいと扱う金額も大きくなるので、すぐに銀行に行って預ける必要があり、町内会の会計係は本当に大変なのです。

町内会費を集めたら、現金出納帳にその都度集金した金額を記入していきます。誰から集金したかわかるように、前もって町内会の班ごとに支払いの一覧表を作っておき、集金したことをチェックしておかなければなりません。そうすれば誰が未納かということもすぐにわかりますし、大変便利です。現金出納帳には、集金した日付と金額をしっかり記入しておきましょう。

できれば会計係としては、数か月分まとめて支払ってもらった方が助かります。一度に集金して回る件数も減りますし、時間のロスが少なくてすむからです。ですから町内会費支払い一覧表は、現金出納帳に添付し、いつでもすぐに確認が取れるようにしておく必要があるでしょう。年間の町内会費を早めに納めた人には、自分でわかるように印をつけたり、マーカーで線を引いたりしておきましょう。

現金出納帳は町内会費を集めたら、そこから支出するものがあります。町内会費は地域住民に還元するために集めるものですから、そこに住んでいる住民のために使用しなければなりません。例えば、町内会での行事や町内会役員の研修会費など、町内会に関することのために使います。使途についてはあらかじめわかっている分は町内会の総会にて提案しておく必要があるでしょう。

いくら町内会長や班長だからといって、自分の好き勝手に町内会費を使用してはいけません。町内会費は大事なお金ですし、町内会にとって大きな財源となっています。ですからある程度見通しを立てて、予算を立てる必要があるのです。もちろん予算案通りはいきませんが、ある程度繰越金も残しておかなければ、町内会の運営も厳しいものとなってしまうので注意が必要です。

現金出納帳には、入出金があったその都度記載しておく必要があります。忙しいあまり後回しにしていると、何をいくら使ったのかわからなくなってしまうことがあるからです。また領収証はきちんと保管しておかなければなりません。通帳から入出金があれば、すぐに現金出納帳に記載し、領収証も綴りに貼っておきます。通帳と出納帳の記載に大きな誤差がないようにしなければなりません。

会計監査をするときには、ほとんどが通帳と現金出納帳を照らし合わせながら行う場合が多いようです。ですからこれらの記載に誤差が生じると、会計監査がしづらい上に不明金が出てきてしまう恐れがありますので、通帳に入出金があったらすぐに現金出納帳に記載することで、間違いや誤解を防ぐことができます。要するに現金出納帳は早めに記載することが大事なのです。

現金出納帳には、これとは別に自分自身が確認のために使う雑記帳があれば便利です。現金出納帳は次の年に新たな役員へ引き渡すことになりますし、町内会に残っていくものですから、できればみんなが見やすくわかりやすい帳簿にしなければなりません。特に監査のときにわかりづらいものでは困ります。自分がメモ代わりに使えるものを準備しておくだけできれいに整理されたものになります。

現金出納帳とは別に雑記帳をもっていれば、ちょっとしたメモを記入して、後から現金出納帳に記載するときにも便利です。現金の出し入れがあったときに記載すればよいのですが、忙しいとつい後回しになりがちです。ですから雑記帳に必要なことをメモしておくだけで、ゆっくり記載していくこともできますし、きれいにまとめることができるのでとても便利だといえるでしょう。

町内会の現金出納帳は、わかりやすい言葉で記入するようにしましょう。特に支出の部では、何にどれだけ使ったのかということが一番気になるところですので、誰が見てもわかるような記載の仕方が必要です。出納帳の記入の仕方例文などを参考にすれば、見やすい出納帳にまとめることができるでしょう。金額を記入する際の数字もきれいにわかりやすく記入しましょう。

現金出納帳を記載するときに注意することは、使途不明金を作らないことです。明らかに支出があるものの使い道が不明だったり、領収証が残っていなかったりするのは問題です。誰が見ても何に使ったのかがはっきりすることが大事です。ですから、どんなことに何を購入したか、使用したかわかるようにしておく必要があるかもしれません。付け加えて記入しておく必要があるでしょう。

現金出納帳の記入は大変です。特に町内会費の徴収から会計まで任されるとなると、もっと大変でしょう。ですから少しでも自分が楽に町内会の集金を徴収したり、現金出納帳に記載したりできる工夫が必要になります。引継の際は、改善のポイントなどについて手紙に書き、町内会で話し合ってみることも必要でしょう。次に町内会班長や会計係になった人が少しでも楽にできるようにすることも大事です。