会計報告の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

会計報告はいろいろな場面で使用されるものです。企業会計でもまた町内会の会計でも使用されています。どのような場合にしろこの会計報告では、その段階における会計状態がどうなのかをはっきりさせるべきものです。したがって、会計報告を行う際には、その組織等で正しく用いられる書式を使用して行わなければならないものです。なお、企業等では決算書類と同じ場合もあり得ます。

書き出しには年度と会計報告とし、内容の記載を行っていきます。町内会等の任意団体の場合には簡単で、収入の部と支出の部とを分けて記載し、結びは差額が黒字か赤字なのかを明記します。企業会計では決算書類と同じ場合がよくあり、この場合には、損益計算書と貸借対照表が該当書類となり、それぞれ作成方法が事細かく関係法令に基づいて作成されなければならないものです。

会計報告のうち単式簿記の場合つまり町内会等の会計報告では、大きく分けて収入の部と支出の部とを明確に記載していきます。このうち、収入に関しては、収入の内訳を記します。たとえば町内会に加入している人の町内会費であるとか、あるいは預金等に預けている場合の利息であるとか、その他寄付等もここに明記を行わなければなりません。その証拠となる書類の添付も重要です。

会計報告でも町内会等では複式簿記は用いずに、単式簿記つまり収入の部と支出の部とを明記します。このとき、収入にあっては町内会費等の限られたものしかほとんどないものですが、その収入の根拠となったものは明確にしておきます。支出に関しては、その支払の際の領収書などを添えて、すべてを会計報告書類として関係者に確認をしてもらうのが通例となっています。

会計報告における内訳書類が必要な場合です。単に収入の部、支出の部とだけ記載して、その証拠書類等の提示が必要なければ問題はありませんが、一般的には預金通帳等を添えて報告を行います。また、支出に関しても分かりやすくまとめて、領収書などを整理の上で提出を行います。これらが結局のところ会計報告の根拠、証拠となるもので裏付けるものですから、重要なものとなります。

会計報告で内訳書類が必要となる場合です。一般的には収入に関しては預金通帳そのものかあるいは写しなどを添付します。支出に関しては種類ごとでまとめて、項目ごとに整理しなければいけません。このとき、その会計報告の支出順に処理を行っていくことに注意し、余りにも小さいような領収書は紛失のおそれがあるため、A4の紙に貼り付けるなどの工夫も必要となってきます。

収入にしろ支出にしろ、会計項目が膨大な場合です。たとえば、法人の中でも社会福祉法人や公益法人においては、収入額もさることながら支出額も膨大になってきます。そのため、行政機関が会計報告のチェックを行う場合があるわけですが、それぞれ関係法令に従って処理が適正に行わなければならないことは、言うまでもありません。もし不明な点は関係行政機関に質問を行うなどの対処が必要です。

収入や支出額が膨大な場合です。公的企業のように決算書類の作成ではなく、各種法令に則って作成を行わなければならない場合では、収入額も支出額も事細かに決められています。したがって、関係法令どおりに作成がなされなければならず、その関係法令は企業の場合と異なる場合がよくあります。会計報告では、監査以外にも行政機関に対して行う場合があるため、注意しなければいけません。

会計報告の中で著しく前回と異なる場合です。このとき、なぜ前回と大きく異なるのか、その理由を明記しなければならない場合がよくあります。したがって、収入にしろ支出にしろその根拠を明確にして、監査時等において分かりやすくかつ明朗な処理を行っていきます。特に支出について巨額となった場合では、その根拠をより明確に記載しなければならず、注意が特に必要となるものです。

会計報告が前回と大きく数字が異なる場合です。通常会計報告では、前回と比較してどうだったのかを明確にします。したがって、前回と大きく数字が異なるときには、なぜ数字がそこまで異なるのか、その理由を明確にしなければ、監査人等から疑惑をもたれてしまいます。説明を行うにしろその根拠を示せという話になりますから、注意して証明に必要な書類の整理を行っておきます。

会計報告の例文と雛形は前回の時と通常は同じです。したがって、担当者が変わった場合には引き継ぎ等でそれらも引き継ぎ、参考にしながら作成を行えばよいものでしょう。また、外部の税理士等に監査を依頼している場合には、手紙等とともに会計報告書類も送付し、内容のチェックを依頼しなければなりません。どの段階で監査を依頼するべきかは、その体制等によって異なります。

会計報告の書式などは前回の報告時のものと大きく異なることは少ないものです。したがって、前回と同様に作成を行っていけばよく、それほど心配しなくても問題はありません。なお、外部の税理士等のチェックを依頼している場合には、会計報告前にチェックを依頼している場合もあれば、会計報告後に念のためにチェックを求める場合もあり得るため、その組織ごとで変化する点に注意です。

会計報告で使用される言葉では、企業会計等の貸借対照表や損益計算書といった書類を使用する場合はともかく、そうでない場合には前回と同様に分かりやすく記載を行います。言葉等で分かりにくいものは、補記を行うなどして注意書きを付け加えておきます。前回同様の場合には、あえて言葉の注意書きをしなくてもいい場合もあり得ますが、チェックする人間が変わったりするような場合には、注意書きとして残しておいた方が無難です。

毎年定例的に行われるのが通例となる会計報告では、書式が変わるようなことは少ないものです、したがって、もし変更となる場合には、事前に関係者の了解を得なければなりません。なお、法律や条令等で作成が義務づけられているようなものは、それら法令等に従って作成を行っていきます。また、税理士等の外部の専門家に依頼している場合には、その指示に従って記載を行うべきものです。

会計報告では、誰が誰に対して報告を行うのかを明確にします。書式などについては定められたものを用い、例外は原則としてありません。また、収入と支出額は内訳なども明確に分かるように注意して記載を行います。添付すべき書類等に漏れがないように注意して、明朗な会計報告となるように努めるとともに、その報告を確認する人に対して説明責任ができるようにしておくことが肝心です。