品質管理での報告書の書き方や例文・文例・... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

商品を生産する工場などでは、徹底した品質管理が求められます。様々な形で報告書を書く機会もあるのですが、不良品の発生している発生率や、どんな内容の不良が多いのかといったことも品質管理での報告書には記載します。材料の受け入れ時に資材メーカーからの不良品が多く発生されるような場合は、取引先の管理体制の不備に関する言葉を書き添えたりもします。

品質管理での報告書の書き出しの例文としては、「今年度の各部門別の不良品発生率について」という感じでいいでしょう。こういう書式で報告書を作成すると、それを読む側は自社工場全体の管理体制の現状を把握できるのだということで、頭に入りやすいのです。特に報告する際に強調したい部分については、効果的に図やグラフを用いて作成するなどの工夫をすればいいのです。

品質管理での報告書では、商品納入後に返品されてきた内容のまとめも必要になります。納入した際、受け入れ先の取引先の検査で不良と判断されることは本来は芳しくないことですので、再発防止に努めなければなりません。従って、「受け入れ時に化粧箱のつぶれで4件返品がありました。これについては原因を探り、次回Ａ社に納入の際に再発させてはならない」といった感じで報告書に書けばいいのです。

お得意先に商品を納入した後に返品されてくることはあってはならないことです。取引先の販売戦略などに影響し、同じことが何度も起これば取引停止という連絡がされてくることも考えられるからです。会社のトップであり社長あてに抗議文の手紙がくる例なども世の中にはありますので、一度不良品を出してしまった取引先へは、次回出荷時には細心の注意をしなければなりません。

品質不良の原因は自社工場ばかりにあるとは限りません。資材納入業者が不良品を納入してきたことが原因になっていることもあるのです。例えば繊維関係の商品を生産している工場の場合、生地に問題がある場合やウエストゴムに不良があることもあります。こういう場合、「Ａ社から納入している記事の不良率が15パーセント程度あり、そのまま使用すると使える箇所が少なくて以来の製品枚数が作れない」といった感じで記載しておけばいいのです。

資材納入業者からの資材に不良がある場合は、早急に資材の返品、再納品の調整をして、最終の製品納期に遅れないようにしなければなりません。ただし、不良品を多発させる資材業者は生産工場にとって厄介な存在になりますので、会社の上司にこの旨を報告して、上司からその業者に改善要求をしてもらうことが得策です。報告内容を詳細に書き、事情を知らせておけばいいです。

品質管理の報告書には、品質管理レベルが上がった際もきちんと報告しておくことがベターです。雛形の文章としては、「この1年は前期に比べて不良率が1パーセント軽減され、長年取り組んでいる品質管理体制の確立」が実を結んでいる」といった感じでよいでしょう。品質改善に取り組んだ効果については地味なことで普段はなかなか気づきませんので、パーセントなどの数値で示すことが効果的です。

品質が良くなったことのアピールも品質管理関連の報告書には随時記載したいものです。そういった内容を盛り込みますと読んだ側の会社の幹部も自社の品質管理体制に自信がもてるのです。報告書というと問題点をあぶり出して書かないといけないものと考えがちですが、決してそうではありません。改善を目指して取り組んだことが実を結んだ報告をすることも大切なのです。

品質管理での報告書には、自社工場の設備面についても記載しておくことがベターです。例えば繊維製品生産工場で、ミシンが古いために再三生産中にミシンが泊まってしまうような場合は、「ミシンの老朽化により、生産効率がダウン。それをカバーしようと他の行程に負担がかかり、不良品発生となった」という感じで記載すると良いでしょう。このような場合は、新設備について検討が必要になります。

生産工場において、ミシンなどの機会は消耗品ですので、古くなると生産に支障をきたす場合もあります。こういった場合、それが不良品発生の一因になることもありますので、品質管理での報告書にはこういった件にも触れておかねばならないのです。現場に精通していない会社の幹部の場合、こういった生産現場の実情を把握していないことも多いですので、きちんと報告して理解してもらわねばなりません。

品質管理体制の報告も品質管理での報告書には記載しておくべきです。「総括責任者Ａ部長、包装部門責任者担当Ｂ課長、資材受入れ部門責任者Ｃリーダー」といった形で記載しておくと、読んだ側も自社の品質管理体制の概要が把握できるのです。品質管理体制が確立されている工場は、仮に問題が発生しても原因等を突き止めるのが早く、改善のスピードも上がるのです。

自社の品質管理体制を会社の幹部が把握しておくことは重要です。品質管理の信用を積み重ねて顧客に認められることには時間はかかりますが、信用を無くすのは一瞬とも言われます。従って全社一丸となって品質管理体制の維持に努めなければなりません。そのために工場内の各部門に責任者を配置し、全体責任者がそれらを統括して日々品質維持に邁進しています。

品質管理体制という言葉は、馴染みのない工場などではイメージしにくいかもしれません。人員が少なく、工場内のことすべてを工場長1人が把握しているような場合は、こういった体制はないからです。しかしある程度規模の大きい工場の場合、問題発覚時にそれを最小限で食い止める体制を作っておくことが必須になります。各工程ごとでやるべきことを管理しておけば、そういった体制は確立できます。

品質管理での報告書は、自社の品質管理体制をアピールするためにも有効です。営業の社員も自社の品質管理体制に自信がもてれば安心して顧客に自社製品をアピールでします。そういった営業社員のことも頭に入れて、品質管理担当部門は報告書を作成すればいいでしょう。顧客に品質管理面の充実をアピールする際に伝えやすいポイントを記載するような配慮も悪くありません。

品質管理の報告書は、定期的に社内の品質会議などに提出して、関係者で自社の品質管理体制の実態を把握しておくことがベターです。商品の生産工場では、品質は生命線になりますので、ここが崩れてしまうと経営にも影響しかねません。従って社長以下従業員が一体となって品質を高いレベルで維持して生産を行っていく心掛けが必要です。皆がそういう意識を持っている工場には、注文も増えてきます。