議事録の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

様々な会議において必ず必要なのは「議事録」です。議事録とは会議の内容を漏れのないようにまとめたもので、次回会議のための資料になったり、会議を欠席してしまった人が後から確認したり、また昨年度の会議での決定事項等の確認など、幅広く利用されます。そして保存期間も長いものが多いので、きちんとしたわかりやすい議事録を取って後世に残していくべきものです。

では、その議事録のわかりやすいポイントとは何でしょう。議事録作成のためのポイントを5つまとめました。それらのポイントを守ると、確認する人がわかりやすいのはもちろんのこと、議事録の係りの人もまとめやすいというメリットがあります。今回の議事録は、パソコンのワードなどで取ることを想定しています。手書きで書く場合もあるかもしれませんが、会議の話し合いはあっという間に流れてしまうのでパソコンなどですばやく取ることをお勧めします。

まず最初のポイントは、議題が移るごとにきちんとタイトルに分けるということです。タイトルに分けると言うのは当たり前なような気がしますが、それでもとても重要なポイントになっています。なぜならタイトルをつけずにメモを取り続けてしまうと、見返したときに何の話なのかわからなくなるからです。議事録は、その文書だけを読めば内容をつかめるように書かなくてはいけません。そのためわかりやすいように言葉を選んで書きましょう。

わかりやすい議事録のポイント①「議題が変わるごとにタイトルに分ける」議題のタイトルに加え、大本の議題の中の小見出しも付け加えるとなお良いです。例文としては、議題が『今年度予算について』であれば、それだけを用いるのではなくその大見出しの後からは「昨年度決算」「今年度予算内訳」などと必要な小見出しを書き加えるようにしましょう。タイトルをつけるときは、文字の大きさを変えたり太文字にすることで見やすくなります。

2つ目のポイントは、議事録は書いている最中から完成形にしようとしないことです。これはスピードのある会議において非常に重要なことになってきます。会議中は、その議題についての意見が飛び交っています。議事録の係りの人は、その多くの意見を逃さずにキャッチして文字にして残さなければいけません。これにはタイピング力と集中力、聴く力が必要です。全ての意見をキャッチしておけば、完成形にまとめるのは会議後に行えばいいのです。

わかりやすい議事録のポイント②「最初から完成させようとしないこと」完璧に物事をこなすタイプの人は特に、最初から上手な議事録を完成させようとする傾向があります。しかし会議の中で飛び交う多くの意見をまとめながら、全て完璧にまとめることは非常に難しいことです。そのため、まずはメモをとるだけ（書式は問いません）、と考えて気楽に文字におこすようにしましょう。とにかく全ての意見をメモに取ることが重要です。

3つ目のポイントは、オフレコにするべき意見も中にはありますので、それをきちんと見分けることです。2つ目のポイントで書いたことと矛盾するように思えるかもしれませんが、そうではありません。会議中に飛び交う意見は、漏らさずに全てキャッチしてメモを取っておかなくてはいけません。しかし中には公式な書類である議事録に残すべきではない言葉も含まれている場合があります。そのような発言はメモの段階で選別するようにしましょう。

わかりやすい議事録のポイント③「オフレコもあるということを心得ておくこと」では、オフレコにすべき内容とはどのような内容の意見でしょうか。当たり前ですが、その議題に関係のない発言、脱線した内容、そして外部に漏らしてはいけない内容のときです。議題が設定されているのですから、それに関係ない内容はいりません。また団体の中で行われる会議では、他の団体について少し話す機会もありますが、その他の団体に見られると都合の悪いことについては書く必要はありません。また、最初から「これはオフレコで」と言われる場合もあります。

ポイント4つ目は、次回の会議日程や議題なども忘れずに記入することです。意見が飛び交う場が終わってしまうと、それまで忙しかった議事録係は少し気が楽になってしまいます。そのタイミングで話し合われることが次回会議の日程について、次回会議の議題についてなどです。ついメモをとり忘れがちですが、自分の手帳にメモする前に議事録に書き込むようにしましょう。

わかりやすい議事録のポイント④「次回会議の日程や議題なども忘れずに書くこと」次回会議の日程はもちろんのこと、次回会議の議題も非常に重要です。それは次回の会議で一体なにが話し合われるのかを把握しておくことで、次回の会議での議題に入りやすくするメリットがあるからです。また、もし次回会議までの宿題（～～について考えておく）などがある場合も、議事録に記録しておくことで忘れずに済みます。

そして最後のポイントは、前回の会議からの変更事項などは文字の色を変えるなどして目立たせることです。定例会などの議題が引き継がれている会議や、昨年度と基本的に変わらないイベントについての会議などの議事録は、新しいフォーマットを使ってまとめるよりも、前回（昨年度）の議事録を利用するとまとめやすいです。そして前回（昨年度）から変更した点はわかりやすいように目立たせるようにしましょう。

わかりやすい議事録のポイント⑤「変更事項などは赤文字などでわかりやすくすること」毎年行っているようなイベントについての会議だと、決定事項が昨年度とほとんど変わらないという場合もあります。しかし全く変わっていないわけではなく、予算や準備物など、1～3箇所だけ変わる、ということも珍しくはありません。そこで変更点を普通に黒文字などで書くと、昨年と変わらないと思い込んでしまう危険もあるのです。

議事録は、後世の人たちや会議を欠席した人への手紙のようなものです。そのため、議事録を読んだだけで会議の内容がわかり、かつ不明点が出ないような文章を書くようにしましょう。特に後世に残す場合は、議事録を読んだ人が抱いた不明点を、当時の会議の出席者に確認しなければならないなんてことも発生します。それでは議事録の意味があまり無いので、わかりやすく簡潔にまとめるようにしてください。

また、会議を行っているということは、その会議または団体の代表者がいます。出来上がった議事録は、その会議ごとに代表者にチェックしてもらうようにしましょう。もしも代表者にチェックを頼めない場合は、自分ではない第三者に読み返してもらって不明点や書き漏れがないかなどを見てもらうと良いです。そうすることでより確実に後世（欠席者）にもわかりやすい議事録を残すことができるので、その手間を惜しまないようにしましょう。

わかりやすい議事録を取るためのポイントは、以下の通りになります。ポイント①「議題が変わるごとにタイトルに分ける」ポイント②「最初から完成させようとしないこと」ポイント③「オフレコもあると心得ておくこと」ポイント④「次回会議の日程や議題なども忘れずに書くこと」ポイント⑤「変更事項などは赤文字などでわかりやすくすること」また、引継ぎのことなども考慮してフォーマット（雛形）を作成して別に保存しておくと良いでしょう。