企業の封筒の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

企業の封筒には様々な大きさがあります。見積書、請求書など決済が絡む書類を送付する封筒は、定形3号と呼ばれている封筒を使用することが多いようです。そして封筒の書き方については縦書き、横書きがありますが、封筒の左下に「見積書在中」や「請求書在中」など記載しています。またA4用紙を折らずに入れることができる定形外2号は資料など送付するときに使用しますが、こちらも縦書き横書きが存在します。企業の封筒の書き方に決まりはありませんが、マナーを守って品よく書くのが一般的です。

企業の封筒の書き出しにきまりはありません。企業が使用する封筒には企業名など印刷がされているオリジナルデザインの封筒の他、無地の封筒などを使用する場合もあるからです。また封筒に封入した書類に送り状などを同封する場合は、送り状に相手の名前、所属部署、何の書類を送付するのかを簡単に記載するだけ、という場合もあります。企業の封筒の書き出しについては相手の住所、所属部署、肩書き、名前などの他、差出人が誰かと言うことをはっきり明記する必要があります。

企業の封筒の書き方としてのひな形は、その封筒を郵送する場合、郵便番号を必ず記載するようにしましょう。大都市圏の有名なビルの場合、ビルのフロア毎に郵便番号が割り振られていることがあります。相手が有名なビルにオフィスを構えている相手であれば、郵便番号はそのフロアを示す郵便番号を記載したいものです。郵便番号を封筒のどの位置に記載するかについては雛形があります。書式については楷書で丁寧に記入するのみですが、郵便場号の枠がなくても記載すべき場所に記載しましょう。

企業の封筒をあらかじめオリジナルで作成している場合は、住所を記載するスペースが無地の封筒よりも狭くなっていることがよくあります。住所を記載するスペースに気をつけて、住所を配置するようにしましょう。住所などを縦書きするときは大きすぎず、小さすぎずバランスよく配置したいものです。番地を表す数字については漢字表記にするか、数字のまま縦書き用に文字を再配置する必要があります。

企業の封筒で宛先住所の隣に記載するのが、ビルの名前などです。本社ビルで他に支社や支店などではない場合、住所の次に記載するのは所属部署となります。すでに宛名人が会ったことがある人の場合は、名刺交換をしていることが多いため、今一度相手の所属部署を確認しましょう。相手の所属部署がカタカナ表記で長い場合は複数行に分けて記載しましょう。所属部署については縦書きの場合、宛名人の右上にまとめるようにすると見やすくなるでしょう。

書類に送り状を添えている場合、送り状は書類を作成した日付、宛名、差出人、挨拶文を記載しているはずです。挨拶文の有名な例文は「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」という一文です。その後、本題に入る場合は、改行をして「早速ですが」など本文に入ることもあります。もう何度も書類を送付している相手であれば問題がないとされています。これから信頼関係を築くという場合は、先日のお礼などを本文に入る前に入れるなど工夫をする事もあります。

企業の封筒で送付先住所、宛名などを横書きで作成することもあります。多いのは書類そのものが1枚、2枚といった少ない枚数で、事務的な内容の書類を送付する場合です。横書きの封筒の書き方としては、宛先住所を複数行に分割する場合の言葉の句切りをどのように処理するかということです。住所の番地は分割しないように工夫をしましょう。無理に1行に収める必要もありません。

横書きの企業の封筒の書き方の例文としては、定形3号の場合、ビルの名前などは改行をして若干右に寄せるとバランスよく見えることです。部署名などは宛名の左上に宛名の文字よりも若干小さい大きさで記載すると見栄えが良くなるでしょう。封筒の中身に正式な部署の記載があっても、誰が開封するかわからない場合は、書類に使用した相手の肩書きをそのまま封筒に記載するようにしましょう。

企業の封筒の書き方で難しいとされているのは宛名、個人名です。送付先の企業の規模によっては肩書きが長い、複数の部署を兼任しているなど様々な事情があるからです。手紙を添えるときは、何のためにその手紙を同封するのか、ということが明確になっている場合、必要な肩書きだけを宛名に記載という方法があります。もし請求書を送付する場合は請求内容で「●●部、部長」など特定の部署だけを記載し、封筒の宛名だけで内容物の書類を表現する方法があります。

宛名を横書きにしてバランスを取りやすいと言われているのが定形外封筒です。定形の封筒に比べて大きいため、郵送だけではなく、宅配便で送付する場合もあるからです。宅配便には専用の送り状などがあるため、宛名書きに苦労することはありません。宅配便を使用するからといって封筒に直接何も記載することがないということではありません。企業の封筒を利用して宅配便で送る場合は自社名の横に自分の名前などを記載しておくようにしましょう。

企業の封筒を使用して書類などを送る場合、インクの色は黒が多いようです。しかし、郵送の途中で封筒が水に濡れてしまったり、汚損してしまうことがあります。宛名を記載するインクについては、水に濡れても判別可能でなければならないため、注意が必要です。また手書き部分がある場合も、トラブルの原因となる可能性を少しでもなくすため油性インクなどを使用するようにしたいものです。

企業の封筒で多く使用されている封筒の色は白です。黒のインクは白い封筒によく映えます。宛先住所、ビル名、宛名人の所属部署など適切な文字の大きさで記載し、水に濡れても判別できるインクを使用することで送付先で書類が迷子になることはありません。また定形封筒で送付する場合、クリップなど封筒の重量が重くなりそうな場合は送付に係る料金も確認しましょう。切手を貼るスペースを確保するように宛名全体をバランスよく配置しましょう。

企業の封筒の書き方で使った言葉の意味は、宛名人は担当者そのものです。あるいはその部署などの責任者となります。肩書きはその宛名人がどのような部署でどのような役割を果たしているかを表現するものであり、ともに企業の封筒を書き、送付する上で大事な情報となります。宛名住所は文字通り住所のことで、送付先企業の所在地を表します。郵便番号は送付方法が郵便を使用する場合に必要なものです。

企業の封筒の書き方としては封筒に品よく、バランスよく文字を配置するということにつきます。しかし、企業の封筒には同じ企業であっても部署が違うとデザインも違うこともあり、同じ企業から同じ取引先に書類を送付する場合でも、差し出した部署が違うと封筒の書き方が違うこともあります。企業の封筒の書き方で注意すべきは、誤字脱字です。宛名はとても目立ちます。多くの人が見る部分でもあるので気をつけたいものです。

企業の封筒の書き方は、所属部署や担当者の習慣などによって変化していくものです。トレンドというものもあまり存在しませんが、文字をバランスよく配置するコツなどはインターネットで検索するといろいろな方法が出てきます。書き方の基本としては楷書で丁寧に、というものが何時の時代にもあります。文字に自信がない場合は、封筒に直接宛名印刷できるプリンターなども販売されているので活用するようにするといいでしょう。