報告書の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

報告書はまずは結論を先に記載します。次に報告年月日や報告者食事名を明記していきますが、この部分は一名だけとは限りません。複数名での報告ということがあり得ます。最後の結びに報告者を記載することもあります。言葉はですます調で統一をするか、あるいは事前に指定されている場合にはである調でも問題はないとされます。いずれにせよ、例文等が示されているのであれば、それに従っての記載にしなければなりません。

書き出しの言葉は何に関する報告書なのかを記載します。役所などでは例文が雛形という形ですでに作成されていて、それに基づいて記載することがあり得ます。書式などは役所やそれぞれの企業等においてすでに決まったものが通常はあるため、それに従って記載をしていくことになります。手紙で報告する場合も同様ですが、簡潔にまとめるように工夫することが大切です。

報告するべき案件名を表題とします。その表題で問題がある場合には、別の名称を用います。元々決まった様式がない場合には、表題の右端に報告年月日と報告者所属氏名を記載して、以下本題に移っていくのが通例です。内容自体はまずは結論が来る場合が多くありますが、その時々に応じて記載方法は変えていかなければなりません。また分かりやすいように専門用語は使い方を工夫することが求められる場合があります。

表題や報告年月日、職氏名などは最初に記載するのが一般的です。その後に報告すべき内容を記載していきます。その内容は見る決裁者側がその内容に詳しくないケースがあり、したがって、専門用語などはできるだけ控えたほうがいい場合があり得ます。その専門的な言葉の意味などについては、別途注意書きを行うことで対処可能な場合は、その方法でも構いません。

すでに決まった様式が存在する場合には、その様式に従って報告書を埋めていきます。言葉などについては、専門用語で報告する場合には、注意書きやあらかじめ断りを入れるなどの工夫が必須です。結論では、どのようなものであれ報告者の思いや今までの報告の結果としてまとめるものを記載します。もし、内容とこの結論が大きく異なる場合には、その旨も記載しなければなりません。

様式自体がすでに決まっている場合があり得ます。民間企業や役所などではすでにその様式があり、それに従って記載を続けていきます。専門用語などは誰に報告をするのかにもよりますが、専門用語の多用があり得る場合には、その都度断りを入れるかあるいは事前に書き出しの部分で記載をしておきます。言葉一つ一つについて明記しなければならない場合もあり得ます。

報告に至った経緯を記載するものです。なぜその報告をするのかの意図が分からないケースでは、あらかじめ最初になぜこの報告をするのか、明確に記載を求められます。意味がない報告は不要なだけだからです。また、報告の意図が伝わるように内容も充実させなければなりません。今後どうするのがよいのかもしっかりと記載し、今後につなげていくことが求められます。

なぜ報告するのかが分からないような案件も出てきます。上司等からの指示に寄らずに報告をする場合には、その報告をする意味をしっかりと把握することが必要です。報告の意図が伝わらないようなものも原則としてしてはならないものとされています。なぜその報告が必要なのかをしっかりと伝えられるように、内容をよく考慮の上で記載していくことが、報告者には求められます。

その報告書の意味ですが、後々までその報告書が残ることを思えば、できるだけ不要なことは避けて記載しなければなりません。無用な事柄は口頭などで伝達するやり方もありますので、あえて報告書のような後々まで残るものは避けておくことが重要です。この報告書などは正式なものですから、役所や民間企業等でも保存年限を設ける場合が多々あることを踏まえて、作成することが求められます。

報告書類はいったん上司の決裁を受けたら、内部規定等に基づいて一定期間は残さなければなりません。後々まで残り権限を持つ人がその内容を確認することがあり得るわけです。したがって、報告書で記載することがよろしくない内容の場合は、口頭で上司に報告するといった工夫が必須であり、また上司などからもそう支持される場合があり得ますので、その時々に応じて対応しなければなりません。

報告書に決まった様式がない場合で、しかも添付書類などを付ける場合には、それら一式が報告書になり得ます。つまり、添付するものが研修資料などでも原則としてすべてを残すことが大事です。内部規則などで、一定の期間の保存義務があるといった事柄を決めていますので、それに従って文書を残すように心がけることが大事です。報告書類一式として管理するということです。

報告書には役所や企業等での内部のルールに則り通常は、決まった様式で報告されるべきものです。その様式が存在しない場合には、ある程度体裁を整えて報告しますが、添付資料等もすべて付けるのが原則です。その資料と内容とが一致していなければなりませんし、保存も同様にまとめて管理されなければなりません。もし必要な個所はコピー等しておくのも一つの手段です。

報告書では誰から誰に対してなされるものなのかをしっかりと把握しなければなりません。最終的な決裁者が誰までなのかで、その報告の結論は変わらないにしても文面などは工夫しなければならない場合があり得ます。また、言葉についてはなるべく平易に記載することが大事ですが、分かりにくい専門用語等は注意書き等で対応することでも可能な場合があります。

作成し報告することが、誰から誰に対してのものなのかなどを明確にしなければなりません。最終的な決裁者がいろいろな人の場合もあり得るわけで、人によっては文書にせずに口頭で済ませるなどの工夫も必要でしょう。言葉そのものは平易なものとするのが原則で、分かりにくい専門用語は注意書き等で対処することも必要であることをよく考えなければなりません。

報告書は、誰から誰に対して行われるのかという点と、何の目的で報告するのか、その報告する内容が妥当かどうかなどを総合的に考慮して慎重に作成しなければならないものです。また、作成後においても、保存するべき年限が厳しく決められるものもあり、後々まで残ることをよく考えて作成し、場合によっては口頭での報告にするなどの工夫も求められることでしょう。