注文内示書の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

注文内示書は、依頼する側に企業が生産工場に対して発注数の依頼をする仮書面のようなものです。正式書面を出せばいい話ですが、最終の価格交渉が終わってなかいような場合は価格を記載できませんので仮の書面になるのです。このような書面の発行は、材料の生産背景面から出さざるを得なくなる場合が多いです。正式な価格が決まってから発注していては納期に支障をきたすからなどの理由です。

注文内示書は、「仮発注書面」というような題名をつけて作成すればよいでしょう。普段から多くの取引をしている企業同士ならばこういった仮書面でも問題はありません。正式書面でなくてもこれまでの良好な取引関係から信頼関係が出来ていますので、生産する側も安心して材料発注が出来るのです。こういった良好な関係を保つために年賀状やお礼状といった手紙やり取りを随時しておくことが大事なのです。

注文内示書に記載する内容は、発注商品の商品名、発注数量、納期などで十分です。取り急ぎその内示書に伴って材料の発注をかけるだけですので、その他取引内容の記載は別途送る正式な発注書面を見てもらうことで大丈夫です。「最終価格が決定次第、その価格を記載した正式発注書面のフォームで発注書面をお送りします」といった言葉を内示書に書いておくことも悪くありません。

注文内示書によって生産工場は材料の発注や生産ラインの確保などの準備にかかります。従って内示書に書く内容はその商品の納期と発注数、商品名などで十分です。支払条件等の詳細は後に送る正式発注書面に記載しておけばいいでしょう。内示書で先に数量と納期さえ確認出来れば、実際に製造する現場は納期から逆算したスケジュールを組んで段取りに取りかかれます。

注文内示書には、「いつもお世話になっております。日頃の取引誠にありがとうございます。今回は納期まで期間が少ないですが、何卒よろしくお願いします」といった感じの文面を記載しておくことも悪くありません。取引が長いならといって馴れ合いの関係になるのではなく、機会あるごとに感謝の言葉を記載しておくことは長くいい関係を保つ秘訣であるとも言えるのです。

注文内示書には発注数や納期などの必要事項を書く以外に、日頃の取引に対する感謝の言葉を添えておくことも悪くありません。企業と企業の取引ですので発注する側がお客の立場になるわけですが、決して注文した企業側が強い態度に出るといったことはせず、いつも生産している工場さんに感謝していることを伝え続ける姿勢でいたいものです。こういった姿勢が、いい関係を長く保つ秘訣であるといえます。

注文内示書には、生産スケジュールの詳細計画を知りたい旨も記載しておくと良いでしょう。「今回の商品は納期までの生産期間が短いため、弊社でも生産進行状況を把握しておきたいので、計画の提出をお願いします。また、生産開始後には随時進捗状況の報告をお願いします」といったような文面で記載しておくと良いでしょう。報告の書式は特にこだわる必要はなく、状況が分かる資料で十分です。

注文内示書には、依頼した商品の生産進捗状況を教えて欲しい旨も記載しておくべきです。特に納期までの日にちが短いような場合、発注した側の企業の仕入れ担当者も生産の状況が非常に気になるものです。万が一材料のトラブル等が発生して納期に支障が出そうな状況になった場合、販売時期の見直しなどの対応を早急にする必要があるので、生産確認の方法をきちんと準備しておくことが必要になります。

注文内示書には、生産上何かトラブルが発生した場合にすぐに連絡を欲しいことも記載しておきたいものです。この場合の雛形の例文としては、「生産が進んだ際、突発的な事態が起こって生産スケジュールが遅れそうな場合は速やかに弊社までご連絡ください」といった感じでよいでしょう。発注した側が生産の遅れを把握していないという状況は作ってはいけないのです。

生産進行上で何らかのトラブルが起こることはあります。こういった場合にはすぐに連絡を欲しい旨も注文内示書には記載しておきたいものです。材料の入荷遅れや材料の品質トラブルなど、生産が進行していくにつれて起こる可能性のあるトラブルはありますので、発生した際には速やかに対策を考える必要があるのです。状況の把握が遅れると対策が後手に回りますので注意したいところです。

注文内示書には、一度生産の件について商談で話がしたい旨も記載しておくと良いでしょう。新商品の生産というのはお互い神経を使うもので、商品の仕様や梱包形態の確認については、細かい部分まで行っておくに越したことはないのです。従って電話やメール、ＦＡＸで事前のやり取りを行った後にお互いの担当者が顔を合わせて最終確認をするということも必要です。

注文内示書を送付して材料の先行発注や工場の生産ラインの確保が終わった際に、一度注文した側の企業と依頼を受けた企業の担当者が顔を合わせて打ち合わせしておくことも悪くありません。注文内示書にもこの旨をあらかじめ記載しておくと注文を受けた側の企業の担当者も時間の調整をつけるものです。新商品の場合は梱包形態などを詳細に確認しておくと良いです。

注文内示書に注文数や納期以外にも日頃の取引の感謝の言葉を書く意味としては、モチベーションを上げる意味があるということなのです。取引が長い企業同士ですと、必要事項だけを記入した注文内示書で十分だとも言えるのですが、やはり人と人とが関わる仕事ですので、担当者同士のモチベーションを上げることも考慮した書面が気が利いているといえます。こういった配慮が長くいい関係を維持する秘訣なのです。

注文内示書には、必ず記載しておく項目としては、発注する商品の商品名、発注数量、納期などが挙げられます。後に正式なフォームでの発注書面を送るのですが、単価が最終決定していないような場合に材料の発注や工場のライン計画を立てるために内示書は必要なのです。この際に生産スケジュールを作成して欲しい旨や、進捗状況を随時記載しておきたい旨も記載しておくと良いでしょう。

注文内示書には生産進行上で何らかのトラブルがあったような場合には速やかに連絡が欲しい旨を記載しておくと良いでしょう。納期までの生産期間が短いような場合は、1つのトラブル発生によって納期に支障をきたす恐れもあります。そういった場合は発売時期の延期なども発注した企業側は考えなければなりませんので、早めに状況を知らせてもらった方が助かるのです。