発注内示書の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

販売会社が生産工場に商品を発注する際、正式な商品発注書面を発行して相手側に渡し、受け取った側がその書面に捺印をして完了となります。書面については双方が合意していれば原本を送付しなくてもＦＡＸのやり取りでも大丈夫です。ただし、詳細の見積金額が出ていないような場合、発注書面に単価を記載できませんので、そういった場合は発注内示書を発行して生産工場に資材の先行発注を促すこともあります。

販売会社が生産工場に商品を発注する際は正式な発注書面の発行が必要になります。ただし、見積もり条件など詳細が決まってない状態の場合は、書面は発行できませんが、納期から逆算して生産工場が発注書面の早期発行を要望してくることがあります。そういった場合は、発注内示書という形で書面を送ることも手段の一つです。数量はこの書面の数で決定だという旨を明確に記載しておけばいいのです。

発注内示書には商品名や納期、数量を記載するようにすればよいでしょう。商品名は内示の段階では正式名称でなくても構いません。また、アルファベットでの品番等があればそれも記載しておくようにしたいものです。希望納期と数量に記載も必要です。数量については生産工場サイドはその書面に記載された数量を基に材料の発注をしますので、確定数量を記載しなければなりません。

発注内示書は、受注を受けた側が材料の発注数を確認するうえで重要な書面になります。正式な発注書面を待って材料発注しても納期に間に合うスケジュールの商品でしたら、発注内示書は必要ないとも言えます。何らかの事情で正式な発注書面が発行出来ない場合に発注内示書を発行する訳ですから、そこに記載する数量は確定数を記載しておくことが必須になるのです。

発注内示書には、後日正式な発注書面を発行する旨を記載しておかねばなりません。そういった場合の雛形の例文としては、「現在審議中のお見積もり内容について、御社と弊社との間で合意が出来次第、正式なフォームで生産発注書面をお送りさせて頂きます」という感じでよいでしょう。事前の商談で発注数量等の話はしていますので、発注内示書の書面についてはさほどこだわる必要はないのです。

発注内示書には、正式書面を後日発行する旨を記載しておくことがベターです。新商品の企画打ち合わせ等で数量については事前打ち合わせが出来ている場合が大半で。しかし、工場によっては販売会社からのなんらかの書面がないと資材発注が出来ない社内体制になっている工場も多くありますので、そういった意味でも発注内示書を発行することが必要となるわけです。

発注内示書には、カラーの明細内訳等もきちんと記載しておくことがベターでしょう。同じ型のＴシャツで、カラー違いのものを発注しておく場合の雛形の書式としては、「Ａ型Ｔシャツのグリーン色が200枚、イエローが230枚、ブルーが140枚」といった感じです。ただし、生産工場側がカラー明細について後日決定でいいと言ってきた場合は、総合計数の記載だけでも良いでしょう。

発注内示書には、発注するサイズやカラーの明細まで記載しておくことが望ましいです。型やタイプが同じで色違いやサイズ違いの商品の生産をする場合、資材によっては別々のものを手配しなければならないこともあるのです。従ってそういった資材発注の際の数量算出には、細かい発注数の提示が必要になりますので、発注内示書にも細かい記載が必要になるのです。

発注内示書は、決まった書式はありませんので、生産サイドが資材を発注したい形で記載しておくことも一つの手段です。例えば繊維製品を発注する場合、発注内示書の段階では完成品の枚数を発注するのではなく、資材別のパーツに分けて数量を記載することも悪くありません。例としては、「綿の白生地50メートル、ウエストゴムテープ100メートル」といった感じです。

発注数量の大まかな枠組みが決まっていても、サイズやカラーが決まっていないような場合は、資材単位で発注内示書を作成することも悪くありません。この方が生産工場は資材発注がしやすいことも考えられます。ウエストゴムテープや、身生地、レースなどの部材ごとに数量が書かれていれば、必要量の計算が簡単です。生産時のロス率を見込んでの数量算出も必要です。

発注内示書には、包装資材の発注数も記載しておくことが望ましいでしょう。デザイン性の高い包装資材の場合、発注してから納品まで時間がかかるものもありますので、早めに手配をしておきたいものです。ロス率が読みにくい場合、「完成品500枚梱包分」という感じでの記載も悪くありません。ロス率は生産工場から包装資材メーカーに問い合わせてもらって発注数を決めてもらえばいいのです。

発注内示書には、包装資材の数量も記載しておきたいものです。生産工場の資材担当者と言葉を交わす機会等があれば、包装資材のロス率について問い合わせしておくこともベターです。ほとんどロスが発生しない包装資材もあるのですが、逆にかなりの率で不良率が発生する包装資材もありますので、発注数量を決める際は資材に合わせた適量を考えなければなりません。

民間企業同士の生産依頼発注は、手紙のような決まった書式もなく、お役所的な堅い書面も必要ありません。しかし何も書面のない状況で生産工場が資材を発注することはリスクが高いです。従ってそういったリスクを回避するために発注する側は発注内示書を提示してあげる配慮が必要になります。もちろん、最も望ましいのは納期から逆算して間に合う段階での正式発注書面の送付です。

商品の最終納品価格が2社の間で決定していない状態で生産をスタートさせないと納期に間に合わないような場合、とりあえず発注内示書の作成によって販売会社は生産メーカーに仕入数量の提示をします。発注内示書には納期と数量、品番や品名を記載しておかねばなりません。また、納入単価決定後に速やかに正式発注書面を送付する旨も発注内示書には記載しておきたいものです。

発注内示書には、色やカラー別の詳細の数量を記載しておきたいものです。また、商品の特性によっては、完成品枚数ベースで発注内示書を作成するのではなく、資材ベースで記載しておくことも悪くないでしょう。資材ベースでメートル単位等で発注数を検討する場合は、生産時に発生するロス率も加味して数量を決定することが必須になります。これを加味しなかった場合、最終的に数量不足になることもあるのです。