過不足報告書の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

過不足報告書とは、一般的に小売店などで商品を販売した際の金銭授受で違算が生じた時に、自社の担当部署や店舗が営業しているデベロッパーに対して、その違算の事実と経緯を報告する書類です。まず発生日時とレジ担当者の氏名、発生金額に続いて発生原因が明確ならばその経緯を簡潔な文章で書きます。発生原因が不明の場合は、事実に基づき推測できる範囲で報告書を作成します。

過不足報告書は手紙と異なり一般的なビジネス文書に倣って作成します。報告書を提出する日付、宛先担当部署に続いて過不足報告書と題します。書き出しは、表題の件につき報告致します。○月○日○時－○円の違算が発生しました。この文面に続いて経緯を説明する文章をはさみ、以後過不足金を計上しないよう十分に注意しますと再発防止を誓い、反省の言葉を含めた文章で結びます。

○○年○月○日営業本部課長○○様○○商店街1号店氏名○○過不足報告書表題の件につき報告致します。発生日時○月○日○時頃違算－5000円発生原因と経緯私○○がレジたんとうの時に4900円の商品を販売した際10000円札と5000円札を間違えた為、お釣り銭を5000円多く渡しました。私○○の金銭授受で確認不十分が原因です。以後十分に注意します。申し訳ございませんでした。

この過不足報告書は金銭授受の際、担当者の確認不十分が原因でお客様に多く釣り銭を渡したケースです。不足金を出すということは会社の資産に損害を与えることです。額の大小に関わらず担当部署に報告書を提出する事が大切な営業姿勢です。お釣り銭が自社管理の場合、店舗を管轄する部門長宛てに、もしくはお釣り銭を管理するのが会計か経理の場合は、その部門長宛てに過不足報告書を提出します。

平成○○年○月○日営業本部課長○○様○○商店街1号店氏名○○過不足報告書表題の件につき報告致します。発生日時○月○日○時頃違算400円発生の原因と経緯私○○が7500円の商品を販売した際、お客様から10000円をお預かりして2500円のお釣り銭をお返しすべきところ、500円硬貨と100円硬貨を間違えて2100円渡しました。私○○の金銭授受の際確認不十分が原因です。申し訳ございませんでした。

この過不足報告書は金銭授受の際、お客様に渡すべき釣り銭を400円少なく渡した場合の文例です。お客様が特定されているならば、一時的にもお客様に損をさせた事を考えて謝罪することも含め、店責任者がお宅までお返しに訪問します。お客様が特定できない場合でも、店や会社の信用に関わる問題ですので社内の上席の方に対して、再発防止策も文章で別紙にて提出します。

平成○○年○月○日○○デパート営業本部課長○○様株式営業本部氏名○○過不足報告書表題の件につき報告致します。○月○日売上金より違算が発生しました。違算額－1000円発生の原因と経緯金銭授受の際お釣り銭の渡し間違いです。詳細は別紙にて報告致します。御社よりお預かりしているお釣り銭に損害を与えてしまい、誠に申し訳ありません。再度金銭授受の管理に不手際がないよう店従業員一同に十分注意致します。

この過不足報告書の文例は、お釣り銭をデパート等のデベロッパーから預かって営業している店舗のものです。発信元は自社上席担当で、宛先はデベロッパーのテナント管理部門長か担当者が適当です。報告書は簡潔さが大切ですが、デベロッパー所定の書式がある場合でも若干謝罪文の体で作成すると誠意が伝わります。また、報告書は上席担当者が店責任者に伴い相手先事務所に手渡しします。

平成○○年○月○日○○デパート営業本部課長○○様株式会社営業本部氏名○○過不足報告書表題の件につき報告致します。○月○日売上金より違算が発生しました。遺産額1000円発生の原因と経緯金銭授受の際の間違いです。詳細は別紙にて報告致します。○○デパートにご来店のお客様に対して信用を失いかねない不手際をいたしまして、誠に申し訳ございませんでした。お客様にご連絡の上返金し、お詫び申し上げます。

この過不足報告書の例文では、お客様に少なくお釣り銭を渡しデパート内で営業しているテナントとして、デパートの信用に関わる問題と受け止めている点がポイントです。お客様にとってはテナントの一店舗でも、そのデパートの名前でご来店され商品を買われているという認識を、取り引き先として持っているという事がデベロッパーであるデパートに伝わることが大切です。

平成○○年○月○日営業本部○○様○○デパート2号店氏名○○過不足報告書表題の件につき報告致します。違算－１万円発生の原因と経緯13時の定時金種点検の際に発覚しました。レジ機器内のドロアー下、機器ドロアー裏の点検、レジ捜査の記録紙、商品返品記録、とも調べましたが原因が見つかりません。不正行為の場合も考えられますので、立会い調査をお願い致します。

この過不足報告書の文例は、不正行為の疑いがある不足金が発生した場合のものです。レジ機器周りのどこかに紙幣が挟まるなどの物理的な紛失を点検し、さらにレジ操作や返品返金手続きに人為的なミスの有無を確認した上で不正行為の可能性を考えます。この場合店責任者は自ら不正行為を働いた者を探さずに、本部の上席者に報告して監査などの調査に任せる方が適当です。

デベロッパーとはデパートやショッピングセンター、ファッションビルのように、小売店に店舗出店スペースを賃貸借契約において提供する会社のこと。テナントとは前述したデベロッパーに出店している店舗、会社のこと。違算とはレジの現金等が実際の登録した金額と合わないこと。定時金種点検とは、定時においてレジ現金過不足の有無を確認すること。ドロアーとはレジに設備されている現金を出し入れする引き出しのこと。

過不足報告書は手紙ではないので事実を簡潔にまとめ、一目で書面が把握できるものが理想です。また、自店の状況や過剰、不足に合わせて提出先や文面を考えます。そのためには、前述したように一日の内で数回にわたり、定時にレジの現金が登録した金額と合致しているか、確認する事が基本です。これにより違算発生の時間帯記録紙が絞り込め、発生の原因に短時間で辿り着けるメリットがあります。迅速に事実を把握する前準備です。

過不足報告書を書くということは違算が発生する可能性があるという認識に立ちます。いろいろなケースを想定して点検方法や提出先の選定方法を準備して雛形等を用意おくと便利です。過不足報告書は書かなければ、それに越したことはありません。発生防止の予防線としての定時金種点検やレジ担当シフト等の取り決めや。従業員の金銭授受に対してロールプレイング実施など金銭管理の教育が効果的です。