昇任での上申書の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

昇任に関する上申書では、この上申書に記載する人の今後が大きく変わるだけに、よく注意して記載を行わなければいけません。また、昇任に該当する場合では、なぜ昇任に該当するのかの理由を上申書内に明記する必要があります。したがって、その明確な理由がない限りは書き方以前に、この上申書を記載する必要性自体がない場合がほとんどであり、昇任に該当するかどうか判断が難しい場合には書き方をよく考えることが求められます。

昇任での上申書では、該当する人物名をまずは書き出しに用います。その後、昇任するにふさわしい理由を箇条書き等により列記していき、逐一記載を行っていくことで、その理由に対する説得力を持たせるものです。結びの言葉は、上記理由によって昇任させるのが妥当と推量するあるいは昇任にはまだ時期尚早であると思料するといった表現で、締めくくるのが一般的となっています。

昇任に関する上申書では、組織ごとの体制如何によって書き方が変わります。特に、全職員を対象にして昇任に関する上申書を記載しなければならない場合には、件数が膨大となり必然的に雛形や例文などが示されることも多くなります。ただ、すべての人について同じような表現ばかりでは、昇任に該当する人などが取りこぼされるおそれがあり、注意が求められるところです。

組織ごとで人材配置に関する体制が異なる以上、書き方も工夫が求められるものです。特に全職員についてこの上申書を記載しなければいけない場合には、件数が膨大となりその内申書を読む側が取りこぼすおそれが出てきます。とりこぼしなどが生じないように、記載する側がしっかりと注意して対応をしなければいけません。場合によっては、昇任に該当する人材と該当しない人材とを分けるなど、工夫が必要になる場合もあり得ます。

昇任に関する上申書では、書式が決まっている場合が多くあります。組織内でのみ通用するものですし、部外者に見せる必要が原則としてないですから、極論どのような書式であろうと構わないということです。このとき、書式そのものよりも記載するべき事柄の方が重要であり、言葉なども正しく使ってかつ丁重に記載するなど、丁寧に対処することが求められるものです。

昇任に関する上申書は通常組織の内部でのみ通用するものです。したがって、他の組織が目にすることはまずない以上は極論どのような書式であろうと問題はないでしょう。ただし、記載する側にとってはその書式に沿って記載しなければならず、かつ内容も充実させるように努めなければいけません。言葉なども誤字脱字などは論外であり、正しく丁寧に記載を行うように心がけていくべきものです。

遠方等により、上申書そのものを手紙等による郵送で送付する場合です。このとき、そもそも上申書そのものが内部でしか使用されない書類ですが、個人情報が記載されていることがよくあります。したがって、外部の人間や内部の人間であっても関係がない人の目に触れさせないように、配慮がなされるように注意します。そのため、受け取る側にも送る側にも一定の配慮が必要になってくるでしょう。

内部でのやり取りが主になる文書であっても、上申書そのものを遠方等により郵送で送らなければいけない場合です。各個人ごとの組織における評価などを記載したものですから、外部の人間や関係がない人間が目にすることがないように注意して対応を行います。もしそれら書類を目にする場合で、席を離れるときなどは取り扱いによく注意して、席を離れる前にキャビネットに管理するなどの対応を徹底させなければいけません。

昇任させる場合でよくあるのが転勤です。従業員一人一人事情が異なり、転勤が出来ない人材もいます。その人材には転勤を希望しない昇任が出来れば受け入れる余地がありますが、昇任による転勤が必須の場合はできる限りそのことを配慮した書き方が求められます。個人ごとで事情が異なることをよく考えて、評価を行い記載を行う側が配慮しなければいけないものです。

転勤を伴う昇任の場合は、昇任自体を望まない人がよくいます。つまり昇任は不要であるため、現状維持のままで対応して欲しいといった事柄です。記載の仕方には注意が必要で、昇任には該当しうるが、本人が理由があってそれを望まないなどの記載を行う必要性が生じます。個人ごとで事情が異なる以上は、評価の書き方や表現方法に注意しなければならないものです。

昇任をして欲しいといった人の申し出がある場合です。ただ、その本人の意欲はあっても能力が伴わない場合は、該当しないという記載しか出来ない場合もありますが、該当するかどうか判断が分かれる場合には、慎重に対応をしなければならないと考えられるところです。あえて該当することを強く主張せずに、遠回しに上層部に判断を任せるといった表現を使うこともあるでしょう。

昇任を本人が希望しても、該当するかどうか判断が難しい場合です。特に本人の意欲だけで能力がまだ足りないと見える場合は、記載の仕方が簡単に済みますが、該当するかどうか判断が難しい場合には、あえて遠回しの表現に終始し、上層部に判断を委ねてしまうことも必要でしょう。後々昇任させたことが問題になる場合もあり得るだけに、慎重に記載をしなければならないものです。

昇任での上申書では、通常である調を用いる場合が多くなります。ただし、組織によっては事細かく指示がなされ、ですます調にしなければいけないなどの対応が求められるものです。また、通常あまり使用しない言葉などの使用は極力避けるべきですが、あまりにも表現が幼稚であったり誤字脱字などが目立つ場合は、記載者の常識や判断そのものが問われる事態になり得ますので、配慮しなければいけません。

組織ごとで上申書の意味合いが異なるケースでは、その組織でどのような位置付けになる書類なのかをよく把握して記載を行います。特に全員について記載を行うケースと、そうではないケースとでは書き方も意味合いも全く異なるものです。したがって、昇任をさせた方がよい人材の場合、昇任人事から取りこぼされないようにしっかりとした記載を行わなければなりません。

昇任での上申書により、その人物の人生が大きく変わる可能性があるものですから、記載者側には特に配慮が求められるものです。また、その昇任を喜ばない人もいます。したがって、各個人ごとの事情によく配慮した書き方も必要になるものです。記載者側は本人の意向なども踏まえて総合的に考慮して、できる限り客観的に記載を行うように努めなければならない重要な書類という位置付けです。