部下への書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

中間管理職が、部下に対する評価を上司へ報告する際に書く書類で、最も多いのは昇任・昇格推薦書でしょう。自分の部下が昇格すれば、自分の評価も高まるので、中間管理職としては腕の見せ所です。昇格、昇任の場合は対象になる部下が、何をして、それが会社にどんな利益をもたらせたか、という点に絞られます。また昇任、昇格した場合は何が期待できるかという点も重要なところです。

昇任・昇格の場合の推薦状の書き方は特に決まったルールはありませんが、推薦する部下が如何に有能であるかを、上司にわかりやすく簡潔に伝えることが大切です。過度な褒めすぎは却ってマイナスイメージになってしまいます。「今般当課の〇〇〇〇君が、春の異動で昇任、昇格の候補に上がっていると伺いました。彼はＩＴ関連でも〇〇〇〇の部門に精通し、その能力は社内でもトップクラスといえます」に始まり、さまざまな実績を紹介した後「彼にある程度の権限が任されれば更にその能力を発揮することが期待できます」で結べばよいでしょう。

社内の書式にこだわらず、手紙形式の場合。｢推薦状今般当課の〇〇〇〇君が、春の異動で昇任、昇格の候補に上がっていると伺いました。彼はＩＴ関連でも〇〇〇〇の部門に精通し、その能力は社内でもトップクラスといえます。来春新発売を予定しています新製品についても、彼の発想に基づく部分が多く、市場でも反響を呼ぶものと期待しています。こうしたタイミングの中で、彼の昇格・昇任を取り上げて頂いた事に深く感謝いたしております。彼に日常勤務の状態につきましては別添報告書にまとめて記載しましたので参考にして頂ければ幸いです。

部下への書き方の例文・文例01のポイントは、中間管理職が部下の昇進について「その能力は社内でもトップクラス」と高く評価していることです。具体例としては来春発売の新製品について、「彼の発想に基づくところが大きく、市場でも期待できる」と期待感を持っているところです。こうした具体例があると幹部としても取り上げやすいでしょう。気になる日常の勤務態度については、本文の中で触れず別添報告書に記載していると言う念の入れようで、評価する側もやりやすいでしょう。

部下の評価にはさまざまな視点があります。新製品を開発するアイディアと、創造力、課内での信頼度の高さ、縁の下の力持ち、トラブルの調整力、どれ一つとっても大事な能力です。「今般推薦いたします〇〇〇〇君は縁の下の力持ち的な性格が強く、表面に出ることは滅多にありませんが、誰もが嫌がるような仕事に積極的に取り組んでいます。このため課内環境はいつも仕事がスムースに流れています」

部下への書き方の例文・文例02のポイントは、縁の下の力持ち的な存在の部下の仕事ぶりを的確に捉えて推薦しているところです。人の先頭に立つわけではないので、普段は目立ちませんが、厄介な仕事を彼が知らないうちに片付けてくれたので仕事の能率が上がった、と言う点を評価しています。こうした存在の人と言うのは周囲の信頼も厚いので、昇任した場合は多くの支持が得られ、課としても業績を上げることが出来るでしょう。

部下への評価は、実績か、能力かという問題があります。どちらを優先するかはそのとき、その場の状況によります。「今般昇任候補として推薦いたします〇〇〇〇君は、特に目立った実績は残しておりませんが、人が注目する能力が優れており、多少困難な仕事でもやり遂げてしまう力があります。周囲の雰囲気の中で彼に任せて置けば安心といった空気があるのも事実です。一定の責任を持たされたら、更にその能力を発揮することが期待できます」

部下への書き方の例文・文例03のポイントは、部下の持つ潜在能力を高く評価しているところです。大きな実績を持っていないので、実績主義の職場では評価して貰えませんが、周囲が期待する潜在能力というのは無視できないものがあります。社内の書式の中では書き込めない言葉を手紙と言う形の中で表現しています。潜在能力というのはそのときは目立たなくても、後で爆発的な力を発揮することがあるのでそこを先取りしている点がこの文例の特徴です。

会社によって、部下に対する評価報告書と言うものがあります。一定の書式に添って、部下の日常の行動を箇条書きにして数字で評価するやり方です。この方式の長所は、審査がやりやすく早いと言う点にあります。能率的ではありますが、縁の下の力持ちのような人は評価されにくいという欠点もあります。手紙と違って細かいことは書けませんが、「辛抱強い彼の性格をご評価頂きたい」程度のコメントを書くことは出来るでしょう。

部下への書き方の例文・文例04のポイントは、一定書式の推薦状の欄外に部下の長所を認めて欲しいというコメントを書いているところです。一定書式で、しかも数字で評価すると言う文書では中々本来の姿と言うものを摑みきれない所がありますが、こうした欠点を欄外のコメントと言う手段で解決しようとしています。この方式が通用するかどうかはわかりませんが、部下を推薦する立場の管理職としてはやっておく必要がある大事な部分と言えるでしょう。

「推薦状今般推薦いたします当課の〇〇〇〇君は先に行われました柔道選手権全国大会で見事優勝し、当社の名を全国に鳴り響かせました。柔道の実力だけでなく課内での実務でも大きな成果を上げていますので、来春の異動では是非昇任させて頂きたいと思います」仕事とは直接関係のないスポーツの分野で全国優勝した課員を昇任させて頂きたいという推薦状です。毎日のようにテレビ、新聞で報道された宣伝効果は莫大なものがあったはずで、これを評価して頂きたいと言うものです。莫大な広告費用にも相当する効果があったはずです

部下への書き方の例文・文例05のポイントは、仕事とは直接関係のない、柔道の全国大会で優勝した課員を、是非昇任させていただきたいと言う点です。仕事の実績主義という観点では全く評価されない部分ですが、テレビ、新聞で再三取り上げられた宣伝効果という点を考慮すれば、仕事とは関係ないと一概には言いきれません。この点を評価して欲しいという課長の熱意を汲み取って欲しいところです。

中間管理職が上司へ提出する、推薦状、報告書といった書類は、会社によりその取り扱いはさまざまですが、これによって、部下の昇進が左右されるとなると責任は重大です。推薦の趣旨をはっきり伝えたい場合は決められた書式や雛形によるものではなく、担当上司への手紙と言う使い方が良いでしょう。ここで使われる言葉は、飽くまでも推薦する本人に対してのものであるので、ライバルとなる人物に対しての非難、中傷といった言葉は使ってはいけません。

中間管理職が上司に提出する部下の推薦状は、部下を次期異動で承認させてほしいというお願いの文章になるので、どうしても部下を贔屓目に見て、過大評価をしてしまうことです。ここで気をつけなければいけない注意点は褒め言葉の乱発です。あまり褒めすぎては却って評価が低くなる恐れがあることを心得ておくべきです。この推薦状は公開されることも念頭において、他課の課員の評価を低くするような言葉は絶対に書いてはいけません。

部下への書き方のポイントは、推薦する部下が何をしたのか、それが会社にどう役立ったのか、どの程度の経済効果があったのかを明記することです。中には、具体的に表現できない実績を残した社員もいますので、具体例が書けない課員もいますが、ここは管理職としての腕の見せ所です。ヒーローを紹介したり、推薦したりすることは誰にでもできる簡単なことですが、将来彼が会社にとってどの様な貢献をするかを見抜いて推薦するのが、中間管理職として重要な仕事です。