一般社団法人での議案書の書き方や例文・文... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

一般社団法人では、関わる関係先が幅広く、発出する文書なども多岐にわたるケースが目立ちます。そのため、議案書一つとってみても慎重に処理がなされる必要が生じます。書き方も独特な場合があり、その組織ごとにあった書き方が求められるのです。なお、一般社団法人の認可を行う行政から特段の指示が出されている場合には、その指示に従っての適切な対応も必須です。

一般社団法人における議案書では、企業では稟議書、役所では起案と呼ばれるものと同一と考えて問題はありません。書き出しも通常では議案書の題名を記載し、本文には結論をまず持ってきます。その結論についてなぜその結論にするのか理由を逐一述べていき、結びの言葉として、以上のことから本件はこのように処理を行うことが妥当であると締めくくるのが通常のやり方となっています。

一般社団法人で特に多く民間企業ではあまり見かけないとされるのが、地方公共団体等への申請の類いです。これらは議案書により決裁を受けた後に役所へと発出されなければならず、すべて書き方が決まっていることが常です。書き方それ自体も結論ありきで、その結論に至った経緯や理由を箇条書きで記載を行っていくやり方がある他、必要に応じてその根拠となる資料等も添付することが主流となっています。

一般社団法人では役所との関係ややりとりが特に多く、文書でやり取りを行うことが少なくありません。したがって、文書の発出などもすべて上司の決裁を受けた後に発出していきますが、決められた書式に従って記載を行うことが求められます。なお、すでに過去にやり取りをしたことがある文書も多く、例文や雛形がすでに存在していることもあることから、それを類似して作成することも多いです。

一般社団法人での議案書では、役所以外でもやり取りを当然行うことから、他の法人等への発出文書について決裁を厳重に受けるようにしていることが多々あります。手紙を添えて送付することも多く、決められた雛形も存在することが多いことから、送付にそれほど困ることはありません。なお、書き方それ自体も文面はビジネス文書の体裁が保たれていれば、支障はないものです。

一般社団法人での議案書では、役所以外とのやり取りも頻繁に行われる場合が多く、特に一般社団法人の定款で定める業務については、関係するところとのやり取りが多くなる傾向にあります。したがって、議案書ではこれら関係するところとの文書でのやり取りについて、事前に内部での処理規程などで様々な書き方等も含めてのルールを定めているため、そのルールに従った書き方をしなければいけません。

一般社団法人と個人との間での文書等のやり取りについてです。通常、個人に対して文書等を発出する場合でも、内部文書の規定を設けておき、それに従って処理を行わなければいけないことになっているのが常です。書き方も一般社団法人という団体として発出するものですから、言葉などはビジネス文書として恥ずかしくないように、あまりにくだけた表現は避けた方が無難です。

一般社団法人と個人との間でやり取りを行う場合の文書の発出に関する議案書についてですが、それほど重要なものでなければ、体裁を整えてさえいればそれほど問題にはならないものでしょう。議案書として処理を行う際には、なぜその文書を発出しなければいけないのかの理由を明記して、文書そのものも案として添付し、文面におかしいところがないかどうかチェックしてもらうようにします。

支払等に関するものについてです。一般社団法人でも様々な支払は生じます。したがって、支払に関して組織内での最終的な決裁者をあらかじめ決めておき、そのルールに従って決裁を受けます。決裁の後に支払っていきますが、議案書ではなぜその支払が必要なのかの明記が問われる場合がありますので、その支払の理由の証拠となる書類などの添付も必要になるでしょう。

一般社団法人でも義務的な支払もあれば、それ以外での支払もあり得るものです。金銭の支出に関する議案書では、すでに事前に内部規定を設けて対応を行うところが多く、最終的な決裁者も決めておくことが求められます。なお、議案書それ自体はなぜその支払が必要になるのかを明記して、支払の理由となる証拠や書類等の添付を行うことが求められることが一般的となっています。

収入として受け入れる場合の議案書は、なぜその収入が生じたのかを明記します。特に注意しなければいけないのは、民間企業ではありませんので、商品の売り上げによる収益以外での収入が生じた場合です。このとき、その収入が一般社団法人として受け取ることが適正かどうかを後々問われる可能性も否定できませんから、受け取るに至った経緯を明らかにする議案書の作成が必須となるケースがあり得ます。

一般社団法人の収入として受け入れる場合です。なぜその収入が生じたのかをはっきりとさせなければいけません。民間企業ではない以上、商品の売買等で収益を上げた場合以外では、公的な側面も多い組織ですから、明確に適正に受け取ったかどうかを問われる場合があります。したがって、その金銭を受け取るに至った経緯を記した議案書を作成なければならない場合があり得るということです。

一般社団法人内での文書、議案書ですから、通常外部には出ていくものではありません。発出文書は例外ですが、それ以外は監督官庁となる役所以外で見せることはまずないものです。ただし、言葉は適正に使用されなければならず、誤った日本語を使用したりあるいは必要もなく難しい表現にすることは避けるべきものとなります。ですます調あるいはである調に統一するべきかどうかは、内部規定によります。

一般社団法人の議案書は内部文書ですから、外部への発出に関する文書関係でなければ外部の人間が見ることは通常はあり得ません。しかしながら、監督官庁による指導や監査などには確認される可能性が高いですし、議案書である以上は組織内で責任者に見せるようにはなるものです。言葉の使い方も含めて、内部文書、議案書に関する組織内でのルールに則った書き方が求められます。

一般社団法人は公益法人であり、営利を目的とするものではありません。したがって、議案書も一定のルールに基づいて作成がなされなければならないものです。なお、外部に発出する場合には、事前にその一般社団方針内でのルールを作成しておいて、それに従って作成を行うことが必須となっています。言葉についても一般社団法人内で決められたルールの下で使用することが求められます。