入学式案内状の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

入学式は、小学校から大学までの4月に行われる大変重要な式典です。なぜなら新しい年度に、新しい環境に入る最初の日であるからです。そんな入学式は、場合によっては様々な指定や準備物が必要になります。また、日時や場所などを間違わずに把握させるためにも、入学式案内状が必須になっています。そしてこの入学式案内状がわかりにくいと、不安なまま入学式を迎えることにもつながってしまうので、わかりやすい案内文を作成しましょう。

入学式の案内文を読む人は、小学校から大学までの保護者、そして中学校から大学までは入学する本人もしっかりと読み込みます。そして不備のない状態で入学式を迎えるのです。もしも案内文自体に不備があり、不明点があった場合、学校側にたくさんの問い合わせが入るでしょう。そうすると入学式前の忙しい時期に、本来であれば案内文によって保護者や入学者に伝えられた内容を、電話などで謝罪しながら説明しなければなりません。しっかりとした案内文を作成するようにしましょう。

まず最初のポイントは、最初にあいさつにつながる文章を入れることです。これは、時候のあいさつや、入学のお祝い、入学式典への出席のお願いなどがありますが、全てを合わせてもかまいません。例文としては、「春のあたたかい風を感じる候、いかがお過ごしでしょうか。この度は〇〇へのご入学、誠におめでとうございます。来る〇月〇日に入学式典が行われますので、つきましては以下の案内文をご参照の上、入学者のみなさまの出席をよろしくお願いいたします。」のような感じです。

ポイント①「あいさつの文章を入れること」最初にあいさつの文章を入れることで、案内文自体の丁寧さが伝わります。大抵の場合、入学式などの案内文はパソコンでの作成が多いでしょう。パソコンの文字は機械的で綺麗なため、ほとんど不快感のない文書を作成することができます。しかし、あいさつ文を入れることで、より人間味のある文書の作成が可能になります。

2つ目のポイントは、入学式に来てもらうための必須項目を押さえて、必ず表記するということです。入学式の案内文ですから、言葉の通り「入学式について案内する文書」ということになります。案内する文書ということは、その案内文を読めば当日のことについて把握できるものになります。その点をしっかりと押さえた上で、必要項目を洗い出し、かならず表記するようにしましょう。不明点はできるだけ出ないようにすることが重要です。

ポイント②「日時、場所などの必須事項を入れること」では、必須項目とは具体的にどのような項目をさすのでしょうか。どんな入学式の案内文でも必ず必要になってくる項目は、「日時」「場所（式会場、受付場所）」「当日のアクセスについて」などがあります。あとは、ポイント③以降でも触れますが、当日のスケジュール（おおまかな流れ）や、持ち物、服装などの指定もあれば書くと良いでしょう。

ポイントの3つ目は、入学式当日のスケジュールを入れることです。これは、式が大体何時から始まって何時くらいに終わるのか、また保護者と入学者（生徒）は同時刻に式を終わらせた後、同じタイミングで解散、帰宅することができるのかなどがわかるようになります。また、当日のおおまかな流れをあらかじめ把握しておくことで、当日のイメージトレーニングにもつながり、緊張も少なくすることができます。

ポイント③「入学式当日のスケジュールを入れること」入学式当日のスケジュールは、時間の流れもある程度の記載は必要ですが、事細かに表記する必要はありません。また、入学式の受付、開会のあいさつ、閉会のあいさつ、その後の動きが書いてあれば十分なので、式次第まで書く必要もありません。「その後の動き」というのは、例えば保護者と生徒の動きが別々になる場合などのことです。それぞれの動きについて書いておくことが必要になります。

4つ目のポイントは、わかりやすい書式を使うことです。入学式の案内文は、入学する生徒とその保護者に向けた手紙になりますから、なによりも「わかりやすさ」が重要になります。そのわかりやすさを押さえるためには文章力や文章の構成はもちろんのこと、書式にも関係してきます。読みやすい文字体で書いてあること、文章の末が統一されていることなどが挙げられます。

ポイント④「わかりやすい書式を使うこと」入学式の案内文に限らず、このような文書を作成する場合には、基本的にベーシックな書体を使うようにしましょう。文字体で言えば、「〇〇ゴシック」や「〇〇明朝」などがどの世代にも読みやすい字になります。逆に「〇〇ポップ」などのかわいらしい字は、読む人によっては「真面目ではない」とも受け取られる恐れがあるので多用しないようにしましょう。

最後のポイントは、必要に応じてのことですが、当日の持ち物や服装などについて触れておくことです。必要に応じてとは言いますが、これらのことを書いておくことにより、より細かい情報を与えることにつながるので小さな問い合わせも減らすことができるでしょう。当日の持ち物については、もしも学校指定のもの（かばんやノートなど）があれば、必ず「学校指定のものであること」も書くようにしましょう。

ポイント⑤「必要に応じて、当日の持ち物や服装を入れること」当日必要な持ち物については、その案内文で書くのであれば必ず不備のないように書いてください。例えば、ノートを持ってきてもらう場合は、「リングノートではないもの」や、「横書きのもの」、さらにサイズの指定などもあれば必ず記載するようにしてください。詳しい内容を書くことで、その後の問い合わせや苦情を防ぐことにもつながります。

入学式の案内状は、入学式当日を迎えるまでの大切な情報源であり、記念に卒業後も残しておく人がいるくらい、貴重な書面になります。そのため、作成する人はしっかりとした文書を作成するように心がけてください。入学式は、その年度の始まりと新しい環境に飛び込む日を象徴する大変特別なものです。案内状ひとつで失敗にも成功にもなりますので、新しい門出を祝福する気持ちで書くようにしましょう。

入学式では、保護者も気合を入れて参加することと思います。わが子の晴れ姿を写真に収めようと、必死になってカメラを構える保護者もいます。そこで保護者がマナー違反をしてしまうと、苦情がくるのは学校側になってしまいます。そういった苦情を防ぐためにも、もしもそのような恐れがある場合には、写真撮影についてのルールなどにも少し触れておくとよいでしょう。

入学式案内状の書き方でポイントとなるのは、以下の5点です。ポイントを朝得て雛形を作成し、次年度からスムーズに作成できるようにしましょう。ポイント①「あいさつの文章を入れること」ポイント②「日時、場所などの必須事項を入れること」ポイント③「入学式当日のスケジュールを入れること」ポイント④「わかりやすい書式を使うこと」ポイント⑤「必要に応じて、当日の持ち物や服装を入れること」