町内会での決算報告書の書き方や例文・文例... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

町内会でもその町内会に参加している人から、町内会費を徴収して運用をしています。従って、必ず会計管理人を配置するなどして、町内会が運営できるような仕組みにしているわけです。その結果、通常であれば毎年期末期において、町内会決算を行います。その際に会計人から、収支がどうだったのかについて報告を受けるための書類が、決算報告書というものです。

見出しは、町内会名といつのときの決算報告書なのかが分かるように年度を記入したものになります。収入の部と支出の部という二つの大きな項目からなり、収支がプラスかマイナスかの総括を行う書類です。雛形等は毎年のことですから、担当の役員の人などが書式を保有しているケースがほとんどですが、年によっては大きな行事などが予定される場合など、別紙を設けているときもあります。

町内会での決算報告書は、企業会計とは異なり年度ごとで区切ります。そのため、余剰金が出たりあるいは不足分が出た場合には、その時々で判断を行います。特に余剰金が出た場合には理事会等で諮って、町内会費を支払った人に返金するか、または翌年に回すかの決定を行います。そのため、もし前年度からの繰越額がある場合にはその旨を、また最後にはその年度の収支がどうだったのかを明記しなければなりません。

企業会計ではありませんので、単式簿記と呼ばれる類の書類作成と考えれば問題はありません。収入つまり町内会費がいくらで、支出がいくらだったのかをはっきり分かる形で記載してあれば、問題はないものです。余剰金等は文末に記載しますが、その使い方についてまでは記載する必要はありません。結果としてその年はどうだったのかが分かれば問題はないものです。

決算報告書類でも規模が大きい町内会であったり、あるいは大きな支出が行われる予定の場合には、外部からの公認会計士や税理士といった専門家に依頼して任せる場合があります。このとき、手紙等でやりとりをする場合があり、決算報告書も事前に手紙等で郵送し、了解を得ておくことが必要な場合があり得ます。また、専門家によっては町内会の決算時に同席をしてもらえるケースもありますが、これは一般的ではあまりないものです。

外部の監査人に依頼している場合です。町内会でも特に大きな収入や支出がある場合では、税理士や公認会計士に任せて監査を行うケースがまれにあります。従って、この場合にあっては、まずは外部の専門家に間違いがないかどうかをチェックしてもらうケースが出てきます。ただ、よほど大きな収入や臨時の支出がない限り、そこまでするところは見かけられないものです。

前期繰越額が存在する場合は、その額が前回の繰越額と一致してるかどうかの確認をまずは行います。次に当該年度における収入額及び支出額が一致しているかどうかを確認します。収支が一致しない場合には、大きな問題になり得ますので、よく確認を行わなければなりません。次期繰り越しとするかどうかはこの決算報告書作成時には決定されていないことが多いため、文末には残高または余剰金等と記載します。

前期繰越額が存在する場合です。通帳と今回の決算報告書類が一致していることが必要不可欠です。その後、今年度の収入つまり集金した町内会費を記載し、次いで支出額を記載していきます。支出はいろいろな項目が存在することから、個別に記載するべきものです。次期繰り越しに関しては、この決算報告書の作成段階で理事会が承認をしていない場合があるため、残高あるいは余剰金といった記載をします。

収入が例年よりも多い場合です。特に町内会の有する建物等の修繕が必要な場合にあっては、町内会費を例年よりも多く得るように決定しているケースが多々あります。この場合は、毎年とは異なり収入額が多くなるため、会計監査も厳重に行わなければなりません。なお、この収入額を翌年に積み立てる場合も多くありますが、このときには、通帳等により誤りがないことをはっきりとしておくことが大切です。

収入額が例年よりも多い場合があります。このとき、収入額が多いことについてよく誤りやすいために、注意しておく必要があります。町内会費を多く受け取る分だけ会計報告書も厳重に見られることが多くなります。従って、会計監査もそれだけ厳重に行われますので、会計監査報告書と通帳等の合計額が一致することをしっかりと示せるように、準備をすることが重要です。

その年に大きな支出が行われる場合です。例年になく大きな支出が行われるとき、たとえば町内会の建物を建て替える場合などでは、建築費用が相応に発生します。その支出を行わなければなりませんが、実際に支出自体は、理事会等で了承の上で行われます。支出を実際に行ったときは金額が大きくなりますから、なぜその金額が支出されたのかを明記しなければならないというわけです。

町内会の建物などの建て替えを行う場合では、支出も相応に大きくなります。その会計監査では支出が妥当なものかどうかを確認されるため、明朗な会計処理がなされていなければなりません。通帳における残高と支出額等の間違いがないかどうか、いろいろな視点から確認を行うことができるようにしておくことで、会計が誤りなく明朗に実施されていることを示すものとなります。

決算報告書ですから、その年あるいは年度における最後の収支報告です。毎年行われているものですから、それまでの過去の実績で例文は見つかるでしょう。それを参考にして作成すれば事は足ります。なお、会計になれていない町内会員もいる可能性があり、会計用語などはなるべく分かりやすくするとともに、言葉で分からない可能性があるものについては、補記を行うなどの丁寧さが求められます。

決算報告書で一番重要なことは、通帳の残高と決算報告書の金額とが一致することです。また、その内訳として収入面では通帳であったりあるいは受け取りに関する書類、支出に関しては通帳と支出に関する領収書等で、照らし合わせることが可能なように整理を行わなければなりません。残高の扱いは理事会等で正式に決まれば、その年に返金するかあるいは翌年の対応で問題はないものです。

町内会での決算報告書では、基本的に単式簿記として処理が行われます。収入がいくらあって支出がいくらあったのかが分かれば、それ以上のものは原則必要ありません。ただし、例年と同じの時であれば問題は生じにくいものですが、収入や支出が大きくなる年については、慎重に決算報告書類の作成を行うとともに,通帳残高等との一致もしっかりと確認することが求められます。