監査役辞任届の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

監査役とは、株式会社において業務や会計処理が適切に行われているか、監査する役目と権限をもつ役職のことです。株主総会で選任され、誰を選ぶかという規制はありません。

取締役を退任した人が名誉職の一環として就任することも多く、任期は一般的に４年となっています。任期を全うする前に退職する場合は監査役辞任届の提出が必要となるので、書き方などを確認しておきましょう。

監査役は都合などによっていつでも辞めることができますが、その場合は口頭で伝えるだけではなく、きちんとした書式に則った手紙のような届けを出す必要があります。

書き出しは辞任届という表題ではじめ、以下に辞めるに至った理由や謝罪の言葉などを続けます。結びの言葉は就任していた会社の名前を記し、宛先として社名のあとに御中を付けるようにしましょう。

会社に所属し、何らかの重要な役職についている場合は、基本的に定款で定められた任期を全うする責務があります。ただ、有限会社法や民法などに本人の希望でいつでも辞めることができる旨が記載されています。

こういった役職の人が辞任する場合は、会社は登記の変更を行う必要がるため、確実な意思表示となる辞任届が必要となります。このため、届の最初には必ず辞任届と記入しましょう。

辞任する際には、登記の変更を行うため間違いなく辞任届を提出する必要があります。代表取締役や監査役など、どの役職かによって届の書き方も異なるので注意しましょう。

監査役を辞任する場合は、他の役職を兼務していることはあり得ないので、単純な辞任届だけで受理されます。届の内容や書くべき文章も簡単で、雛形や例文もたくさんあるので、書き方に悩むことはありません。

表題を書いたら、次はいよいよ本題となる文章を書きます。よく使用されるひな形としては、私はこの度一身上の都合によりまして、平成２８年１月１日をもちまして貴社監査役を辞任いたしたくお届けいたします、などが一般的です。

年月日については、自分の都合の良い日や会社から指定された日を任意で記入します。ここは大切な部分なので、間違えないように書きましょう。

監査役辞任届を出すにあたって、何の役職を辞任するのかを本文中で明確にしておく必要があります。取締役や監査役など役職には様々な種類があるので、しっかりと監査役を辞任と明記しておきましょう。

また、誤字脱字があると不受理となってしまうこともあるので、後からそれらに気付いた場合は訂正で済ませず、面倒ですが最初からきちんと作り直しましょう。辞任の理由も、詳しく書く必要はありません。

本文を記したら、必ずその下に監査役辞任届を書いた年月日を記入しておきましょう。その届けがいつ書かれたものかを明確にし、間違いなく直近の本人の意思であるということを示す必要があるためです。

年月日は、本文中の日付を西暦で書いた場合はこちらも西暦に合わせましょう。ただ、ほとんどの場合で西暦ではなく、平成などの年号を使用することが一般的です。

基本的に辞任届を記入する時期は、本人の自由となります。まず会社に辞任の意向を伝え、受理されれば何日付での辞任にするかを話し合うことになるでしょう。それが決まれば、できるだけ早い段階で監査役辞任届を作成したほうが会社にとっても好都合です。

登記の変更や新しい監査役の選出など、会社側は様々な手続きが必要となるので、速やかに記入して提出するようにしましょう。

表題、本文、記入年月日を書いたら、次は自分の住所と氏名を記入します。当然この部分は誰が辞任するのかという最も大切な箇所になるため、間違えることは厳禁です。

住所を書く場合は、マンション名や番地など普段省略して書いているような部分でも、正確にきちんと書きましょう。氏名の後ろには、認め印ではなく実印を押すこともあります。擦れたりずれたりしないよう、しっかりと押してください。

氏名の後に押印する印鑑は以前は認め印でも許可されていましたが、平成２７年の商業登記規則等の改正によって、実印や印鑑証明書の提出が必要となるケースが増えてきました。

どれが必要になるかはそれぞれのケースで異なるので、事務担当者などに事前に確認しておきましょう。また、住所氏名は本人確認書類と一致していないと不受理となるので、こちらも事前にチェックしておいて下さい。

監査役辞任届の最後には、届け出先として所属していた会社の名前を記入します。この時、会社名のあとに御中を書くことを忘れないようにしましょう。個人あての手紙などでは、宛先の最後に様を付けますが、会社などの団体の場合は御中となります。

届けを出す際は、社外の人間という立場で記入するため、例え自分の会社であってもきちんと御中を付けるのがマナーです。

会社名など宛先の記入をもって、監査役辞任届は完成となります。書き終わったらすぐに封筒などに入れるのではなく、何度も最初から読み直して間違いがないかを確認しましょう。

役職に就いていた者が最後に出す書類に誤字脱字などがあっては、格好がつきません。心配な場合は家族など他の人にもチェックしてもらい、万全の状態になってから提出するようにしましょう。

辞任する際の理由としてよく使われる、一身上の都合とは、言ってしまえばただの常套句です。役職に限らず、会社を辞める場合には病気療養や結婚、人間関係の悪化など様々な理由があります。

こういった理由は自分や直属の上司などが理解していれば良く、会社そのものにまで正直に言う必要はありません。このため、一身上の都合というぼかした表現で表すのが、日本の慣習となっています。

監査役辞任届を書く際に注意すべき点は、届を提出するタイミングです。例えば、会社が非常に忙しかったり大切な案件に関わっている場合、いま辞任されては困ると言われることもあります。

辞任によって損害が発生することも考えられる場合は、損害賠償などを請求されてしまうこともあるのです。もちろん、病気療養などやむを得ない場合は問題ありませんが、そうでない場合は提出時期にも注意しましょう。

このように、監査役辞任届は会社の登記にも影響する非常に重要な文書です。我流の書き方ではマナーとしても認められるものではないので、きちんと書式を確認し、きれいな字で記入するようにしましょう。

会社によってはすでに汎用の雛形が準備されているところもあるので、それをもらって必要項目のみ記入するのも良いでしょう。書くべき内容は短いですが、大切なものなので丁寧に作成してください。