断り手紙の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

何かを頼まれたとき、相手が仕事の取引先や親しい知人であるなど大切な存在であればあるほど、頼みを断るのが心苦しく大変な作業になりますよね。何とか相手を嫌な気分にさせることなく、角が立たないようにお断りする必要があります。そのためには、口頭で断りを入れるより、丁寧な文言や書式で作った手紙などを出す方がおすすめです。申し訳なく思っている気持ちを伝えやすい例文や雛形もあるので、参考にすると良いでしょう。

相手が会社や顧客など、ビジネスシーンでマナーをわきまえた書式が良い場合は、時候の挨拶文から書き出すと良いでしょう。「拝啓、時下ますますご清栄の段、お慶び申し上げます」などが一般的です。また、結びの言葉としては「この度はご要望に添えず、誠に申し訳ありませんでした。今後とも変わらぬご厚情をいただきますよう、お願い申し上げます。」などお詫びと挨拶を兼ねた文言を使用します。

拝啓。清秋の候、貴社におかれましては益々ご清栄の段、お慶び申し上げます。この度は、お取引のご依頼をいただきましてありがとうございました。このお話は非常に光栄なことと存じておりますが、現状では既に他社様との取引が成立しております。このため、大変失礼ではございますが、今回の貴社とのお取引は見送らせていただきたいと存じます。今後一層の貴社のご発展をお祈りいたしております。

ビジネスシーンにおいて、あまり知らない会社などから取引の依頼があった場合などは、依頼を断ることも多くあります。その場合は、素直に貴社を良く知らないので、などと言ってはいけません。あくまでも会社として礼儀を守り、失礼の無いよう丁寧なお断り手紙を入れなければならないのです。断りの理由は無難なものを選んでも良いですし、失礼に当たらなければ正直に答えても良いでしょう。

この度は、弊社商品の見積依頼をいただき、誠にありがとうございました。この度のお見積りに対して値引きをご希望いただいておりますが、今回はお見積り金額が弊社にとって精一杯の価格となっております。このため、これ以上の値引きが難しい状況となっております。ご期待に添えず誠に申し訳ございませんが、何とぞご理解いただけますようお願い申し上げます。

取引を繰り返していると、顧客から商品などの値引きを依頼されることも珍しくありません。できれば応えてあげたいですが、利益を考えると毎回値引きするわけにもいきません。相手の気分を損ねることなく、正直に値引きできない理由をお伝えしましょう。取引回数や注文数など、条件をクリアできれば値引きも可能になる場合は、その旨を手紙に載せ、返事を待ちましょう。

拝啓、爽やかな季節におかれましては、お元気でご活躍のことと存じあげます。先日は、わたくしにとって過分なご縁談のお話をいただき、本当にありがとうございました。大変申し訳ございませんが、今回のお話は遠慮させていただきたいと思っております。ご紹介頂きました方は大変素晴らしい素敵な方でしたが、双方の結婚後の価値観に若干の相違がございました。今回の非礼を何卒ご容赦いただけますよう、伏してお願い申し上げます。

お見合いなどの縁談を紹介してもらった場合、心苦しいものですが迅速にお断り手紙を出さなければなりません。お世話になっている方なら、電話をしたうえで手紙を出すと心証も良くなります。断るに至った原因も、さりげなく入れることで納得してもらいやすくなります。また、例え相手に問題があってもそれを正直に伝えるのはマナー違反です。あくまで自分のわがまま、という言葉を入れるようにしましょう。

拝復、ご依頼の件、拝読いたしました。連帯保証人のご依頼については、申し訳ありませんが辞退させていただきたく思っております。大切な友人である貴殿のご依頼ですので、できればお力になりたいと存じておりますが、現在の我が家の経済状況ではそのような大きな役目を担う自信がありません。大事な時にお力になれず、大変心苦しい思いで一杯ですが、何卒ご理解くださいますようお願いいたします。

借金の連帯保証人などは、例え身内であってもなかなか引き受けづらいものです。とはいっても、信頼しきれないから、など本当の気持ちは絶対に手紙に記してはいけません。相手の問題ではなく、あくまで自分が断らざるを得ない状況にあることを伝え、できるだけ関係性を崩さないよう丁寧な書式を心がけましょう。今後も付き合いを望む相手なら、他に何か力になれることが無いか聞くのも良いでしょう。

この度はおめでたい席へのご招待をいただき、誠にありがとうございました。できれば何をおいても出席したかったのですが、その日は既に外すことのできない仕事が入っており、出席することが叶いません。とても残念でなりませんが、どうぞご理解くださいますようお願い申し上げます。お２人の末永い幸せを、離れた場所からではありますがお祈りいたしております。

結婚式へ招待してもらったものの、仕事などで出席できない場合の断り手紙になります。招待してもらったことへのお礼、欠席する理由、結婚を祝福する言葉などは必ず入れるようにします。あまりあっさりした文面だと、せっかくの結婚式なのに相手が嫌な気持ちになってしまいます。出席できなくて残念だという気持ちは、しつこいくらいに書いてアピールしておきましょう。

マナーに則った文例でよく使われるのが、時候の挨拶です。ビジネスシーンではよく耳にしますが、馴染みのない人には良く分からないかもしれません。時候の挨拶というのは、季節やその時期特有の天気を美しく言い換えた言葉で、手紙の最初に来る頭語のすぐ後に続く文言になります。頭語と時候の挨拶を併せて、礼儀やマナーに従った正式な書式となるのです。４月なら春風の候、夏なら盛夏の候など季節感を感じられる言葉を使います。

手紙を送る相手によって、しっかりマナーや書式を抑える必要があります。また、せっかく丁寧な手紙を出すのに、相手を不愉快な気持ちにさせてしまっては元も子もありません。手紙には相手を思いやる丁寧な言葉を使い、断りの理由も自分の方に問題があるため、という感じを出すのが礼儀です。誤字脱字は論外なので、手紙を出す前には他の人にもチェックしてもらい、不備が無いか確認しましょう。

断りの手紙は、その特性からあまり時間をあけて出してはいけません。断りづらいからと言っていつまでも放っておくと、相手に期待させてしまいます。断る理由は、場合によっては相手を傷つけないよう嘘を書くのも大切です。相手の都合などを考慮して、ダメならできるだけ早めに知らせてあげましょう。どの例文のケースでも、迅速かつ丁寧な対応をするのがポイントです。