内示書の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

内示書は読んで字のとおり、内々に示した非公式の文書です。主に人事異動、見積書などの場合に、内示書という表現が行われます。会社によって一定の雛形が用意されているところもあれば、とくに書式にこだわらないところもあります。用途は人事異動などの場合は、事前に本人に通知し、さまざまな準備をしておくよう内々に指示するのがその用途です。非公式と言っても出た以上、覆すことは出来ません。

内示書は、一般的には、会社、団体から、そこの従業員に渡されるもので、必要最低限のことしか書いてありません。従って文書は極めて簡単で「内示書」で始まり｢以上」で終わります。｢以上」は省略されることもあります。逆に、従業員が会社、団体に出す内示書と言うものはありません。会社、団体が、注文主に発行する見積書なども内示書の中に含まれます。これも必要最低限のことしか書かないのが原則です。

一般的な人事異動の内示書です。「内示書〇〇〇〇殿〇〇部人事担当〇月30日に〇〇部〇〇課〇〇係への異動を発令します。25日までに〇〇部部長に連絡をして置いて下さい。以上」こんな感じの極めて簡単なものです。非公式な文書だから、異動の拒否、或いは別の部署への異動を希望できるかと言うとそれは出来ません。内示書とは言え、正式文書なみの力を持っています。ですから、指定された日までに相手側に連絡し、挨拶を済ませ、どんな仕事をするのかといった程度の情報を得ておく必要があるでしょう。

内示書の書き方の例文・文例01のポイントは、〇月30日に〇〇部〇〇課〇〇係への異動を発令するという点です。非常に簡単ですが、本人にとっては重大な意味を持っています。内示書だから、他人に口外はできないかと言うと、そんなことはありません。丸秘文書ではありませんので、口外しても問題にはなりません。正式な辞令より、早めに内示書が出たと言うことは、心の準備と、必要な整理を早めにしておきなさいと言う意味です。

発注内示書というのがあります。自社が購入することを前提に取引先企業に対してシステムの開発を依頼した場合、相手先へ発注内示書を提出する場合があります。「〇〇〇〇株式会社殿発注内示書拝啓貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。先に発注しました〇〇〇〇に関するシステムの開発一式に付きまして、下記発注内示書をお届け致します。〇〇〇〇に関するシステムの開発一式納期平成〇〇年〇月〇日購入金額未定以上

内示書の書き方の例文・文例02のポイントは、システムの開発一式を依頼したという発注内示書です。ここでは、購入金額が未定となっています。当然相手側からは、金額を明示するよう要求されると思いますが、システム開発という未知の部分が多いだけに、明記出来ないと言う事情があります。勿論よほどのことがない限り出来上がったものをキャンセルすると言うことはありませんが、ここはお互いの信頼関係で了承して貰いましょう。

内示書と同じようなもので、先行手配書という文書があります。「〇〇〇〇〇〇株式会社殿平成〇〇年〇月〇日株式会社〇〇〇〇〇〇〇〇先行手配書拝啓貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。下記装置につきまして種類手続き上、正式な発注発注手続きが後日になりますので納期達成のため、この書面をもって先行手配をお願い致します。〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇に関する装置1台以上

内示書の書き方の例文・文例03のポイントは、正式な発行手続きが後日になるので、納期が遅れないよう、この書類で先行手配に着手して頂きたいというお願いです。正式な発注書、契約書とは、違って、取り敢えず発注の意思があることを伝え、納期が遅れないよう装置作成に着手して頂きたいと言うお願いの文書です。これも発注内示書同様、お互いの信頼関係によるところが大きく、担当者同士の下打ち合わせがスムースに進んでいないと断られる場合があります。

正式な発注書を送る前に、取り敢えず品物を先に送ってほしいと言うとき、先行納入手配書を出す場合があります。「〇〇〇〇株式会社殿株式会社〇〇〇〇〇〇先行納入手配書いつもお世話になります。下記部品の先行手配をお願い致します。正式な発注書は〇〇日以内に送ります。代金は平成〇〇年〇月〇日までに御社ご指定口座へお振込みいたしますことをお約束いたします。部品名〇〇〇〇〇〇〇〇単価〇〇〇〇〇円数量〇〇〇〇〇個金額〇〇〇〇〇〇〇円以上」

内示書の書き方の例文・文例04のポイントは正式な文書を出す前に、先行の納入手配書を送り、品物を先に送ってほしいと言う緊急のお願いです。発注する際、何かの手違いで正式な発注書の手配が遅れてしまうということが良くありますが、そうした場合、先行納入手配書で、品物を左記に送ってもらい文書は後になるというケースです。勿論品物が届き次第、金額はすぐに振り込む手配はすすめなくてはなりません。これも担当者同士の打ち合わせが必要で、信頼関係の上に成り立ちます。

正式な契約書を出す前に、非公式な内示書を出す場合があります。これはまだ購入金額が正式に決まっていない段階のもので、取り敢えず見積書を作成して欲しいという依頼の文書です。購入することは相手側にも伝えてあるので、よほどのことがない限り、キャンセルはありえません。「〇〇〇〇株式会社殿〇〇〇〇〇株式会社契約内示書下記商品の購入に付き、見積書のご提出をお願い致します。〇〇〇〇〇〇一式以上」

内示書の書き方の例文・文例05のポイントは、商品の購入に当って話は進めたものの、見積書がまだ出ていない場合、取り敢えず見積書を送って欲しいという要請の文書です。内示書の形を取っているのは、すでに購入が決まっていることを、相手に承知して貰うためのもので、見積書が出次第、内部の調整を行い発注と言うことになります。これも担当者同士の下打ち合わせが進んでいることが前提になります。

内示書では特別な用語や言葉などはありません。人事の場合もごく普通に異動の事実のみを伝えています。内示書にしろ先行手配書にしろ、契約内示書にしろまだ正式ではないが、先にいろいろご手配願いたいと言う、お願いのために使われます。このことを良くわきまえた上で、文書を出す際も相手側に不愉快な印象を与えないように注意することが大切です。内示とは言え、これらの文書には、秘密性はありません。

内示書の書き方と注意点は、短い文章で、こちらの意図を的確に理解して貰えるよう，簡潔に表現することが求められます。いずれも信頼関係を土台にしなければ成り立たない性格のものだけにその取り扱いは慎重を期さなければなりません。特にまだ正式な契約書が交わされていないのに、商品を先に送って欲しいというような場合、十分な下打ち合わせと信頼関係が大切です。不明な点は手紙などで問い合わせることも大切です。

内示書の書き方とポイントは、公式な効力のある文書ではないのに関わらず、かなりの影響力を発揮する特殊な文書を扱うのですから、それなりの配慮が必要です。内示書が出てしまった以上は修正が利きませんので、発送する側も、受け取る側も内示書だからという安易な気持ちで取り扱わないことが大切です。こうした文書に印紙は必要かという疑問もありますが、特に印紙を貼る必要はないと思います。気になる場合は税務署に問い合わせればよいでしょう。