見学レポートの書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

海外地域視察、研究所、企業視察のみならず工場見学など最近一般的に公開されている大多数の方が見学できるところでも、会社の視察や授業の一環で訪問した際には、自分の会社でも役立つことの情報共有や授業の評価対象として提出する必要があります。見学レポートは本人以外の人も多く利用する重要は情報なので客観的にわかりやすく書き記して残す必要があります。

見学レポートの書き出しの言葉の雛形は「今回の見学目的は○○です。」で結びの言葉は「今回の見学で得られたことは○○で、××な部分が自社でも参考とするべき点であります。」のように見学に訪れた目的をまず明確に示して、見学した意味を示す必要があります。そして見学レポートの終わりには得られた結果や情報を参考にして自分たちにとって参考になることを明確に示すことが大事です。

この見学レポートでは○○食品の第一生産工場について報告します。この工場では主力商品の生産を担っている大きな工場で、現在自社が持つ最大の工場の３倍の大きさの面積を有するとともに４倍の従業員が働いています。今回の見学の主な目的は、今後自社工場を拡大させる場合に必要になる工場管理システムや配慮を要する危険リスク等の参考情報を入手するためです。

この例文でのポイントは、目的を明確に示していることです。この例文の場合は自らが持つ工場施設の規模を拡大した時に起こるリスクや改善点を把握する目的であります。また見学先と自社の施設の類似点（生産方式や生産品目等）と相違点（施設面積や従業員数等）を明確に示していることも一つのポイントです。施設の機能が似ていることを示すことで見学の意義を表現できます。

○○食品の第一生産工場は３倍の施設面積を有していますが、生産数と出荷数、欠損数をひとつの場所で管理し、経過５年分までは生産品データを保管しています。異常が出たときにはすぐに自動的にストップをかけられるようなシステムを採用しています。また危険リスク面では、従業員から職場環境の状況をアンケートでフィードバックしてもらい具体的な事例の的確な把握を行っています。

見学先の行っている生産管理方法や危険リスク回避の対応策など伝えるべき情報を絞ったうえで大まかに記すことが大事なポイントです。最初から細かい部分についていろいろ情報を記載しても、自分が思っているようには伝わらないことが多いです。まずはこれから示す内容についてのポイントを把握してもらえるように、ざっくりとした内容を乗せる程度が適切です。

生産管理ではパッケージに特殊なバーコードを加工し読み取り、出荷可能であるか、出荷までのどのチェックの段階で出荷品から外されたかを確認できるシステムで管理しています。またこの情報は即時で管理部門に送信され状態の確認が行われます。出荷量のデータを基に改善点は管理部門以上に伝達し、次回までに改善されるように早急に改善に努めるとともに原因の解消を行います。

まず、伝える事項として絞った情報を今度はできるだけ詳細に記載するようにしましょう。基本的に会社の中のものは社外に持ち出してはならない重要事項ですので、鮮明かつ的確に情報を保存する写真撮影は許可されません。情報を伝える手段は文章で表すか、別紙図面で示すことがかなり重要です。メモは箇条書きで構いませんがレポートではしっかり文章に書き換えることが大切です。

危険回避リスクの把握に関しては、実際に従業員が勤務中に起こった危険な事例を毎日報告書として全員に書くように徹底していました。危険な場面に遭った方は詳しく書かれるので、重点的に読み、詳しく知るためになるべく近いうちに本人に状況を聞くように徹底して行っています。従業員の意見の中には重要なものが少なくないのでなるべく会議にだし、現場の状況の透明化を試みています。

この場合は、情報を入手する手段と最終的にどのように扱われているかを示していることが大事なとこです。しっかり情報が会社全体に行き渡り情報が共有されていることを示しています。また情報共有する際に全てをそのまま拡散しても情報の取捨が困難になり返って逆効果なので、拡散する前に情報を選択し、ある程度まとめるということを行っていることがポイントです。わかりやすくすることが大事です。

以上の生産管理システムや危険リスクの回避はこれから自社工場の規模を拡大するうえで参考になる情報であります。生産品の管理は徹底的にデータ化し管理することが大事で取り入れる事を検討するべきあると考えられます。また危険リスクの把握は現場の実態をする重要なことであるので、従業員を増やす際にはさらに情報共有をし社内の透明化する努力が必要であります。

参考になった見学結果をもとに自分たちのところではどういった部分を見習い、修正しなければいけないか的確に表現する必要があります。見学先の細かい状況や詳しい情報と同等に見学レポートで最も大事な部分であります。納得してもらうために理由の記述を怠らずに自分の意見を伝えることが大切です。社内の全員が理解できるようにわかりやすい文章で書く必要があります。

見学レポートの書き方の注意点で記載した敬体表現と常体表現、体言止めに関して、敬体表現は分かりやすく言うと、文末を～ですますを用いた表現で書き表すことで常体表現とは文末を～だある表現で表すことです。また体言止めは文末表現を付けずに名詞で一文を終わらせることです。また３つを混同して使用しないように注意しましょう。レポートなどの報告文書は基本的に文末を敬体表現で統一することが適切です。

書式は必ず敬体表現で書き記すことが必要です。プライベートやブログとしてなら常体表現あるいは体言止めで構いませんが会社に提出する場合等公式な文書を書き記す際には敬体で記述することを勧めます。また目的、結果さらにできれば考察を分かりやすく表現することが必要です。こういった見学は多くの人を代表して訪問するので、情報を確実に伝えられるように心がけることが非常に大事です。

文章を書くときには読点を使いすぎないように注意することが大事です。読点を頻繁に使用してしまうと一番大事なポイントが薄れてわからなくなってしまうからです。手紙のように他人に伝えることに配慮し一文一義を念頭において文章を作成するように心がけてください。多くの情報から伝えたいポイントを数個に絞ると重要なことが書きやすくなり、文章が得意でなくても自分以外の人に理解されやすくなります。