証明書発行依頼の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

様々な証明書発行依頼について、たとえば資格者証の証明書発行依頼であったり、あるいは卒業証明等の発行依頼などがありますが、書き方はその発行を行うところそれぞれのために、各発行機関にまずは確認を行わなければなりません。また、書き方以外でも、その発行に必要な書類も、その他発行のための手続きそれ自体もそれぞれ異なりますから、確認をまずは行うようにします。

証明書発行について、まずは発行するところの確認をしなければならないものです。発行ができないところに依頼しても意味はありません。また、書き出しは何のためにその証明書の発行が必要なのかと、発行依頼者の住所氏名を明記し、期限がある場合にはその期限も明記の上で依頼することが肝要です。その他、資格取得の場合はいつ取得したのかなど、必要な情報も記載しておく必要があります。

何の証明について必要なのかを明記しなければなりません。これがないとそもそも証明書発行依頼を行う意味がないからです。発行を行うところによっては郵便で手紙等を添えて依頼しなければならないケースもあり、また、インターネット上でメールやホームページなどから依頼を行える場合もあるなど様々なため、手続きなどの仕方の確認をまずは行うことが非常に大事です。

証明書について何の発行を依頼するのかを明らかにします。そのため、表題等にその際発行について明記している場合もありますし、文面の中で明記するものもあるなど様々です。ただ、最近では郵送で依頼を受け付ける場合とインターネットで受け付ける場合と、いろいろなパターンが増えています。したがって、事前にそのやり方や方法などを確認する必要があることは、言うまでもありません。

書式が決まっている場合については、それほど困ることはありません。その書式を必要な項目を埋めて記載していくだけのことです。また、その証明書発行依頼者の住所氏名だけではなく、認め印も必要なことが多いため、その点も忘れないようにします。通常この手の再発行依頼では、シャチハタは使用不可であり、認め印としては朱肉を押して押印しなければなりません。

証明書発行依頼として、すでにそのとき発行の権限を有するところにおいて書式が決まっている場合は、その書式を用いて記載していきます。証明書発行依頼者の住所氏名と、認め印が必要なケースが多く、この場合はシャチハタではなく認め印に朱肉を用いて押印するのが通例です。なお、インターネットでの発行依頼では、電子上でのやりとりですから、発行機関の指示に従って手続きを行います。

証明書発行依頼における注意点として、たとえば電車遅延の場合のように特定の人だけを対象としない場合にあっては、注意事項をよく確認しなければいけません。特にこの場合は電車が遅延した証明であって、通勤や通学それ自体の遅延の理由にはならないという点に注意しなければならず、別の方法で出勤または通学できた場合では、意味がないことが往々にしてあり得ます。

証明書発行依頼では、注意点が何点か存在します。そのうち、その証明があったとしても別の方法でクリアができる場合には意味がないケースです。特に電車遅延等の理由は、別の代替方法でクリアできなかったのかが問われるケースもあり得ます。この場合、いくら証明があっても意味がないことがあり得るので、証明をとる必要性もよく考えて行動しなければなりません。

証明書発行依頼文において、書式等が定められていない場合についてです。このときには発行依頼者側が言葉を選んで記載していきます。ですます調で問題はないケースが大半ですが、上位機関が下位機関に依頼する場合など一部のケースにあってはである調を用いる場合もあり、その時々で言葉を使い分けなければならない場合も存在することに、注意しておかなければなりません。

証明書発行依頼文における書式等が、定められていない場合です。このときには発行を依頼する側が自ら依頼文を書いて、依頼しなければいけません。ですます調で問題がないケースがほとんどですが、上位機関から下位機関等に対する証明書発行依頼については、である調を用いなければならない場合もあるなど、その時々に応じて注意をして依頼する必要が出てきます。

証明書発行依頼の雛形が決まっている場合では、書式とともに記載方法としてセットで示されることが多くなっています。このときには、その記載例を参考にしながら書式を埋めていきますが、この場合で注意しなければならない点として、記載例以外のイレギュラーの場合があります。このときには、その例示を行っているところに対して確認を行ってから、記載を行います。

証明書発行依頼の雛形が示されていることが少なくない場合があります。特に件数が多い発行に関しては、チラシやインターネット上で、その発行に関する注意点も含めて表示されていることが少なくありません。記載例に従って記載を行いますが、発行に関してその例文とは異なるイレギュラーな内容の場合には、その発行を行っているところに確認を行ってから、依頼するようにします。

証明書発行に関する書き方上での言葉では、必要な専門用語等は基本的に使用可能ですが、不必要な場合は削除します。また、発行を依頼するのが目的なため、発行に必要がない内容については含めないように心がけることも大切です。なお、書式が決まっている場合ではこの点に関しては気にする必要はなく、決められた箇所と住所氏名等の発行依頼者欄を埋めていけば事は済みます。

証明書発行依頼では、目的を記載させられることが少なくないものです。したがって、もし目的欄を埋めなければならない場合では、簡潔に記載しても問題がない場合もあれば、それ以外でしっかり記載を求められる場合もあるなど、様々なことがあります。したがって、その発行を行う機関等の指示に従って記載を行うことと、記載漏れがないように注意しなければいけません。

何のために証明書発行を依頼するのかという目的と、発行者の住所氏名等はしっかりと明らかにしたものでなければなりません。また、発行者側による書式等が示されている場合には、その書式に従って記載内容を埋めていきます。雛形等が示されていることが多く、その雛形に従って記載しますが、特にない場合には発行者の指示に従って記載を行い、印鑑は朱肉を用いて押印する点に注意が必要です。