移転式典出席者へ御礼状の書き方や例文・文... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

御礼状を書く場合の重要なポイントとしては、すぐに出すということです。御礼状というのは、感謝の気持ちを表すためのものですので、タイミングが重要なのです。お祝いの品を頂いたり、お世話になったり、様々なシーンに活用できる御礼状ですが、近頃では電話やメールで済ましてしまうこともよくあります。しかし、正式な御礼状の書き方を知っておくことで、改まった関係の方への感謝の気持ちを表す方法を習得できますので、覚えておきましょう。

会社間の御付き合いの場合も、丁寧な御礼状によって感謝の気持ちを表し、また、今後の取引関係においても円滑な関係になるような御礼状が必要です。移転式典出席者へ出席して頂いた方への御礼状としては、まずは忙しい中を弊社の為に時間を作って下さったことへの、感謝の気持ちを述べなければなりません。この場合には、少し大げさなくらいの感謝の言葉を連ねた方が気持ちは伝わりやすいです。

そもそも社外の人間を招いて、盛大に移転式典を執り行うということは、会社にとって、何か大きくアピールする絶好の機会ということが考えられます。移転式典を機会に、取引先の方々との親睦を深め、今後の受注の成果にしたいかもしれませんし、式典に来ていただくことによって、面識のない人との顔つなぎの場としての、重要な意味合いのある式典だったのかもしれませんね。

移転式典を開く意義は、それぞれの会社によって様々ですが、わざわざ招待状を送って、お越し願った方々へ、式典の当日にきちんとした挨拶、御礼の言葉などを伝えていれば間違いはないのですが、参加人数の多い式典などの場合には、担当者が挨拶出来ずに終わってしまうようなこともあるでしょう。参加された方にとって、無礼の無いような対応が出来ているかどうかをよく考えて、翌日すぐにでも、来ていただいたことへの感謝の気持ちを表すことが大切です。

移転式典出席者へ御礼状を出すタイミングは、翌日、遅くとも2日以内にしましょう。あまり遅くなってからの御礼状は、意味を成しませんので、前もって準備をしておくと良いでしょう。大勢の方への御礼状の場合は、雛形に沿った、丁寧で無難な内容に終始してしまいますが、特に大事な取引先や、人物への御礼状は別にその方用の文章を考えてお出しすることも考えましょう。

移転式典出席者へ御礼状の書式としては、謹啓御社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。さてこの度は、弊社の移転式典へ、ご多忙中にもかかわらずご臨席を賜り、心よりお礼を申し上げます。これを機に、より一層の社業発展に邁進してまいる所存でございますので、今後とも倍旧のお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。まずは略儀ながら書中をもって御礼申し上げます。敬具

移転式典出席者へ御礼状としては、手紙の様に、文頭に季節の挨拶を入れても構いません。ただし、目的は式典出席へのお礼ということですので、あれもこれもと詰め込み過ぎはよくありません。簡潔に文頭の挨拶を述べ、感謝の気持ちが最大限に引き立つように文章の構成を考えましょう。また、式典に多数の参加者がいて、隅々まで担当者の目が配れないような状況であれば、一言、当日の不手際をお詫びするような文章があっても良いですね。

移転式典出席者へ御礼状の例文としては、謹啓暑中の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて先日は、お暑いなか弊社の移転式典へご出席を賜り、誠にありがとうございました。ご多忙中にもかかわらず、遠路わざわざご来臨頂きましたこと、心より御礼申し上げます。また、当日は不手際も多々ございましたことを、ご容赦いただければ幸いです。今後一層の社業発展に邁進して参りますので、変わらぬご支援賜りますようお願い申し上げます。略儀ではございますが、まずは書中にて御礼申し上げます。

移転式典へ出席するにあたっては、何かしらのお祝いの品を持ってこられることもあるでしょう。また、事前にお祝いを頂いている場合もあるかと思いますが、そういった場合も、しっかりと御礼状の中で感謝の気持ちを表現しておきましょう。当日、多くのお祝いを頂く方としては、御礼状に記載することも忘れがちですが、出席される方としては、わざわざ足を運び、しかもお祝いの品まで渡しているのに、何も触れられていないと、気分を害されてしまうかもしれません。金額が多いような場合には、直接のお礼が必要ですね。

お祝いも頂いた移転式典出席者へ御礼状の例文としては、拝啓初秋の候、〇〇様におかれましては、ご健勝のこととお慶び申し上げます。さて、この度は弊社移転式典に際しまして、ご多忙中にもかかわらずお運びいただき、また、結構なお品を頂戴しましたこと厚く御礼申し上げます。これを機に、社員一同精一杯努力していく所存でございますので、〇〇様には、なにとぞより一層のご愛顧、お引き立てを賜りますようお願い申し上げます。略儀ではございますが、まずは書中をもって、御礼申し上げます。敬具

御礼状を書く上でのポイントとしては、１．すぐに出す。２．「頭語」と「結語」を使用する３．初対面の方への礼状の場合には、時候の挨拶部分は省く。４．何に対しての感謝の気持ちかを書き表す。５．他の仕事上の案件などについては触れない。６．当日にきめ細かな応対が出来ていなければ、お詫びの一文を入れる。７．封書で出すのが正式であるが、ビジネスの用件であれば葉書でも良い。

礼状を書く場合はすぐに出すことが最大のポイントです。1週間程度遅れてしまったような場合には、遅れてしまった事をお詫びする一文が必要です。また、礼状には雛形があり、拝啓や、謹啓といった頭語と、敬具という結語を使用します。そして、時候の挨拶を述べるのは面識のある人に限られますので、式典当日が初対面の場合には省きます。感謝の気持ちは、出席して頂いたことや、お祝いを頂いたことなど複数ある場合には、きちんとそれぞれのお礼を述べましょう。礼状であるので、内容がぶれないように、他の事柄については記載しません。

式典自体が円滑に、スケジュールにのっとったスムーズな進行で、招待客皆様が満足して帰られたような場合には問題ありませんが、時間が思いのほか長くかかってしまったり、振る舞われるべき飲み物が行き渡らなかったり、帰りに持って帰ってもらうはずの粗品を受け取らずに帰ってしまった人がいたりと、不測の事態が起こってしまった場合には、お招きした側の落ち度を真摯にお詫びする必要があります。

招かれる側にも様々な人がいて、こちらが思った以上に不満を感じている場合がありますので、式進行には十二分な配慮が必要ですね。しかし、礼状に一言、当日の不手際な点をお詫びする文言があれば、気持ちも変わるかもしれません。何か失礼があれば、後日担当者がお詫びに向かうのは当然ですが、礼状にもお詫びが必要ですね。同じように、お花を出した、お金を包んだ、記念品を贈った、当日のスピーチをしたなどと、何かしら頂いたら、それに対する感謝の言葉も表現することが大切です。

会社の行事として、盛大に移転式典を開催して、お越し頂いた方々への感謝の気持ちですので、本来であれば直接お会いしてお礼を述べることが、最も丁寧な対応となりますが、時間もかかりますし、手間もかかります。それであれば、まずは礼状をお出ししておいて、後々お会いする機会があった時には、先日はありがとうございました。などと言葉で伝えると良いでしょう。電話やメールといったものではなく、正式な礼状の書き方も覚えておくと良いですね。