大学の謝恩会での案内文の書き方や例文・文... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

大学の謝恩会とは、在学中にお世話になった、教職員の皆様へ感謝の気持ちを表すために催す会です。ですので、主催者は卒業生と保護者ということになり、招待客が、恩師である教師や、お世話になった大学職員の方々ということです。また、中には卒業生が、お世話になった教職員と、保護者を招いて催す会というところもあるようです。大学の謝恩会での案内文を書くにあたっては、どなたに向けての謝恩会であるかをはっきりさせておきましょう。

近頃は、幼稚園から、中学校、高等学校まで謝恩会を開催する学校が多いようですが、大学の謝恩会というと、人数の多さにおいても、飲食を振る舞うといったところでも、特別なものとなります。幹事となった人は、早め早めに準備を進めて、大勢の人々が笑って集える楽しい催しとなるように努力することが必要です。春先のこの時期に大きな会場を押さえるということは、都市部では難しいこともあるようですので、人数確認など早目にするように心がけましょう。

大学の謝恩会での案内文をお出しする目的としては、1.なるべく大勢の人に参加してもらう。2.日時や場所を周知する。3.出席できるか、欠席するかを確認する。という大きく３つの目的があります。ですので、読んでいてぜひとも参加したいと思うような文面にすることが一番重要です。教職員の方々は、毎年のこととなり、いささかマンネリを感じたりすることもあるでしょう。少しでも多くの方が、喜んで参加できるような文章を考えましょう。

大学謝恩会での案内文の書式としては、最初に拝啓（謹啓）から始める、丁寧な手紙のようなものを想像されると書きやすいかもしれません。次にくるのは、季節の挨拶の部分ですが、卒業式の頃ですので、春の挨拶文ということになります。例文としては、春分のみぎり、皆様には一層ご活躍のこととお慶び申し上げます。桜のつぼみも膨らんで、春の訪れを告げる今日この頃、皆様にはご健勝のこととお喜び申し上げます。などと、文頭の挨拶部分を書きだしてみましょう。

大学の謝恩会での案内文の書き方としては、次に謝恩会を開催する旨を周知する必要がありますね。まずは、恩師や、教職員の方々への感謝の言葉を添えて、それらの人々へ感謝の気持ちを表す意味で、謝恩会を開催したいというとこ。また、それについてはぜひとも大勢の方の参加をお願いしたいということを、表現しておきましょう。やはり、感謝の為の催し物ですので、少数で祝うよりはお世話になったみんなで、教職員、恩師すべての方に「ありがとう」を伝えるためにも、参加してもらうことが重要ですね。

実際の文例としては、私達も３月をもちまして無事に卒業するはこびとなりました。これもひとえに、厳しく指導してくださった先生方、優しく面倒を見て下さった学校職員方々のおかげと、心より感謝して申し上げております。つきましては、ささやかではございますが、教職員の皆様をお招きして感謝の宴を開催したいと思っております。何かとお忙しい中、また慌ただしい季節ではございますが、なにとぞご出席賜りますようお願い申し上げます。

大学の謝恩会での案内文の内容については、それぞれの学校の特色なども織り交ぜて、個性的な文章を考えられると良いでしょう。しかし、日時や場所といった必要事項については、分かりやすく伝えることが重要です。場所については、地図などがあるとより親切です。春先の何かと慌ただしい時期ですので、早目に案内状を発送して、相手の方のスケジュールを押さえるということもポイントですね。

必要事項の日時ですが、大学の謝恩会のように大規模な場合は、ホテルなどの施設を借りて催されることも多いのですが、やはり時期的にお祝い事の重なる時期ですので、場所は早めに押さえておかねばなりません。幹事になった方は、例年の謝恩会の日程や、開催場所などを事前に調べておいて、出席しやすい日程で、分かりやすく、参加しやすい場所を押さえるようにしましょう。特に東京などの都心部においては近年、場所を確保することが難しくなっているようです。

大学謝恩会での案内文の必要事項の雛形としては記日時：〇月〇日（曜日）〇〇時～場所：ホテル〇〇〇階〇〇の間ホテル住所（〇〇市〇〇町〇〇）ホテル電話（代表000-0000-0000）ホテルまでの地図および交通アクセス（シャトルバスが〇〇駅から出ています）当日は平服でのご参加をお願いしております。注意事項：当日はアルコール類も提供されるため、公共交通機関でのご参加をお願い致します。会費：0000円

必要事項については、会場となる場所によっては、交通アクセスを詳しく記載しておくと、現地に不案内な方にも参加して頂きやすくなります。また、服装規定等があれば、それも記載するようにしましょう。会費についてですが、基本的に招待する恩師や職員の方々には会費は頂きませんので、記載しない場合もありますが、その場合は卒業生や保護者が会費がわからずに困りますので、招待客用と、卒業生、保護者用の案内を分けて考えても良いでしょう。

最後には必ず、出席するか欠席するかをいつまでに、どのような形で返事をしてもらうかを明記します。大きな会場を押さえてしまって、ある程度の費用が見込まれる場合には、一定以上の参加者を集めることが必要です。会場が変更できる、もしくは、出席者によって料金を変更できるような、余裕をもったスケジュールリングを心掛けましょう。それには、返事のしやすい案内文、招待文であることが重要です。

大学謝恩会での案内文の返事の仕方としては、FAXを使用したり、往復はがきを利用してみる、返信用の封筒を同封し、切手を貼ったうえで発送する。等が考えられますが、恩師や職員の方々への招待ということであれば、丁寧に返信封筒を同封し、返信用の用紙に〇を付け、名前や連絡先を記入し、返信してもらうようにすることもできますね。逆に、卒業生や、保護者に対してはFAXで返信してもらうなど、手間暇やコストを考えた返信方法を考えましょう。

大学の謝恩会と、幼稚園や、小学校、中学校、高等学校の謝恩会との違いは飲酒する可能性があるということも大きいですね。参加者は全員が２０歳以上ですので、当然飲酒は可能ですが、万が一車で会場まで来ている場合、帰り道の飲酒運転を防がなければなりません。一人一人に車で来ているかどうかを確認することも困難でしょうし、こういった際には飲まない人であっても、公共交通機関を利用してもらえるように、周知する心遣いも必要です。

大学を卒業し、いよいよ社会人となるわけですが、何かと羽目を外しがちな頃でもありますので、皆様に感謝して、楽しんで帰って頂くための催しですので、万が一にも事故のないようにしなければなりません。喫煙についても、近頃ではホテルも全面禁煙のところも、特に外資系では多くなっています。マナーを守って、なおかつ楽しめるような工夫を案内状にも盛り込めると良いですね。

大学謝恩会での案内文のポイントとしては3つ。1.参加したいと思って頂けるような文章を考える。2.日時場所などの必要事項をはっきりと明記する。3.出欠の返事をなるべく早く受け取れるようにする。この３つのポイントを踏まえて、学生らしく、また、すぐに社会人となる人間らしく、正式な手紙のマナーにのっとった形式で案内文を書くことが、盛会への第一歩となりますね。